Lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công chỉ với 13 bước

Ngày đăng: 23/05/2022

Đối với những người chưa có kinh nghiệm, việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là một điều khó khăn. Hiểu rõ được điều này, qua bài viết sau, AIT Group sẽ hướng dẫn bạn lập một kế hoạch tổ chức chi tiết đảm bảo thành công 100%. Hãy đọc bài viết ngay để tìm hiểu nhé!

>>>> Liên hệ ngay: Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín 

1. Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hoàn hảo

Một sự kiện được tổ chức bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. Sau đây, AIT Group sẽ chia sẻ đến bạn 11 bước giúp lập kế hoạch tổ chức chương trình sự kiện thành công.

1.1 Xác định mục tiêu của sự kiện

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu của việc tổ chức hội thảo, hội nghị, sự kiện ra mắt… là gì. Thông thường, sự kiện sẽ có hai loại mục tiêu là mục tiêu hữu hình và mục tiêu vô hình. Việc xác định mục tiêu này được xem là bước vô cùng quan trọng vì việc nắm rõ mục đích sẽ giúp doanh nghiệp định hướng sự kiện. Từ đó, ban tổ chức có thể lập ra các kế hoạch để đạt được các mục tiêu đó.

kế hoạch tổ chức sự kiện

Xác định mục tiêu là bước đầu tiên trong quá trình tổ chức sự kiện (Ảnh minh họa)

>>>> Tìm hiểu ngay: Tổ chức khai trương trọn gói cho cửa hàng, công ty, showroom

1.2 Lựa chọn chủ đề cho sự kiện

Sau khi nghiên cứu kỹ các thông tin cần thiết, bạn cần lựa chọn chủ đề. Tuy nhiên, để tạo được tiếng vang và gây ấn tượng mạnh, một ý tưởng chủ đề tổ chức lễ khánh thành và các sự kiện khác cần phải có các yếu tố sau:

  • Truyền tải được thông điệp của sự kiện.
  • Ý tưởng chủ đề sáng tạo, tạo sự khác biệt.
  • Phù hợp với nhóm đối tượng khách mời.
  • Liên quan đến thương hiệu hoặc sản phẩm thương hiệu.
lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Sự kiện của Honda được tổ chức bởi AIT Group với chủ đề là một lễ trao giải

>>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới kèm quy trình chi tiết

1.3 Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Về thời gian tổ chức họp báo, hội nghị, ra mắt sản phẩm… doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những ngày nghỉ để có lượng khách mời đầy đủ nhất. Về địa điểm, tùy vào số lượng khách mời và hình thức sự kiện mà bạn có thể linh hoạt lựa chọn. Người phụ trách cũng nên đến tận nơi tổ chức để xem xét kỹ lưỡng, lựa chọn địa điểm phù hợp nhất với sự kiện.

kế hoạch tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức cần đáp ứng được số lượng khách mời

>>>> Đọc thêm: Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm kèm quy trình trọn gói

1.4 Xây dựng kịch bản, timeline chương trình

Một kịch bản chi tiết, hợp lý sẽ góp phần làm nên thành công của sự kiện. Thông thường kịch bản tổ chức sẽ gồm có 3 bảng: kịch bản tổng quát, kịch bản cho MC và kịch bản cho âm thanh, ánh sáng. Khi xây dựng timeline, doanh nghiệp nên chú ý thêm các chi tiết độc đáo để sự kiện không bị nhàm chán.

kế hoạch tổ chức sự kiện

Mẫu kế hoạch tổ chức của sự kiện (Nguồn: Internet)

>>>> Click xem ngay: Cách tổ chức teambuilding thành công, độc đáo chỉ với 12 bước

1.5 Lập danh sách khách mời tham gia sự kiện

Tùy vào loại hình sự kiện mà ban tổ chức có thể lập danh sách khách mời khác nhau. Bạn đừng quên lưu ý đến quy mô tổ chức sự kiện sinh nhật, họp báo,… để xác định số lượng khách phù hợp. Danh sách thường được phân loại theo:

  • Đối tượng: Độ tuổi, chức vụ, nghề nghiệp…
  • Số lượng khách mời
lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Khách mời một sự kiện của Honda do AIT phụ trách

>>>> Bài viết liên quan: [Tư vấn] Tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp A-Z

1.6 Chuẩn bị thiết bị, nhân sự cho sự kiện

Chuẩn bị các hạng mục cần thiết cho sự kiện là một công việc không hề đơn giản. Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý các yếu tố như:

  • Nhân sự: MC, tiếp tân, nhân viên hậu cần, nhân viên biểu diễn văn nghệ…
  • Thiết bị: Các dụng cụ máy chiếu, âm thanh ánh sáng, bàn ghế…
  • Vật dụng: Giấy, bút, bảng tên…
  • Dịch vụ: Ăn uống, phương tiện đi lại, phòng nghỉ…
kế hoạch tổ chức sự kiện

Nhân sự hậu cần của một sự kiện lễ khởi công do AIT tổ chức

>>>> Không nên bỏ qua: Tổ chức sự kiện tất niên cuối năm cho công ty cực ấn tượng

1.7 Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm

Những ấn phẩm này có thể được xem là bộ mặt của sự kiện, vì vậy ban tổ chức nên đầu tư vào việc tạo ra những thành phẩm đẹp mắt. Các thành phẩm này có thể bao gồm banner, thiệp mời, tờ rơi, quà lưu niệm… Doanh nghiệp cũng cần lưu ý thiết kế các hình ảnh cho phù hợp với chủ đề của sự kiện.

kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Backdrop của một sự kiện do AIT Group phụ trách thi công

1.8 Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông sẽ giúp bạn thông báo đến mọi người về sự kiện của doanh nghiệp đồng thời thu hút các khách hàng mục tiêu. Để xây dựng một kế hoạch tuyên truyền phù hợp bạn cần xác chú ý đến các thông tin sau:

  • Đối tượng cần truyền thông: Nội bộ hoặc bên ngoài.
  • Mục tiêu của sự kiện
  • Thông điệp cần tuyên truyền
  • Phương thức truyền thông: Báo chí, email…
kế hoạch tổ chức sự kiện

Truyền thông bằng báo chí là một phương thức phổ biến của các sự kiện (Ảnh minh họa)

>>>> Tham khảo chi tiết: Cách tổ chức sự kiện giáng sinh ấn tượng, ấm cúng cho công ty

1.9 Dự trù kinh phí

Để hạn chế sự thiếu hụt về ngân sách, dự trù kinh phí cũng là một bước quan trọng doanh nghiệp phải lưu tâm. Nếu để xảy ra những sự việc không đáng mong muốn về chi phí, khách mời sẽ mất thiện cảm với doanh nghiệp. Vì vậy, ban tổ chức cần tính toán kỹ lưỡng những hạng mục cần chi tiêu, xây dựng kế hoạch dự trù về kinh phí hợp lý để hạn chế các rủi ro.

xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện (Nguồn: Internet)

>>>> Xem Chi Tiết: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, mới nhất 2022

1.10 Phân công công việc

Một sự kiện bao gồm rất nhiều công đoạn nên việc phân công nhiệm vụ là hoạt động không thể bỏ qua. Leader sự kiện nên quản lý nhân sự chặt chẽ, đốc thúc từng bộ phận để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc. Bên cạnh đó, sự phối hợp ăn ý của các nhân viên cũng là yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện.

kế hoạch tổ chức sự kiện

Phân công công việc cũng là công đoạn quan trọng không kém trong quá trình tổ chức sự kiện (Ảnh minh họa)

1.11 Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Cho dù doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng đến mức nào thì xuất hiện rủi ro cũng là điều không thể tránh khỏi trong các sự kiện. Vì vậy việc xây dựng các phương án dự phòng khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện là cực kỳ cần thiết. Người phụ trách cần suy nghĩ đến những chuyện ngoài ý muốn có thể phát sinh để có “kế hoạch B” hợp lý. Bên cạnh đó, việc tổng duyệt sự kiện cũng là hoạt động quan trọng giúp hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.

kế hoạch tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp nên xây dựng các phương án dự phòng để tránh trường hợp rủi ro (Ảnh minh họa)

1.12 Xác định tiến độ thực hiện

Việc xác định tiến độ thực hiện giúp doanh nghiệp có sự can thiệp kịp thời khi xuất hiện rủi ro. Những công việc bạn cần chú ý tiến độ phải kể đến như:

  • Thời gian, địa điểm.
  • Giấy phép tổ chức.
  • Các thiết bị, vật dụng
  • Phân công công việc cho nhân sự
  • Khách mời
xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Để có thể đưa ra các phương án kịp thời, người phụ trách cần thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc (Ảnh minh họa)

1.13 Đo lường và đánh giá hiệu quả của sự kiện

Sau khi sự kiện được diễn ra, bạn nên làm một phiếu đánh giá nho nhỏ cho khách mời tham gia sự kiện. Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra những ưu, khuyết điểm trong quá trình tổ chức. Mỗi lời đánh giá sẽ là kinh nghiệm quý báu, là cơ sở để doanh nghiệp phát huy trong những lần tổ chức sau.

kế hoạch tổ chức sự kiện

Lời đánh giá của khách mời sẽ giúp bạn rút kinh nghiệm trong những lần tổ chức sau (Ảnh minh họa)

2. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện cụ thể

Sau đây là mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết mà bạn có thể tham khải. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp và loại hình sự kiện mà bạn có thể điều chỉnh lại kịch bản sao cho phù hợp.

Thời gian Chương trình Nội dung chi tiết
30 phút Đón khách
  • Các PG mang trang phục đồng bộ đứng trước nơi tổ chức sự kiện để tiếp đón và hướng dẫn khách mời đến quầy lễ tân.
  • Lễ tân ghi lại thông tin khách mời đến tham dự
  • Lễ tân và PG hướng dẫn khách mời ngồi vào vị trí của mình.
10 phút Mở màn chương trình Tổ chức các chương trình văng nghệ để ổn định và thu hút khách mời chú ý về phía sân khấu.
5 phút Giới thiệu sự kiện MC tiến hành tuyên bố lý do và mục đích tổ chức sự kiện đồng thời gửi lời cảm ơn đến khách mời đã tham dự.
5 phút Giới thiệu người tham dự Đại diện công ty tổ chức sự kiện gửi lời cảm ơn đến toàn thể khách mời và phát biểu về thông điệp chính của sự kiện.
30 phút Chương trình giao lưu Chương trình giao lưu thường sẽ là các tiết mục văn nghệ hoặc các phần chia sẻ câu chuyện của những khách mời có tầm ảnh hưởng…
15 phút Tặng quà Đại diện doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi lời cảm ơn đồng thời tặng các món quá lưu niệm đến khách mời
30 phút Khai tiệc Khách mời sẽ ăn tiệc nhẹ nhàng tại chỗ hoặc di chuyển đến một khu vực ăn uống riêng.
15 phút Đại diện doanh nghiệp chụp ảnh lưu niệm với khách mời. Sau đó, đội ngũ PG và lễ tân sẽ hướng dẫn khách ra về.

Trên đây là 13 bước cơ bản của một kế hoạch tổ chức sự kiện. AIT Group hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn biết thêm được nhiều thông tin hữu ích về cách xây dựng một kế hoạch sự kiện. Nếu bạn cần sự hỗ trợ từ đơn vị chuyên nghiệp trong việc tổ chức sự kiện thì hãy liên lạc ngay với chúng tôi qua hotline 0913 318 464 – 0983 027 448 để được tư vấn nhé!

>>>> Có thể bạn quan tâm: 

5 3 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline