Cách tổ chức sự kiện sinh nhật cho công ty hoành tráng nhất

Ngày đăng: 30/05/2022

Làm sao để tổ chức sự kiện sinh nhật cho một doanh nghiệp lại là điều khiến nhiều người băn khoăn. Bài viết dưới đây của AIT Group sẽ giúp bạn tìm hiểu về quy trình và cách thức để tổ chức một sự kiện sinh nhật dành cho doanh nghiệp. Cùng xem ngay nhé!

>>>> Đăng ký ngay: Dịch vụ tổ chức sự kiện Hà Nội trọn gói, chuyên nghiệp tại AIT Việt Nam

1. Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật 

Một sự kiện sinh nhật doanh nghiệp muốn diễn ra hoàn hảo thì không thể thiếu một kế hoạch chỉn chu. Vì vậy, trước khi bắt tay vào chuẩn bị cho một sự kiện sinh nhật của doanh nghiệp, bạn cần phải có một bản kế hoạch rõ ràng và chi tiết. Trong bản kế hoạch cần phải có những bước bắt buộc như sau:

1.1 Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời giúp bạn thống kê được số lượng khách mời và ước tính chỗ ngồi trong bữa tiệc sinh nhật. Đặc biệt bạn cần phân loại khách để bố trí chỗ ngồi sao cho hợp lý.

sự kiện sinh nhật

Lên danh sách khách mời là bước quan trọng trong tổ chức tiệc sinh nhật doanh nghiệp (Ảnh minh họa)

>>>> Đọc thêm: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trì & timeline tổ chức hội nghị mẫu

1.2 Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sinh nhật

Thời gian tổ chức chương trình sinh nhật cho doanh nghiệp bạn nên cân nhắc khung giờ 20h – 22h vào ngày cuối tuần. Bởi vào buổi tối ngày cuối tuần, khách mời sẽ có thời gian tham gia và đảm bảo có mặt đầy đủ.

tổ chức sự kiện sinh nhật

Lựa chọn địa điểm tổ chức chương trình sinh nhật phù hợp giúp buổi tiệc hoàn hảo hơn (Ảnh minh họa)

Địa điểm tổ chức sự kiện sinh nhật sẽ được quyết định dựa trên không gian tổ chức mà bạn muốn. Nếu bạn chọn không gian trong nhà thì hội trường tổ chức tiệc tại khách sạn hoặc nhà hàng là địa điểm nên cân nhắc. Nếu bạn chọn tổ chức sự kiện ngoài trời thì bạn có thể tổ chức sinh nhật bên bờ biển hoặc trong không gian miệt vườn.

Lưu ý: Bạn nên lựa chọn địa điểm mà khách mời dễ tiếp cận để không gây khó chịu cho khách mời cũng như làm trì hoãn bữa tiệc.

>>>> Xem chi tiết: Tổ chức khai trương trọn gói cho cửa hàng, công ty, showroom

1.3 Xác định ý tưởng chương trình

Bước xác định chủ đề của buổi tiệc là bước không thể thiếu khi lên kế hoạch tổ chức chương trình sinh nhật cho doanh nghiệp. Chủ đề giúp bạn truyền tải được ý tưởng mà doanh nghiệp muốn truyền tải đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp đẳng cấp của ban tổ chức.

Một hội trường lớn là nơi lý tưởng cho việc tổ chức chương trình sinh nhật dành cho doanh nghiệp. Tổ chức chương trình sinh nhật trong hội trường có thể giảm thiểu được một số rủi ro về thời tiết. Không gian hội trường cũng mang đến cho sự kiện sinh nhật không gian sang trọng và đẳng cấp. Nhà hàng cũng là một lựa chọn hợp lý cho sự kiện sinh nhật của doanh nghiệp vì khách mời có thể thuận tiện dùng bữa trong bữa tiệc.

tổ chức sự kiện sinh nhật

Sự kiện sinh nhật doanh nghiệp trong hội trường (Ảnh minh họa)

Ý tưởng tổ chức sự kiện ngoài trời là một ý tưởng rất thú vị cho những ai muốn có một không gian mở hòa hợp với thiên nhiên. Tuy nhiên với ý tưởng này, người tổ chức cần chắc chắn thời tiết thuận lợi để không có sự cố xảy ra trong lúc bữa tiệc đang diễn ra.

sự kiện sinh nhật

Sự kiện sinh nhật doanh nghiệp ngoài trời (Ảnh minh họa)

>>>> Khám phá thêm: Tổ chức lễ khánh thành trọn gói | Quy trình & mẫu sự kiện chi tiết

1.4 Xây dựng các hoạt động trong buổi tiệc

Trong sự kiện sinh nhật bạn có thể tổ chức các hoạt động giải trí như ca nhạc, các trò chơi, bốc thăm trúng thưởng, hoạt động giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới của doanh nghiệp, trao quà tri ân cho khách mời…

chương trình tổ chức sinh nhật

Sự kiện kỉ niệm 10 năm Piaggio có mặt tại Việt Nam do AIT Group thực hiện

1.5 Lên thực đơn của buổi tiệc

Bạn có thể tổ chức ăn theo kiểu buffet hoặc phục vụ các món ăn tại bàn. Tuy nhiên trước khi lên thực đơn bạn cần phải tham khảo sở thích, độ tuổi, công việc…của khách mời để đảm bảo món ăn hợp khẩu vị của khách.

sự kiện sinh nhật

Thực đơn của tiệc sinh nhật doanh nghiệp cần được lựa chọn cẩn thận (Ảnh minh họa)

1.6 Hoạch định ngân sách

Để việc lập ngân sách được chính xác bạn nên phân loại từng hạng mục như phí cho thiết bị, phí cho địa điểm, phí cho nhân sự, phí ăn uống… Ngoài ra, bạn còn cần thêm chi phí dự trù. Thông thường, khoản chi phí phát sinh sẽ chiếm 10-15% tổng chi phí.

>>>> Đừng bỏ lỡ: Các dịch vụ tổ chức họp báo, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm kèm quy trình chi tiết

2. Quy trình tổ chức chương trình sinh nhật công ty

Việc tổ chức chương trình sinh nhật hẳn là một ngày lễ khá lớn và rất được mong chờ trong công ty. Nhưng liệu bạn có tò mò rằng quy trình tổ chức sự kiện này sẽ như thế nào? Thời gian chuẩn bị trong bao lâu và có yêu cầu đặc biệt nào với người tổ chức hay không? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

2.1 Xác định ý tưởng chương trình

Nếu ví chương trình là những trái ngọt sau thời gian tổ chức chương trình, thì ý tưởng chương trình chính là điều đầu tiên và là gốc rễ của tán cây này. Bởi vậy mà doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu và xác định mình cần làm những gì. Doanh nghiệp có thể tổ chức tiệc sinh nhật với những một số hình thức sau:

  • Tổ chức theo mô hình là một lễ kỷ niệm
  • Lồng ghép teambuilding trong quá trình diễn ra chương trình
  • Du lịch sẽ là một điều tuyệt vời để tổ chức sinh nhật
  • Biến bữa tiệc thành một đêm gala dinner,…
quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật

Xác định chủ đề chính của buổi tiệc sinh nhật (Ảnh minh họa)

Với một số hình thức này, doanh nghiệp có thể lên được chủ đề chính cho buổi tiệc sinh nhật. Trang bị những khâu trang trí, bố trí sự kiện phù hợp. Việc xác định chủ đề sẽ phụ thuộc vào tính chất của doanh nghiệp, những đặc trưng riêng của doanh nghiệp đó. Hoặc những trend đang hot để thu hút thêm nhiều người tham dự và hưởng ứng.

>>>> Tìm hiểu chi tiết: Tổ chức sự kiện tất niên cuối năm cho công ty cực ấn tượng

2.2 Danh sách khách mời

Số lượng danh sách khách mời, người tham dự sẽ giúp người tổ chức nắm rõ thông tin và chọn hướng tổ chức thích hợp nhất. Vì số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Tìm kiếm địa điểm và thời gian tổ chức
  • Lượng in thư mời
  • Lượng quà tặng
  • Menu và số lượng bàn tiệc,…
tổ chức sự kiện sinh nhật

Lên danh sách khách mời rõ ràng, cụ thể (Ảnh minh họa)

Để không phải rơi vào tình trạng dư thừa hay thiếu hụt thì các doanh nghiệp cần xác định chính xác số lượng người có thể tham dự. Doanh nghiệp có thể tạo biểu mẫu, lá đơn đăng ký. Đồng thời xác định trước khi lên kế hoạch tổ chức chính xác nhất. Nếu không thể hoàn thiện bước này sẽ ảnh hưởng khá nhiều tới chất lượng buổi tiệc.

>>>> Tham khảo thêm: Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói, mới nhất 2022

2.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, doanh nghiệp cần xem xét và dựa trên nhiều yếu tổ để đưa đến quyết định cuối cùng. Có thể chia ra một số các trường hợp sau:
Tiệc trong nhà có thể tổ chức tại:

  • Các trung tâm tiệc, hội nghị lớn
  • Nhà hàng, khách sạn cao cấp
  • Nhà hàng tiệc có sức chứa lớn và được đánh giá cao,…

Tổ chức tiệc sinh nhật ngoài trời tại:

  • Khu nghỉ mát, du lịch sinh thái
  • Một số hội nghỉ sân vườn
  • Bãi biển, resort, khuôn viên khu nghỉ dưỡng…
quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật

Lựa chọn địa điểm tổ chức (Ảnh minh họa)

Khi chọn địa điểm tổ chức, doanh nghiệp cần chú ý địa điểm có đáp ứng được các yếu tố dưới đây hay không:

  • Đại điểm có nằm tại vị trí đắc địa hay không, có dễ dàng tìm kiếm hay không
  • Sự sắp xếp không gian đã phù hợp với concept, ý tưởng ban đầu hay chưa
  • Khu vực sân khấu có ổn định và các thiết bị âm thanh có tốt hay không
  • Không gian đủ sức chứa cho số lượng người tham dự hay không

Nói tóm lại, chọn địa điểm tổ chức rất quan trọng và ảnh hưởng khá nhiều đến chương trình. Nhưng người tổ chức phải biết chọn làm sao cho đúng và cần phải tuân theo một số lưu ý khi lựa chọn. Đây cũng được xem như chiếc chìa khóa để mở ra cánh cửa thành công cho bữa tiệc, mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho người tham dự.

2.4 Các tiết mục văn nghệ

Các tiết mục văn nghệ sẽ mang lại sự sôi động, thích thú cho người tham dự. Đồng thời, việc này cũng sẽ giúp hình ảnh công ty đẹp hơn rất nhiều. Với sự góp mặt của các thành viên trong chương trình văn nghệ sẽ như một lời chúc mừng đến doanh nghiệp. Hay sự xuất hiện của các danh ca, nghệ sỹ nổi tiếng sẽ thu hút được người xem rất nhiều, tăng thêm sự thành công cho chương trình.

5.5 Sắp xếp bàn tiệc phù hợp

Bàn tiệc sẽ được phân chia và mặc định một số món ăn. Nhưng trong đó nhất định phải đầy đủ một số món ăn như:

  • Khai vị: Có thể tham khảo món gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn
  • Món chính: Khoảng 3-4 món. Có thể dùng các món có hàm lượng tinh bột cao
  • Tráng miệng: Có thể sử dụng những món thanh đạm như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu…

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của tất cả mọi người trước khi lên thực đơn, danh sách các món ăn. Để tránh tình trạng dư thừa vì không hợp khẩu vị của mọi người, gây lãng phí và chán nản với người tham dự. Ngoài ra cũng cần lưu ý những cá nhân có xu hướng ăn chay; hoặc những người bị dị ứng với một số ăn nào đó…

tổ chức sự kiện sinh nhật

Sắp xếp bàn tiệc phù hợp (Ảnh minh họa)

2.6 Dự trù ngân sách

Để rõ ràng trong sử dụng ngân sách và hoạch định chi tiêu một cách chính xác, người tổ chức cần chia ra thành 4 dòng tiền chính:

  • Thiết bị, nhân sự, địa điểm, ăn uống.
  • Thiết bị sự kiện như: Trang thiết bị, dụng cụ sân khấu, các dụng cụ trang trí, quà tặng, phần thưởng…
  • Nhân sự bao gồm: Tổ nhân sự hỗ trợ chương trình, khách mời biểu diễn, MC, quay phim,…
  • Địa điểm: Tùy theo địa điểm tổ chức mà ban tổ chức sắp xếp
  • Ăn uống: Menu bàn tiệc và các chi phí ăn uống khác
tổ chức sự kiện sinh nhật

Thiết lập bản kế hoạch dự trù kinh phí về các khoản chi tiêu một cách hợp lý (Ảnh minh họa)

Người tổ chức chương trình cần lên bản dự trù kinh phí, ước chừng số tiền cần chi tiêu để có thể tính toán chi tiêu sao cho hợp lý nhất. Đồng thời lên phương án các trường hợp xấu nhất có thể diễn ra để có sẵn sự chuẩn bị cũng như không bị bối rối khi xảy ra sự cố. Nói tóm lại, đây là một việc rất quan trọng mà những người tổ chức chương trình cần chuẩn bị thật kỹ.

>>>> Xem ngay: Cách tổ chức sự kiện giáng sinh ấn tượng, ấm cúng cho công ty

3. Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện sinh nhật công ty

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp với quy mô, hướng phát triển, đặc trưng của công ty sẽ có những mẫu kịch bản khác nhau. Kịch bản tổ chức cũng sẽ phụ thuộc khá nhiều vào định hướng tổ chức, số người tham dự, chương trình có quy mô lớn nhỏ ra sao. Tuy nhiên, dưới đây mà một mẫu tham khảo kịch bản thường dùng mà các tổ chức có thể xem:

STT Thời gian Công việc Chi tiết Phụ trách
1 30 phút Đón tiếp khách mời
  • Đón tiếp khách khu vực để xe, hướng dẫn khách để đúng vị trí
  • Đón tiếp khách mời, hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực chính
  • Chụp ảnh check in
  • MC kiểm tra lại nội dung, kịch bản
  • Kiểm tra công tác chuẩn bị sự kiện
  • Bảo vệ
  • Lễ tân
  • Media
  • MC
  • Toàn bộ ekip
2 15 phút Khai mạc chương trình
  • Tiết mục văn nghệ mở đầu
  • Tuyên bố lý do tổ chức sự kiện
  • Giới thiệu thành phần tham gia buổi lễ
  • Ca sỹ
  • MC
3 10 phút Video chúc mừng sinh nhật Chiếu video doanh nghiệp Kỹ thuật viên
4 10 phút Phát biểu của đại diện doanh nghiệp Đại diện doanh nghiệp phát biểu

 

Đại diện doanh nghiệp
5 10 phút Nhận quà Đại diện nhận quà chúc mừng và cảm ơn
  • Đại diện doanh nghiệp
  • Khách hàng và đối tác
6 15 phút Nghi thức chúc mừng sinh nhật Đại diện cắt bánh chúc mừng sinh nhật Đại diện doanh nghiệp
7 10 phút Khai tiệc
  • Đại diện khui sâm banh, kêu gọi mọi người nâng ly chúc mừng
  • Giao lưu giữa khách mời và đại diện
  • Đại diện doanh nghiệp
  • Tất cả mọi người
8 30 phút Tiết mục văn nghệ Trình diễn văn nghệ Ca sỹ
9 15 phút Bốc thăm trúng thưởng
  • Bốc thăm trúng thưởng bất kỳ
  • Đại diện trao quà
  • MC
  • Đại diện doanh nghiệp
  • Lễ tân
10 15 phút Lời cảm ơn Đại diện cảm ơn các khách mời tham dự
  • Đại diện doanh nghiệp
  • Lễ tân
  • Media
11 10 phút Bế mạc MC thông báo bế mạc và tiễn khách MC và Lễ tân
12 Dọn dẹp Dọn dẹp vệ sinh Hậu cần

4. AIT Group – Đơn vị tổ chức chương trình sự kiện sinh nhật uy tín hàng đầu

AIT Group là một trong số ít các công ty quảng cáo tại Việt Nam. Với hơn 20 năm xây dựng và phát triển, AIT đã trở thành một công ty quảng cáo đứng đầu và tiên phong trong ngành dịch vụ này. Ngoài ra còn vô số các điểm mạnh của AIT Group như:

  • AIT là một trong số ít các công ty quảng cáo tại Việt Nam đã đầu tư và phát triển riêng cho mình một Nhà máy sản xuất thiết bị quảng cáo – triển lãm.
  • Các công nghệ ứng dụng trong nhà máy: hệ thống dây chuyền xi mạ công nghệ cao, máy khắc Lazer, máy khắc CNC, máy cắt Plasma, máy in quảng cáo chuyên dụng, máy in offset, vv…
  • Tiên phong về công nghệ: Là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam nghiên cứu và đầu tư dây chuyền hoàn chỉnh để sản xuất ra các bộ logo mạ chrome cao cấp giúp các Thương hiệu lớn về ô tô xe máy như Toyota, VinFast …. không phải nhập khẩu logo từ nước ngoài về, giúp giảm chi phí và thời gian của các hãng.
  • Năng lực được công nhận: Dự án độc quyền cung ứng thiết bị cho Toyota, cung cấp logo VinFast cho hầu hết các showroom trên toàn quốc, xuất khẩu logo VinFast sang Mỹ
  • Dự án xuất khẩu các thiết bị quảng cáo nội thất và ngoại thất cho Piaggio sang thị trường châu Á – Thái Bình Dương.
  • Xuất khẩu sản phẩm cơ khí sang thị trường Italia.
  • Cung cấp các thiết bị quảng cáo nội ngoại thất cho Showroom Honda ô tô, Piaggio, Vespa trên toàn thị trường Việt Nam.
  • Là một trong số ít các công ty quảng cáo có thể cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng đối với cả event và các thiết bị quảng cáo: từ khâu lên ý tưởng, thiết kế đến sản xuất, lắp đặt, thực hiện chương trình.
  • Có hệ thống biển tấm lớn rộng rãi trên toàn quốc.
  • Có nhiều kinh nghiệm khi làm việc với các cơ quan nhà nước về thủ tục hành chính.
tổ chức sự kiện sinh nhật

Đơn vị tổ chức chương trình sinh nhật cho doanh nghiệp uy tín và chuyên nghiệp – AIT Việt Nam

>>>> Đọc thêm: Cách tổ chức teambuilding thành công, độc đáo chỉ với 12 bước

Thông tin liên hệ

Dưới đây là cách thức và quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật cho doanh nghiệp mà chúng tôi đã tổng hợp. Mong rằng bài viết trên có thể giúp bạn tổ chức một sự kiện sinh nhật cho doanh nghiệp thuận lợi! Nếu bạn cần sự giúp đỡ từ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ cho AIT Việt Nam qua số hotline 0913 318 464 – 0983 027 448 nhé!

>>>> Các bài viết đang được quan tâm:

5 3 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline