Tổ chức khai trương trọn gói| Quy trình & mẫu kịch bản từ A- Z

Ngày đăng: 27/03/2022

Tổ chức khai trương là một hoạt động đánh dấu sự khởi đầu của doanh nghiệp, tổ chức. Một khởi đầu tốt sẽ đem đến cho khách hàng sự ấn tượng, thích thú với cửa hàng của bạn. Vậy quy trình tổ chức sự kiện khai trương như thế nào? Nên chọn đơn vị nào để tổ chức lễ khai trương? AIT Group chính là cái tên mà bạn nên cân nhắc. Cùng xem nhé!

>>>> Đọc thêm về: Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín 

MỤC LỤC

1. Lễ khai trương là gì?

Tổ chức sự kiện khai trương (grand opening) là một trong những sự kiện quan trọng đánh dấu sự thành lập, ra mắt cửa hàng, công ty, thương hiệu. Trong lễ khai trương thường có múa lân để xua đuổi những điều xấu và cắt băng khai trương đem lại may mắn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, tính truyền thông của sự kiện này rất mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tiếp cận và tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng.

tổ chức khai trương

Lễ khai trương (Ảnh minh họa)

>>>> Xem Thêm: Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói | Quy trình & mẫu sự kiện chi tiết

2. Lựa chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương

Ngày nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp tin vào tử vi để tổ chức lễ khai trương. Dưới đây là cách triển khai buổi lễ hợp phong thủy mà bạn nên biết:

2.1 Chọn ngày khai trương theo tuổi

Theo phòng thủy, lựa chọn ngày khai trương là một trong những yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến buổi lễ cũng như việc kinh doanh sau này. Do đó, bạn cần phải chọn được ngày tốt và phù hợp với phong thủy để tổ chức khai trương. Bạn có thể tra cứu trên lịch, internet và thực hiện các bước sau:

  • Khi tìm kiếm cần tránh những ngày xấu như “Tam nương” – ngày mùng 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch.
  • Ngày không được xung khắc với bản mệnh.
  • Căn cứ vào các sao tốt – xấu mà lựa chọn ngày phải có nhiều sao Đại Cát. Bên cạnh đó, bạn nên tránh các ngày có sao Đại Hung.
  • Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt.
  • Cân nhắc xem các ngày đó có phải là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo.
  • Thông thường, bạn nên chọn các ngày chẵn như 2, 4, 6, 8… để tổ chức lễ khai trương cửa hàng bởi những ngày này mang ý nghĩa của sự đầy đủ, trọn vẹn.
tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Chọn ngày tổ chức sự kiện hợp phong thủy (Ảnh minh họa)

2.1 Chọn thời gian khai trương

Bên cạnh việc chọn ngày khai trương, bạn cũng cần chọn giờ lành để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Thông thường, trong 1 ngày sẽ có các khung giờ hoàng đạo, thích hợp cho việc tổ chức sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương, khánh thành… Do đó, bạn nên chú ý chọn lựa thời gian thích hợp để vừa đảm bảo khung giờ thích hợp cho các khách mời tham gia và vừa hợp phong thủy để có khởi đầu tốt đẹp.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến thời điểm tổ chức sự kiện khai trương

3.1 Quy mô tổ chức buổi khai trương

Việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc một phần vào quy mô buổi khai trương. Đối với một buổi khai trương cho cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ, sự kiện có thể chỉ cần diễn ra trong 1 ngày hoặc 1 buổi và mất khoảng 1 hoặc 2 tuần để lên kế hoạch. Còn với các sự kiện có quy mô lớn, khai trương các tập đoàn quốc tế thì buổi lễ có thể diễn ra trong 2 – 3 ngày và có thể mất đến 2 tháng để chuẩn bị và lên kịch bản chi tiết.

3.2 Đối tượng khách mời tham dự

Muốn chọn được thời gian tổ chức sự kiện khai trương phù hợp thì việc đầu tiên bạn cần làm là xác định khách mời. Nếu khách mời là nhóm người làm nghề tự do thì bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn cho thời điểm tổ chức sự kiện. Còn nếu khách mời làm việc theo giờ hành chính thì bạn nên tổ chức sự kiện khai trương vào buổi tối hoặc những ngày cuối tuần.

3.3 Địa điểm tổ chức lễ khai trương

Nếu chỉ muốn tổ chức lễ khai trương trong nội bộ cùng các đối tác, bạn bè thì bạn nên tổ chức ngay tại cửa hàng, doanh nghiệp. Còn nếu bạn muốn quảng bá cửa hàng rộng rãi đến công chúng thì nên lựa chọn tổ chức chương trình khai trương tại các địa điểm công cộng vào ban ngày.

tổ chức khai trương trọn gói

Địa điểm tổ chức khai trương (Ảnh minh họa)

3.4 Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện khai trương

Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện cũng có ảnh hưởng trực tiếp việc lựa chọn thời gian tổ chức lễ khai trương. Bởi, buổi lễ cần thu hút sự chú ý của nhiều khách mời, do đó, lựa chọn thời điểm thích hợp nhất là vào những ngày cuối tuần kết hợp với những tiết mục văn nghệ độc đáo, cuốn hút.

4. Các dịch vụ tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

4.1 Tổ chức khai trương cửa hàng

Dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng thường được lựa chọn cho các doanh nghiệp, đơn vị, cửa hàng nhỏ hoặc vừa với mục đích thông báo cho khách hàng về sự có mặt của họ trên thị trường. Buổi lễ này sẽ bao gồm các hoạt động như trang trí, dựng backdrop cho buổi khai trương, văn nghệ, MC dẫn chương trình và mini game cũng như các banner giới thiệu về chương trình khuyến mãi nhân dịp khai trương.

4.2 Tổ chức khai trương siêu thị

Đối với các siêu thị, chi nhánh siêu thị mới mở, tổ chức khai trương sẽ đặc biệt được chú trọng và truyền thông rộng rãi đến công chúng trước khi sự kiện diễn ra. Hơn nữa, tổ chức khai trương siêu thị cần chuẩn bị thêm các trò chơi bốc thăm trúng thưởng, chuẩn bị bộ cắt băng khai trương, thiết kế backdrop, băng rôn, cờ phướn… Ngoài ra, chi tiết về kế hoạch, nhân sự, thiết bị sẽ do đơn vị tổ chức chuẩn bị chi tiết.

tổ chức khai trương

Khai trương siêu thị (Ảnh minh họa)

4.3 Tổ chức khai trương nhà hàng

Để tổ chức khai trương nhà hàng thành công, bạn cần nắm rõ các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương. Đó có thể là những chương trình khuyến mãi về giá món ăn, món tặng kèm miễn phí hoặc trò chơi may mắn, check in tại cửa hàng nhận chiết khấu… Thêm vào đó, bạn còn phải thực hiện các công việc như truyền thông sự kiện để thu hút khách hàng, mời ca sĩ, đội văn nghệ, lân sư rồng đến biểu diễn…

tổ chức lễ khai trương

Khai trương nhà hàng (Ảnh minh họa)

Bởi sự kiện mang tính đánh dấu, ra mắt với khách hàng, thị trường nên cần để lại ấn tượng tốt. Do đó, cách tốt nhất là thuê đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để thực hiện từ A-Z chương trình cho bạn.

>>>> Xem Ngay: Kế hoạch khai trương nhà hàng chi tiết, mới nhất 2022

4.4 Tổ chức khai trương showroom

Thêm 1 loại hình nữa cũng cần đến dịch vụ tổ chức lễ khai trương đó là các showroom, cửa hàng trưng bày. Tùy vào quy mô, tính chất của showroom mà bạn có thể yêu cầu các gói khai trương khác nhau cũng như đưa ra các đặc điểm riêng. Tuy nhiên, cách thức tổ chức và quy trình cũng sẽ gồm đầy đủ các bước cơ bản của một buổi lễ khai trương.

4.5 Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, công ty

Tổ chức khai trương văn phòng, công ty thường là một buổi lễ khai trương nhỏ và là một dip để quảng bá thương hiệu, độ phủ của doanh nghiệp. Thông thường, chuẩn bị khai trương công ty, văn phòng cần có bàn ghế, đồ trang trí, đồ ăn, thức uống, đồ cúng, bảng hiệu, các ấn phẩm truyền thông… và cũng cần thực hiện chạy quảng cáo, marketing.

tổ chức khai trương

Khai trương văn phòng kinh doanh (Ảnh minh họa)

Hơn nữa, phần lên kế hoạch và dựng chương trình là vô cùng quan trọng. Do đó, AIT Group sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng cũng như tham khảo ý kiến để đưa ra các gợi ý cho khách lựa chọn.

5. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói

Thông qua việc tổ chức khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Tuy nhiên để thực được một buổi tổ chức lễ khai trương thành công, bạn cần phải tổ chức theo quy trình sau đây:

5.1 Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề

Dựa vào mục đích của buổi tổ chức, đối tượng khách hàng, số lượng khách mời… mà bạn phải lên ý tưởng, xây dựng chủ đề buổi khai trương sao cho phù hợp. Những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp định hướng được mục tiêu để thu hút sự quan tâm của người tham dự, đồng thời quảng bá được thương hiệu.

tổ chức sự kiện khai trương

Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề buổi khai trương (Ảnh minh họa)

5.2 Lên kế hoạch chi tiết (timeline)

Chuẩn bị mẫu kế hoạch khai trương chi tiết sẽ giúp bạn có một buổi khai trương thành công. Để lên timeline tốt, bạn cần căn cứ vào kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp đã đề ra, từ đó xây dựng hạng mục, kế hoạch chi tiêu cho phù hợp và chính xác nhất.

5.3 Lên nội dung chương trình

Lên nội dung chương trình cho buổi lễ khai trương chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp có được hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng. Để làm được điều này, bạn cần phải xây dựng nội dung một cách độc đáo, ấn tượng và đặc sắc nhất. Ví dụ như bạn có thể đan xen trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp để giúp khách hàng nhớ tới buổi khai trương hơn.

tổ chức lễ khai trương

Lên nội dung chương trình (Ảnh minh họa)

5.4 Chuẩn bị các vật dụng cho buổi lễ

Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ hơn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các vật dụng sau:

  • Chuẩn bị và làm đầy đủ các thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại các sở văn hóa và du lịch.
  • Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời.
  • Vẽ sơ đồ tổng thể về khu vực tổ chức cũng như các hạng mục cần trang trí.
  • Lên danh sách khách mời.
  • Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ.
tổ chức khai trương

Chuẩn bị các vật dụng theo timeline cho buổi lễ khai trương (Ảnh minh họa)

5.5 Tiến hành lễ khai trương

Để tiến hành lễ khai trương, bạn cần làm những việc sau đây:

  • Setup trang trí
  • Trang trí khu vực bên ngoài như treo cờ, banner…
  • Hoàn thiện khu vực cổng chào.
  • Khu vực tổ chức: Đa số thường được lắp đặt nhà bạt, trải thảm, sân khấu…
  • Trang trí và chuẩn bị cho khu vực tiệc.
  • Dọn dẹp vệ sinh.
  • Tiến hành nội dung của buổi lễ.

Các tiếp tân phải là người có kinh nghiệm, chuyên nghiệp trong việc xử lý tình huống. Bên cạnh đó, họ còn phải nhanh nhẹn và có ngoại hình ưa nhìn, mặc đồng phục của doanh nghiệp để đón khách. Tiếp theo, buổi lễ sẽ được diễn ra với trình tự như sau:

  • Mở đầu buổi lễ là một màn múa lân và rồng.
  • Các tiết mục và trò chơi phải độc đáo và hấp dẫn.
  • Giới thiệu mục đích, ý nghĩa của buổi lễ.
  • Giới thiệu các đại biểu và mời chủ doanh nghiệp lên phát biểu.
  • Tiếp tục thực hiện các nghi thức khai trương như cắt băng khánh thành.
  • Tiếp tân tiễn khách ra về và có thể tặng quà (nếu có).
tổ chức khai trương

Tiến hành lễ khai trương (Ảnh minh họa)

5.6 Kết thúc lễ khai trương

Sau khi kết thúc lễ khai trương, bạn cần dọn dẹp vệ sinh khu tổ chức, các thiết bị để trả mặt bằng cho doanh nghiệp và địa phương. Qua tất cả các quy trình trên, bạn có thể biết được một đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói sẽ bao gồm các công việc như lên ý tưởng, thiết kế, lên kế hoạch…

tổ chức khai trương

Kết thúc lễ khai trương (Ảnh minh họa)

6. Báo giá tổ chức sự kiện khai trương trọn gói, chuyên nghiệp

Báo giá sự kiện khai trương cũng có nhiều gói khác nhau, tùy theo yêu cầu và nhu cầu của doanh nghiệp, khách hàng để lựa chọn. Để biết thêm thông tin chi tiết về các hạng mục chi phí và gói dịch vụ, bạn có thể truy cập vào bài viết “báo giá tổ chức sự kiện khai trương để tham khảo. Hoặc bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp hotline 0983.027.448 – 0913.318.464 để được tư vấn chi tiết.

7. Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, văn phòng chi tiết

Dưới đây là bản mẫu kịch bản khai trương cửa hàng, doanh nghiệp để bạn có thể tham khảo và điều chỉnh lại cho phù hợp với đơn vị, quy mô của mình.

STT NỘI DUNG CHI TIẾT
I. ĐÓN KHÁCH (15 PHÚT)
1 Đón khách Sắp xếp nhân sự đón khách, hỗ trợ khách check-in khi tham gia sự kiện
2 Bốc thăm may mắn Hướng dẫn khách đến quầy bốc thăm và tham quan sự kiện
II. ỔN ĐỊNH VỊ TRÍ (15 – 30 PHÚT)
1 Thông báo ổn định vị trí MC thông báo khách ổn định chỗ ngồi khoảng 2 – 3 lần
III. VĂN NGHỆ – KHAI MẠC CHƯƠNG TRÌNH (6 PHÚT)
1 Giới thiệu tiết mục văn nghệ, giải trí MC linh hoạt giới thiệu lên sân khấu các nghệ sĩ, lân sư, biểu diễn tiết mục văn nghệ mừng khai trương
2 Khai mạc chương trình MC gửi lời chào và công bố khai mạc lễ khai trương. Thực hiện giới thiệu chi tiết các đại biểu, khách mời đến tham dự.
IV. VIDEO GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP (5 PHÚT)
1 Trình chiếu video, clip Đơn vị cho trình chiếu video giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp, tiểu sử thành lập, sản phẩm, những ưu đãi…
V. KHAI MẠC LỄ KHAI TRƯƠNG (15 PHÚT)
1 Mời đại biểu, đại diện lên khai mạc MC nhường sân khấu chính lại cho người đại diện, chủ trì phát biểu khai mạc buổi lễ khai trương.
VI. CẮT BĂNG KHÁNH THÀNH (5 PHÚT)
1 Cắt băng khai trương và múa lân MC điều hành sân khấu sau lời phát biểu của chủ tọa. Thực hiện mời các đại biểu cùng ban Lãnh đạo BẮT ĐẦU cắt băng khai trương
VII. CÁC TIẾT MỤC VĂN NGHỆ, MINI GAME (40 PHÚT)
1 Văn nghệ 5 phút (Chỉ nên để thêm 1 tiết mục)
2 Mini game MC mời người đại diện lên điều hành trò chơi (nếu có) hoặc trực tiếp điều hành. Game nên diễn ra trong 10 phút
3 Bốc thăm trúng thường MC công bố giải thưởng. Lưu ý là cần phải tạo ra sự hồi họp, gay cấn cho những người tham gia. Sau đó, mời đại diện lên trao quà.
VIII. KẾT THÚC LỄ KHAI TRƯƠNG
1 Bế mạc chương trình MC công phát biểu bế mạc chương trình
2 Tham quan Dẫn khách tham quan cửa hàng, công ty

Bên cạnh phần timeline trên, bạn cũng cần nắm các bước khi lên kịch bản khai trương cho các cửa hàng, doanh nghiệp, công ty:

7.1 Chuẩn bị trước ngày tổ chức khai trương

Để có một buổi lễ khai trương hoàn hảo, bạn cần lên một kịch bản khai trương đầy đủ như sau:

  • Lập danh sách, số lượng khách mời.
  • Khảo sát địa điểm.
  • Vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ và thiết kế các ấn phẩm như banner, bandroll, backdrop sân khấu…
  • In và phát thiệp mời
  • Xin giấy phép địa phương để treo banner và xin giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở Sở văn hóa và du lịch.
tổ chức sự kiện khai trương

Chuẩn bị trước ngày tổ chức khai trương (sự kiện do AIT Group tổ chức)

7.2 Thi công, trang trí buổi lễ khai trương

  • Khu vực bên ngoài: Tiến hành treo bandroll, banner, cờ phướn…
  • Khu vực cổng chào:  Lắp đặt cổng chào (cổng hơi), trải thảm đỏ, cột barie, đặt cây kiểng lối đi.
  • Khu vực lễ: Setup sân khấu, lắp đặt bạt, thảm trải, sắp xếp bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
  • Khu vực khai trương: Treo băng khánh thành, cột barie…
  • Khu vực tiệc: Bố trí bàn ghế, quầy teabreak…
tổ chức lễ khai trương

Bạn cần dựng backdrop, trang trí địa điểm tổ chức trước buổi lễ khai trương (Ảnh minh họa)

7.3 Thực hiện tổ chức lễ khai trương

Tại bước này, bạn chỉ cần thực hiện các bước theo kế hoạch và kịch bản đã lên sẵn từ trước. Hơn nữa, đội ngũ tổ chức sư kiện khai trương cần linh hoạt trong việc ứng phó các tình huống, sự cố bất ngờ xảy ra.

8. Khai trương cửa hàng cần làm gì?

Để buổi lễ khai trương được diễn ra thuận lợi, thành công, bạn cần ghi nhớ các công việc cần làm như sau:

  • Bước 1 – Xem ngày khai trương cửa hàng: Chọn ngày tốt lành, hợp mệnh người đứng đầu để tổ chức lễ
  • Bước 2 – Chuẩn bị khai trương: Thực hiện trang trí khai trương cửa hàng, văn phòng nhằm tạo điểm nhấn, thu hút khách hàng đến tham dự và khách hàng tiềm năng đến xem.
  • Bước 3 – Lập kế hoạch truyền thông cho ngày khai trương: Thực hiện lên kế hoạch truyền thông trên nhiều kênh nhằm quảng bá, công bố đến nhiều khách hàng nhất có thể.
  • Bước 4 – Cúng khai trương cửa hàng: Chuẩn bị đầy đủ các lễ vật cần thiết và chuẩn bị bài văn khấn cúng khai trương chuẩn chỉnh.
  • Bước 5 – Bán hàng ngay ngày khai trương: Sau khi múa lân sư rồng, cắt băng khai trương, doanh nghiệp, cửa hàng có thể trực tiếp mở cửa để đón khách vào tham quan, mua sắm mở hàng. Các khâu thanh toán, khuyến mãi, đóng gói, đón khách đều phải thật tỉ mỉ để tạo ấn tượng tốt với khách.

9. Chuẩn bị những gì cho lễ cúng khai trương?

9.1 Chuẩn bị mâm cúng khai trương

Một mâm cúng khai trương đúng chuẩn sẽ bao gồm:

  • Hoa cúng: Bạn có thể sử dụng các loài hoa tượng trưng cho tài lộc, may mắn như hoa đồng tiền, hoa cúc vàng… để cầu kinh doanh thuận lợi.
  •  Mâm ngũ quả: Mâm ngũ quả phải có tối thiểu 5 loại trái cây với các màu sắc khác nhau. Tùy theo truyền thống từng vùng miền mà mâm ngũ quả sẽ khác nhau:
    • Miền Bắc: Táo, chuối, na, cam, quýt, bưởi, hồng, lựu, lê, đào
    • Miền Nam: Dứa, dừa, dưa hấu, xoài, nho, đu đủ, thanh long, hồng xiêm
  • Bộ tam sên: Đây là vật tượng trưng cho thổ, thiên và thủy. Bộ tam sên được dùng để cầu bình an, may mắn.
    • 3 hột vịt lộn
    • 1 con cua hoặc tôm luộc(100 gram)
    • 1 miếng thịt heo ba rọi luộc (300 gram)
  • Một số lễ vật khác
    • 3 chén chè
    • 3 chén nước sạch,
    • 3 dĩa xôi
    • 2 cây nến màu đỏ lớn
    • Bộ vàng mã

Bạn nên chuẩn bị 1 mâm cúng chính để ở bên ngoài và 1 mâm phụ đặt ở bên trong nhà. Mâm cúng chính ở ngoài trời có ý nghĩa xin phép và xin thổ địa  tại nơi xây dựng cửa hàng chiếu cố, phù hộ công việc kinh doanh, buôn bán. Còn mâm cúng trong nhà được xem là hình thức xông đất nhằm tạo sinh khí cho cửa hàng.

9.2 Chuẩn bị bài cúng khai trương mẫu

Sau đây là mẫu bài cúng khai trương cửa hàng mà bạn có thể tham khảo:

tổ chức khai trương

Mẫu bài khấn trong lễ khai trương cửa hàng (Ảnh minh họa)

10. AIT Group – Đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói cho công ty, văn phòng, cửa hàng

Với hơn 25 năm hoạt động và phát triển cùng sứ mệnh “Tỏa sáng thương hiệu của bạn”, AIT Group đã lớn mạnh không ngừng và trở thành công ty quảng cáo, truyền thông hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi tự hào khi được nhiều khách hàng đánh giá là đơn vị tổ chức khai trương trọn gói chất lượng nhất.

Sau đây là các dự án nổi bật do AIT thực hiện mà bạn có thể tham khảo:

tổ chức khai trương

Buổi lễ khánh thành nhà máy thép sông Hồng do AIT Group thực hiện

tổ chức khai trương hà nội

Lễ khởi công xây dựng nhà máy xử lý nước thải AES tại Thanh Chương – Nghệ An do AIT Group thực hiện

tổ chức khai trương

Lễ khởi công xây dựng dự án đường 398B do AIT Group thực hiện

AIT Group luôn được khách hàng tin tưởng và ký kết những dự án quan trọng. Ưu điểm nổi bật mà dịch vụ của chúng tôi mang lại là:

  • Tư vấn tổ chức khai trương trọn gói cho khách hàng miễn phí.
  • Xây dựng và lên timeline chi tiết cho toàn bộ chương trình.
  • Cung cấp các địa điểm đẹp, phù hợp với tính chất mục tiêu của buổi lễ.
  • Đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
  • AIT có đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn có một buổi khai trương thành công mỹ mãn.
  • Có sẵn các trang thiết bị hiện đại, chất lượng.
  • Đội ngũ nhân sự kỹ thuật, tiếp tân được đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
  • Tư vấn lựa chọn các tiết mục chào mừng, bữa tiệc, minigame và quà tặng cho khách hàng.
  • Xử lý các vấn đề phát sinh trong buổi lễ khai trương.

Thông tin liên hệ:

11. Những hạng mục cần có trong sự kiện khai trương

Khi lên nội dung tổ chức khai trương, bạn cần phải đảm bảo liệt kê đầy đủ các yêu cầu, công việc để tránh các rủi ro có thể xảy ra. Dưới đây là những hạng mục cần có trong sự kiện khai trương mà bạn cần ghi nhớ.

11.1 Trang thiết bị cần phải có

Tùy thuộc vào quy mô của buổi lễ khai trương mà số lượng các trang thiết bị có thể thay đổi. Thế nhưng về cơ bản, mọi sự kiện đều cần phải có các trang thiết bị sau:

  • Âm thanh, ánh sáng.
  • Sân khấu, backdrop banner, standee và băng rôn.
  • Bàn ghế của khách VIP và đại biểu, mẫu nơ áo ghế.
  • Bục phát biểu, hoa cài, lẵng hoa chúc mừng.
  • Khung nhà giàn, ô che mưa và nắng theo thời tiết ngày tổ chức.
  • Trang trí sân khấu hoa khô, bóng bay.
  • Bộ cắt băng khai trương, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa, cây sưởi theo mùa.
  • Rối hơi, cổng chào hơi hoặc cổng chào formex.
  • Thảm đỏ, sân khấu.
  • Thiết bị trình chiếu.
  • Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho khách VIP.
  • Pháo điện để tạo điểm nhất khi cắt băng khai trương.
tổ chức khai trương

Các trang thiết bị cần có (Ảnh minh họa)

11.2 Đội ngũ nhân sự

Nhân sự là một trong những hạng mục quan trọng nhất khi tổ chức khai trương trọn gói. Tuy nhiên, số lượng người ít hay nhiều còn tùy thuộc vào quy mô buổi lễ. Về cơ bản, đội ngũ nhân sự gồm có:

  • MC nam hoặc nữ.
  • Nhóm nhảy, ca sĩ, tiếp tân và người mẫu.
  • Thợ chụp ảnh, quay phim.
  • Đội múa lân sư rồng.
  • Nhóm múa trống hội.
dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp (Ảnh minh họa)

11.3 Buổi tiệc nhẹ đơn giản, sang trọng

Việc thêm buổi tiệc nhẹ vào sự kiện khai trương sẽ giúp doanh nghiệp mang lại ấn tượng tốt cho người tham gia. Các buổi tiệc nhẹ có thể là tiệc trà, buffet mặn để chiêu đãi những vị khách và đối tác trong buổi lễ.

  • Tiệc trà phù hợp với những doanh nghiệp yêu thích sự nhẹ nhàng mà lại sang trọng.
  • Tiệc mặn cũng là một lựa chọn không tệ nếu bạn muốn kết nối, trao đổi với khách hàng và đối tác.
  • Rượu vang cũng là một thức uống sang trọng, phù hợp với tổ chức khai trương.
tổ chức khai trương

Bữa tiệc nhẹ đơn giản sang trọng (Ảnh minh họa)

12. Kinh nghiệm tổ chức khai trương trọn gói thành công

Để có buổi khai trương thành công thì việc nắm chắc các quy trình là chưa đủ. Do đó, bạn cần phải trau dồi cũng như học hỏi các chuyên gia về những kinh nghiêm tổ chức sự kiện. Dưới đây là các kinh nghiệm của AIT mà bạn có thể tham khảo:

12.1 Đặt mục tiêu buổi lễ chi tiết

Một buổi lễ khai trương thành công sẽ luôn có mục tiêu rõ tổ chức rõ ràng. Bởi có mục tiêu sẽ giúp bạn cố gắng nỗ lực hơn rất nhiều. Việc liệt kê, đặt ra những con số chi tiết sẽ giúp bạn ước lượng, dự trữ được lượng hàng nhập vào và bán ra. Ngoài ra, đặt mục tiêu còn giúp bạn kiểm soát được số điện thoại khách hàng tiềm năng, tăng độ nhận diện thương hiệu.

12.2 Thu hút bằng nhiều minigame, bữa tiệc

Chiêu đãi thức ăn, đồ uống miễn phí hoặc tặng quà là một trong những cách thu hút khách hàng trong ngày khai trương. Đây sẽ là một việc làm hết sức hợp lý nếu cửa hàng của bạn là một quán ăn, tiệm bánh, mọi người sẽ tham gia một cách nhiệt tình.

quy trình tổ chức sự kiện khai trương

Thu hút khách hàng bằng bữa tiệc nhẹ (Ảnh minh họa)

Để buổi lễ khai trương không bị nhàm chán, bạn nên tổ chức các minigame để tặng quà khách hàng: Quay số, rút thăm trúng thưởng… Ngoài ra, bạn có thể tặng các món quà nhỏ như móc khóa, bóng bay có logo doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp lan truyền thương hiệu cửa hàng và tạo ấn tượng mạnh trong lòng người tham gia.

12.3 Dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị

Dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị sẽ giúp bạn tránh được những sai sót cũng như rủi ro khi thực hiện khai trương cửa hàng, doanh nghiệp. Lưu ý, bạn cần chuẩn bị những thứ sau từ sớm:

  • Liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện khai trương (nếu thuê dịch vụ).
  • Chuẩn bị sớm các món quà, đồ ăn, thức uống theo timeline đã liệt kê.
tổ chức khai trương

Dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị (Ảnh minh họa)

12.4 Giấy mời tham dự

Theo các chuyên gia, một tấm thiệp mời đẹp cũng là yếu tố tạo nên sự thành công của buổi khai trương. Các nội dung trong giấy mời phải ngắn gọn, đầy đủ và súc tích. Điều đó sẽ làm khách hàng có ấn tượng tốt với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thiệp mời cần phải được thiết kế độc đáo, cô đọng để thu hút sự chú ý của khách mời trước buổi khai trương.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Giấy mời tham dự (Ảnh minh họa)

12.5 Sử dụng ngân sách hợp lý

Theo lời khuyên của các chuyên gia, doanh nghiệp nên sử dụng 20% ngân sách tiếp thị của năm đầu tiên cho buổi lễ khai trương. Chi phí này vừa đủ cho việc tiếp thị trong sự kiện cũng như trong thời gian hoạt động sau này. Bên cạnh đó, bạn cần phải sử dụng ngân sách một cách linh hoạt, phù hợp với tình hình thực tế của cửa hàng.

tổ chức khai trương

Sử dụng hợp lý ngân sách (Ảnh minh họa)

Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích về tổ chức khai trương. AIT Group hy vọng bạn đọc sẽ có thêm những kiến thức cũng như đưa ra quyết định lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu còn bất cứ thắc mắc hoặc muốn đặt dịch vụ tại AIT, hãy liên hệ ngay qua hotline 0983.027.448 – 0913.318.464.

>>>> Xem thêm:

4 2 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline