Tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp | Quy trình tổ chức cụ thể

Ngày đăng: 16/03/2022

Tổ chức lễ khánh thành và khai trương thường có quy trình gần giống nhau. Do đó, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn hai sự kiện này là một. Bài viết dưới đây của AIT Group sẽ giúp bạn biết được điểm khác nhau giữa hai sự kiện và cung cấp thêm thông tin hữu ích về lễ khánh thành. Hãy cùng theo dõi nhé!

>>>> Tìm hiểu chi tiết về: Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín 

1. Lễ khánh thành là gì? 

Lễ khánh thành là một sự kiện trọng đại đánh dấu thời điểm một dự án xây dựng hoặc một công trình được đi vào hoạt động. Đây được xem là một sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp xây dựng. Buổi lễ khánh thành này như là dấu mốc của sự khởi đầu may mắn, thuận lợi của một công trình, dự án xây dựng.Ngoài ra, lễ khánh thành còn là thời điểm để doanh nghiệp thông báo đến các tổ chức, đơn vị liên quan về công trình.

tổ chức lễ khánh thành

Buổi lễ khánh thành (Ảnh minh họa)

Nhiều người vẫn hay lầm tưởng rằng lễ khai trương và lễ khánh thành là một bởi vì hai sự kiện này đều có mục đích là giới thiệu, đánh dấu thời điểm chính thức đi vào hoạt động của một công trình hoặc hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, về bản chất, hai sự kiện này hoàn toàn khác nhau. Để dễ dàng phân biệt hai loại sự kiện này, bạn hãy xem ngay nội dung tiếp theo.

2. Lễ khánh thành khác gì với lễ khai trương?

2.1 Lễ khánh thành

Đây là sự kiện đánh dấu thời điểm hoàn thiện của công trình xây dựng và được đi vào sử dụng. Thời điểm thực hiện tổ chức lễ khánh thành thường sẽ là khi công trình hoàn thành thi công và bắt đầu được sử dụng. Ngoài ra, sự kiện khánh thành thường sẽ gắn liền với các dự án, công trình xây dựng như nhà máy, tòa nhà, trường học, công ty…

tổ chức lễ khánh thành

Sự kiện lễ khởi công công trình (Ảnh minh họa)

2.2 Lễ khai trương

Đây là sự kiện quan trọng đánh dấu thời điểm một doanh nghiệp, cửa hàng hoặc một nhãn hàng chính thức bắt đầu triển khai các hoạt động kinh doanh. Tổ chức khai trương thường được diễn ra vào ngày kinh doanh đầu tiên của cửa hàng.

Lễ khai trương luôn gắn liền với các hoạt động kinh doanh, buôn bán của các cửa hàng, doanh nghiệp như showroom trưng bày, nhà hàng, chi nhánh, siêu thị…

tổ chức lễ khánh thành

Lễ khai trương, cắt băng khánh thành (Ảnh minh họa)

Các công trình gắn liền với hoạt động kinh doanh như siêu thị, trung tâm thương mại, bệnh viện… thường sẽ tổ chức lễ khánh thành và khai trương cùng một lần với các quy trình cơ bản. Đối với các dự án, công trình xây dựng đã hoàn thành thi công nhưng chưa được đưa vào hoạt động thì sẽ tổ chức một lễ khánh thành đơn giản còn lễ khai trương sẽ được tổ chức vào ngày chính thức đi vào hoạt động.

>>>> Xem ngay: Cắt băng khánh thành có ý nghĩa gì? Quy trình tổ chức buổi lễ

3. Ý nghĩa của việc tổ chức lễ khách thành

Lễ khánh thành được xem lại sự kiện đánh dấu sự khởi đầu thuận lợi, may mắn của một công trình. Bên cạnh đó, sự kiện này còn mang ý nghĩa to lớn đối với các doanh nghiệp như:

– Về mặt tâm linh:

Người phương Đông thường quan niệm rằng “Có thờ có thiêng có kiêng có lành”. Vì vậy, nhiều người thường tổ chức lễ khánh thành nhằm cầu may mắn, thuận lợi cho công trình mang đến sự yên tâm cho chủ công trình.

– Về mặt kinh doanh:

  • Lễ khánh thành được tổ chức với quy mô lớn sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên sự ảnh hưởng rộng rãi đến các khu vực xung quanh đồng thời tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.
  • Sự kiện giúp chủ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của mình đến với công chúng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể gây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng.
  • Việc đầu tư tổ chức sự kiện khánh thành chỉn chu, hoành tráng sẽ giúp doanh nghiệp nâng tầm vị thế của mình trên thị trường đồng thời khẳng định vị trí của công trình trong lòng khách hàng.

>>>> Xem chi tiết hơn tại: Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói, mới nhất | AIT Group

4. Chuẩn bị cho buổi lễ khánh thành

Để chương trình lễ khánh thành diễn ra thành công mỹ mãn, việc lên một kế hoạch cụ thể là điều cần thiết. Dưới đây là quy trình lên kế hoạch chi tiết tổ chức chương trình lễ khánh thành mà bạn có thể tham khảo.

4.1 Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Bước đầu tiên để tổ chức sự kiện là lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình. Bạn cần dựa vào mục đích của doanh nghiệp để đưa ra ý tưởng và chủ đề phù hợp. Các nội dung của buổi lễ cần tạo được ấn tượng, điểm nhấn để thu hút sự quan tâm của người tham gia. Bên cạnh đó, chủ đề còn truyền tải những mong muốn và mục tiêu của doanh nghiệp đến khách hàng.

tổ chức lễ khánh thành

Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình khánh thành (Ảnh minh họa)

4.2 Lên số lượng & danh sách khách mời

Để đảm bảo chất lượng của chương trình, doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng số lượng khách mời. Bạn nên xem xét và lựa chọn khách mời, đối tác quan trọng, có tầm ảnh hưởng nhất định. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng buổi khánh thành, đồng thời giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng một cách tự nhiên và nhanh chóng.

 tổ chức lễ khánh thành

Xác định số lượng khách mời (Ảnh minh họa)

Bên cạnh đó, bạn cũng cần thiết kế thiệp mời và tiếp đón khách mời một cách chu đáo, cẩn thận. Bởi điều này giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt với khách hàng.

4.3 Chọn địa điểm tổ chức lễ khánh thành

Thông thường, lễ khánh thành sẽ được tổ chức tại nơi xây dựng công trình. Trong một số trường hợp, lễ khánh thành sẽ được tổ chức tại một địa điểm gần công trình nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp chỉ cần xác định đúng số lượng khách mời thì việc chọn địa điểm tổ chức sẽ trở nên dễ dàng hơn.

tổ chức lễ khánh thành

Chọn địa điểm tổ chức lễ khánh thành (Ảnh minh họa)

4.4 Lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị trong buổi lễ

Lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị trong buổi lễ sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót và thiếu hụt khi tiến hành chương trình. Các hạng mục cần chuẩn bị gồm:

  • Xin giấy phép tổ chức.
  • Thiết kế: Băng rôn, sân khấu, standee, backdrop, cổng chào,…
  • Chuẩn bị các trang thiết bị: m thanh, ánh sáng, hoa tươi, đồ trang trí, đồ ăn cho bữa tiệc,…
  • Tiến hành trang trí, lắp đặt cổng bóng, cổng hơi…
  • Chọn nhân sự phù hợp: Ca sĩ, MC, tiếp tân, múa lân sư rồng,…
  • Lên kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện.
  • Quản lý các rủi ro trong buổi lễ, đưa ra những phương án và biện pháp cụ thể để kịp thời khắc phục.
 tổ chức lễ khánh thành

Lập danh sách các hạng mục cần chuẩn bị (Ảnh minh họa)

4.5 Dự trù ngân sách, chi phí tổ chức buổi lễ

Doanh nghiệp cần dự trù ngân sách, chi phí tổ chức lễ khánh thành một cách cụ thể. Sau đó, lên timeline chi tiết để chi trả và lựa chọn nhân sự, các trang thiết bị cho buổi lễ. Các hạng mục cần tính toán và phân bổ gồm: Chi phí nhân sự, chi phí thiết bị, chi phí tiệc, chi phí thiệp mời… Đồng thời, hãy dự trù ngân sách cho các trường hợp phát sinh khác.

 tổ chức lễ khánh thành

Tính toán và dự trù ngân sách kỹ lưỡng (Ảnh minh họa)

4.6 Xây dựng kịch bản, quy trình tổ chức dựa theo yêu cầu khách hàng

Để xây dựng kịch bản chương trình, bạn cần phải dựa vào mục tiêu và thông điệp mà doanh nghiệp yêu cầu. Thông thường kịch bản chương trình gồm những phần sau:

  • Đón khách.
  • Trống hội, múa lân sư rồng chào mừng.
  • Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
  • Đại diện phát biểu.
  • Nghi thức cắt băng khánh thành.
  • Tham quan nhà máy, công trình.
  • Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật.
  • Kết thúc buổi lễ.

5. Quy trình thực hiện tổ chức lễ khánh thành

Tùy vào quy mô buổi lễ mà quy trình tổ chức lễ khánh thành được thay đổi phù hợp. Tuy nhiên, về cơ bản thì một buổi lễ được tổ chức theo quy trình sau:

5.1 Đón khách mời

Bạn hãy sắp xếp đội ngũ lễ tân mang đồng phục hoặc áo dài đứng ở cổng chào để chào đón khách mời. Ngoài ra, bạn cũng hãy sắp xếp nhân sự mang trang phục đồng bộ đứng trực quầy checkin để ghi lạ danh sách khách đến tham dự và hướng dẫn họ đến chỗ ngồi.

tổ chức lễ khánh thành

Sắp xếp đội ngũ PG đón tiếp khách mời ở cổng ra vào (Ảnh minh họa)

Đội ngũ nhân sự phụ trách công việc này đều phải giữ phong thái lịch sự, trang trọng và niềm nở khi đón khách mời. Điều này sẽ giúp các khách mới cảm nhận được sự quan tâm chân thành của doanh nghiệp. Đồng thời, việc đón tiếp niềm nở còn giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách mời khi vừa đến lễ khánh thành.

5.2 Tiết mục văn nghệ mở màn

Bạn nên lựa chọn các tiết mục vui tươi, tràn đầy năng lượng làm văn nghệ mở màn cho sự kiện khánh thành. Bạn có thể chọn các tiết mục nhảy sôi động để thu hút sự chú ý của khách mời. Đặc biệt, bạn không nên chọn những tiết mục nhẹ nhàng, đơn điệu làm văn nghệ mở màn nhằm tránh gây nhàm chán, tẻ nhạt cho khách mời.

tổ chức lễ khánh thành

Tiết mục văn nghệ mở màn (Ảnh minh họa)

5.3 MC phát biểu và giới thiệu buổi lễ

Sau tiết mục văn nghệ mở màn, MC sẽ tiến hành giới thiệu đại biểu và khách mời đã có mặt tại buổi lễ khánh thành. Sau đó, MC sẽ mờ đại biểu tiến lên sân khấu để phát biểu. Ở phần này, MC tuyệt đối không được đọc nhầm tên của đại biểu, khách mời để tránh gây mất điểm trong mắt người tham dự.

5.4 Cắt băng khánh thành

Cắt băng khánh thành được xem là nghi thức quan trọng nhất của buổi lễ và là đại diện cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Vì vậy, nghi thức này phải được thực hiện thật trang nghiêm, long trọng.

Ở phần nội dung này, đội ngũ nhân viên lễ tân sẽ cùng nhau mang băng khánh thành lên sân khấu. Sau đó, MC sẽ tiến hành mời lần lượt các vị đại biểu tiến lên để cắt băng khánh thành. Thời điểm cắt băng khánh thành chính là giây phút lịch sử chính thức được công nhận của công trình.

tổ chức lễ khánh thành

Nghi lễ cắt băng khánh thành (Ảnh minh họa)

5.5 Múa Lân Sư Rồng

Tiết mục múa lân sư rồng sẽ biểu diễn ngay khi hoàn thành nghi thức cắt băng khánh thành. Tiết mục này như một lời cầu nguyện cho sự phát triển của doanh nghiệp, công trình và là một lời hứa hẹn đầy hy vọng trong tương lai.

tổ chức tổ chức lễ khánh thành

Múa Lân Sư Rồng tại lễ khánh thành do AIT Group

5.6 Tham quan công trình, nhà máy

Sau khi hoàn thành các nghi thức quan trọng của lễ khánh thành, đại diện doanh nghiệp sẽ dẫn khách mời đến tham quan dự án, công trình. Nhờ đó, khách mời sẽ có cái nhìn chi tiết hơn về hoạt động sau này của dự án. Bên cạnh đó, việc này còn giúp doanh nghiệp thu nhận được những ý kiến đóng góp, phản hồi về dự án.

5.7 Tiệc chiêu đãi nhẹ

Bạn nên tổ chức một buổi tiệc nhẹ để bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc và thể hiện sự quan tâm vì khách mời đã dành thời gian quý báu để tham gia sự kiện khánh thành. Bên cạnh đó, buổi tiệc chiêu đãi nhẹ này còn là cầu nối để doanh nghiệp gắn kết bền vững hơn với đối tác, khách mời đến tham dự.

 tổ chức tổ chức lễ khánh thành

Tiệc chiêu đãi nhẹ (Ảnh minh họa)

5.8 Tiễn khách, trao quà lưu niệm

Sau khi hoàn thành buổi tiệc nhẹ, bạn nên sắp xếp đội ngũ lễ tân trước cổng để chào khách mời ra về và tặng họ các món quà lưu niệm. Bạn có thể tặng bút, túi xách có in logo của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quảng bá cho sự kiện khánh thành.

6. Dịch vụ tổ chức chương trình khánh thành chuyên nghiệp, trọn gói

AIT Group là một trong các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân sự sáng tạo, luôn có những ý tưởng đột phá, kết hợp với đội ngũ sản xuất thiết bị quảng cáo chuyên nghiệp, lành nghề, AIT cam kết mang đến cho bạn những sự kiện độc đáo, hoành tráng với chất lượng cao nhất.

sân khấu khai trương

Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói tại AIT Group

Những ưu điểm nổi bật khi đặt dịch vụ tổ chức lễ khánh thành tại AIT đó là:

  • Tư vấn tổ chức khánh thành cho khách hàng miễn phí.
  • Xây dựng và lên timeline chi tiết cho toàn bộ chương trình.
  • Cung cấp các địa điểm đẹp, phù hợp với tính chất mục tiêu của buổi lễ.
  • Đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
  • AIT có đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn có một buổi khai trương thành công mỹ mãn.
  • Có sẵn các trang thiết bị hiện đại, chất lượng.
  • Đội ngũ nhân sự kỹ thuật, tiếp tân được đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
  • Tư vấn lựa chọn các tiết mục chào mừng, bữa tiệc và quà tặng cho khách hàng.
    Xử lý các vấn đề phát sinh trong buổi lễ khánh thành.

Thông tin liên hệ

7. Tại sao bạn nên chọn AIT Group tổ chức sự kiện?

Khi lựa chọn tổ chức sự kiện tại AIT Group, bạn sẽ nhận được chất lượng dịch vụ vô cùng chuyên nghiệp, bài bản. Ngoài ra, bạn còn sẽ nhận được nhiều lợi ích khác như:

  • Đội ngũ nhân viên năng động, luôn không ngừng nắm bắt xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất để đem đến cho khách hàng những ý tưởng ấn tượng, sáng tạo nhất.
  • AIT có khả năng áp dụng công nghệ AI vào quá trình tổ chức sự kiện.
  • AIT còn có thể cung cấp các thiết bị quảng cáo, bục trưng bày, thiết bị âm thanh, ánh sáng phục vụ cho sự kiện.

Sau đây là hình ảnh về dự án tổ chức sự kiện khánh thành nhà máy Thép Sông Hồng mà AIT đã tổ chức:

tổ chức tổ chức lễ khánh thành

Lễ khởi công xây dựng nhà máy xử lý nước thải AES tại Thanh Chương – Nghệ An

tổ chức lễ khánh thành

Buổi lễ khởi công xây dựng dự án đường 398B thực hiện bởi AIT Group

tổ chức lễ khánh thành

Lễ khởi công xây dựng nhà máy xử lý nước thải AES tại Yên Thành thực hiện bởi AIT

8. Báo giá chương trình lễ khánh thành trọn gói cho dự án

AIT Group có các gói dịch vụ tổ chức lễ khánh thành phù hợp với tất cả nhu cầu của khách hàng. Tùy vào từng quy mô sự kiện, yêu cầu khách hàng cũng như các hạng mục mà chi phí tổ chức có mức giá khác nhau. Vì vậy, để được báo giá một cách chính xác, vui lòng liên hệ với AIT qua hotline 0983.027.448 – 0913.318.464 để được hỗ trợ tận tình.

tổ chức lễ khánh thành

Báo giá chương trình lễ khánh thành trọn gói (Ảnh minh họa)

AIT Group hy vọng qua bài viết trên bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về tổ chức lễ khánh thành, cũng như biết cách tiến hành một buổi lễ thành công. Bên cạnh đó, nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào hoặc muốn tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện tại AIT, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin cung cấp bên trên nhé!

5 1 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline