Home » Blog » Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, mới nhất 2022

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, mới nhất 2022

Ngày đăng: 28/02/2022

Bạn đang bối rối không biết làm thế nào để xây dựng được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện? Qua bài viết dưới đây, AIT Group sẽ giúp bạn lập một bảng kế hoạch dự trù hiệu quả và chi tiết. Hãy đọc bài biết để tìm hiểu ngay nhé!

>>>> Tìm hiểu chi tiết: Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín

1. Tại sao phải lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chi tiêu và đưa ra mức giá dự kiến cho các khoản đó. Sau đó, người lập bảng cần tổng lại số tiền dự trù cần chi. Một bảng kinh phí tổ chức sự kiện cần được trình bày chi tiết, rõ ràng để tránh sự thiếu sót trong các khoản chi.

Một kế hoạch dự trù phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về ngân sách (Ảnh minh họa)

Xây dựng kế hoạch dự trù giúp hạn chế các rủi ro thiếu hụt ngân sách của doanh nghiệp. Nếu không có một bảng chi phí rõ ràng, sự kiện có thể xảy ra những sai sót không đáng có. Việc này sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt về công ty. Ngoài ra, bảng dự trù kinh phí tổ chức hội thảo và các sự kiện khác còn giúp hạn chế những gian lận trong quá trình thu chi.

>>>> Đọc thêm: Tổ chức khai trương trọn gói cho cửa hàng, công ty, showroom

2. Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện

2.1 Nghiên cứu proposal sự kiện

Proposal có thể được hiểu là những đề xuất về ý tưởng, phong cách, quy mô.. của sự kiện. Khi nghiên cứu kỹ proposal, bạn đã có thể nắm được những thông tin và chi phí cơ bản. Đây là bước đệm để doanh nghiệp liệt kê chi tiết các hạng mục cần thiết.

Nghiên cứu proposal là bước quan trọng trong quá trình lập bảng dự trù (Ảnh minh họa)

>>>> Khám phá ngay: Tổ chức lễ khánh thành trọn gói | Quy trình & mẫu sự kiện chi tiết

2.2 Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị

Công việc tiếp theo bạn cần làm là liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị để đảm bảo không có sự thiếu sót nào. Checklist này cũng giúp doanh nghiệp dự trù kinh phí đúng chuẩn hơn. Bạn cần chú ý liệt kê thật chi tiết các hạng mục để tránh sự thiếu hụt về ngân sách.

Checklist các hạng mục sẽ giúp doanh nghiệp dự trù đúng chuẩn hơn (Ảnh minh họa)

>>>> Tham khảo chi tiết: Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới kèm quy trình chi tiết

2.3 Tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ

Việc tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ giúp doanh nghiệp đưa ra mức giá dự kiến sát nhất với chi phí thực tế. Bên cạnh đó, việc tham khảo này cũng giúp bạn lựa chọn được đơn vị tổ chức họp báo, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm hay các chương trình sự kiện khác phù hợp với ngân sách công ty.

Tham khảo giá cũng là một tiến trình không thể thiếu (Ảnh minh họa)

2.4 Tính toán chi phí phát sinh

Mặc dù đã liệt kê các hạng mục kỹ lưỡng, nhưng chi phí sự kiện thực tế vẫn có khả năng sẽ chênh lệch so với dự kiến. Vì vậy, doanh nghiệp đừng quên tính toán các chi phí phát sinh để khắc phục các sai sót ngoài ý muốn. Thông thường trong một sự kiện, các chi phí phát sinh sẽ chiếm tầm 5-10%.

Cần tính toán các chi phí phát sinh (Ảnh minh họa)

2.5 Hoàn thành bản dự trù kinh phí

Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà… người lập bảng cần nhập các số liệu dưới dạng file excel, word… Trong file này sẽ có đầy đủ các hạng mục đã được liệt kê, giá dự kiến và chi phí phát sinh. Bạn có thể gửi bảng dự trù hoàn thiện này cho khách hàng hoặc cho ban quản lý, lãnh đạo.

3. Mẫu bảng dự trù kinh phí cho event mới nhất

Nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm thì có lẽ bạn sẽ gặp khó khăn khi xây dựng kế hoạch dự trù. Sau đây là một vài mẫu bảng dự trù kinh phí sự kiện bạn có thể tham khảo:

Bảng dự trù kinh phí tổ chức của một sự kiện (Nguồn: Internet)

Dự trù kinh phí của một lễ kỷ niệm (Nguồn: Internet)

Bảng chi phí dự kiến của một buổi ngoại khóa (Nguồn: Internet)

>>>> Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức sự kiện sinh nhật cho công ty hoành tráng

4. Lưu ý cần nhớ khi dự trù kinh phí cho event

Việc tổ chức tiệc tất niên, giáng sinh… thường sẽ gặp nhiều rủi ro và các vấn đề phát sinh về địa điểm, thời tiết, kỹ thuật… Vì vậy doanh nghiệp cần lên kế hoạch dự phòng để ứng phó. Ngoài ra, người lập bảng có thể tham khảo những người có kinh nghiệm để bảng kế hoạch được hoàn thiện hơn.

Sự kiện Hội Xuân của Microsoft được AIT tổ chức ngoài trời

Đặc biệt, các sự kiện ngoài trời thường gặp vấn đề về thời tiết nên bạn hãy xây dựng phương thức giải quyết và lập ra khoản chi phí phát sinh cho vấn đề này. Vì vậy, bạn có thể liên hệ cho các đơn vị chuyên nghiệp để nhận báo giá tổ chức sự kiện chi tiết nhất.

>>>> Xem thêm: Cách tổ chức sự kiện giáng sinh ấn tượng, ấm cúng cho công ty

5. Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí

Bên cạnh việc xây dựng một bảng dự trù chi tiết, doanh nghiệp cũng cần chọn một đơn vị tổ chức phù hợp để tiết kiệm chi phí. Agency đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Một đơn vị “có tâm” sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách, giảm thiểu các chi phí phát sinh.

Hội thi Nhân viên xuất sắc của Honda do AIT phụ trách

AIT Group là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo. Đơn vị chúng tôi đã đầu tư vào mảng tổ chức sự kiện từ gần 20 năm trước. Đến nay, AIT đã trở thành một trong những công ty chuyên nghiệp, uy tín nhất. Với lực lượng lao động sáng tạo cùng những ý tưởng đột phá, AIT cam kết sẽ mang đến những sự kiện độc đáo, hoành tráng nhất.

Hy vọng bài viết trên của AIT Group đã giúp bạn biết thêm nhiều thông tin về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy gọi ngay cho chúng tôi qua thông tin liên hệ sau đây để được tư vấn nhé!

Thông tin liên hệ: