Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thành công năm 2022

Ngày đăng: 15/05/2022

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang là hình thức sự kiện đang được ưa chuộng hiện nay. Vậy quy trình tổ chức sự kiện gồm các bước nào? Kinh nghiệm để tổ chức sự kiện ở ngoài trời thành công? AIT Group sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi này qua bài viết sau đây. Đọc ngay nhé!

>>>> Không nên bỏ qua: Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín 

1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện là kế hoạch cụ thể cho một sự kiện thông qua việc lên nội dung, kịch bản và cung cấp nhân sự. Chúng ta dựa vào ý tưởng của sự kiện mà lựa chọn hình thức tổ chức trong nhà hay ngoài trời.

>>>> Đọc ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trì & timeline tổ chức hội nghị mẫu

2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời (Event Outdoors)

2.1 Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức hợp lý

Địa điểm và thời gian là hai yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định phần lớn thành công của sự kiện. Để có thể lựa chọn một địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện hợp lý, bạn phải xác định được các vấn đề sau đây:

  • Đối tượng khách mời hướng đến là ai?
  • Địa điểm có gần, thuận lợi và an toàn cho khách mời hay không? Địa điểm có hợp với nội dung sự kiện không?
  • Thời gian dự kiến phù hợp với số đông khách mời?
Tổ chức sự kiện ngoài trời

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Khi bạn đã tìm được câu trả lời cho những câu hỏi ấy, chắc chắn bạn đã chọn lựa cho mình được một địa điểm tuyệt vời và thời gian hợp lý. Tuy nhiên, AIT Group cũng cung cấp thêm một số địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội để bạn thêm lựa chọn:

  • Trung tâm hội nghị quốc gia.
  • Trung tâm tổ chức sự kiện và tiệc cưới Trống đồng Sông Hồng Palace
  • Calidas Gardium – Keangnam Landmark 72.
  • Khách sạn Daewoo 5 sao.
  • Nhà hàng Softwater.
không gian tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng

2.2 Thời tiết

Thật không may nếu sự chuẩn bị cho sự kiện bị hủy vì những yếu tố thuộc về “trời đất”. Vì vậy, bạn nên xem xét kỹ lưỡng dự báo thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện và những ngày kế đó. Nếu thời tiết ngày tổ chức sự kiện khai trương không đẹp và khó thay đổi thời gian thì bạn chuẩn bị sẵn sàng như ô, dù…

tổ chức sự kiện ngoài trời

Thời tiết

2.3 Vệ sinh và an ninh trật tự

Ưu điểm của việc tổ chức sự kiện ngoài trời là mang lại không gian thoải mái, rộng rãi. Tuy nhiên, vì không gian khá rộng rãi nên việc đảm bảo vấn đề vệ sinh và an ninh khá khó khăn. Vì vậy, bạn nên để những người tham gia hiểu được trách nhiệm của mình trong việc giữ gìn vệ sinh nơi tổ chức lễ khánh thành, sự kiện ngoài trời.

những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Vệ sinh và an ninh trật tự

Đối với vấn đề đảm bảo an ninh, bạn có thể tham khảo một số cách sau đây:

  • Đánh dấu, xác định rõ khu vực bạn tổ chức sự kiện.
  • Thuê một đội ngũ bảo vệ uy tín, ứng phó nhanh với những trường hợp bất ngờ.
  • Thiết lập một đội ngũ y tế.

2.4 Truyền thông cho sự kiện

Một trong những việc làm thiết thực nhất để truyền thông cho sự kiện là gửi thiệp mời đến khách mời. Ngoài ra, bạn cũng nên xác nhận những ai sẽ tham gia sự kiện để ban tổ chức có sự chuẩn bị tốt hơn. Hơn thế nữa, bạn hãy sắp xếp vị trí dành cho báo chí, phóng viên… để giúp truyền thông sự kiện tốt hơn.

tổ chức sự kiện ngoài trời

Truyền thông cho sự kiện

>>>> Xem ngay: Tổ chức họp báo là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

2.5 Trang thiết bị và cơ sở vật chất

Sự kiện ngoài trời rất thích hợp để sử dụng các trang thiết bị hoành tráng, phong phú. Vì không bị gò bó về mặt không gian nên bạn có thể sử dụng các hiệu ứng ánh sáng với màn ảnh rộng. Điều này sẽ giúp mang lại yếu tố bất ngờ và thu hút khách mời…

địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Trang thiết bị và cơ sở vật chất

>>>> Tìm hiểu thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới kèm quy trình chi tiết

2.6 Thủ tục pháp lý và xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Để sự kiện ngoài trời diễn ra thuận lợi, sự kiện phải được thông qua sự cho phép của bên chính quyền. Vì vậy, bạn cần phải đảm bảo các yếu tố pháp lý của sự kiện đều được giải quyết rõ ràng. Bạn cần xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời nếu cần nhằm tránh ảnh hưởng đến việc tổ chức chương trình.

>>>> Xem ngay: Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm kèm quy trình trọn gói

3. Cách tổ chức chương trình sự kiện ngoài trời thành công

3.1 Xây dựng chủ đề cho sự kiện ngoài trời

Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần phải lên ý tưởng về chủ đề của chương trình. Chủ đề sẽ là chìa khóa giúp bạn lên các hoạt động trong sự kiện dễ dàng hơn. Vì vậy, sau khi tiếp nhận yêu cầu, AIT Group sẽ trình bày các ý tưởng về chủ đề sự kiện để khách hàng lựa chọn.

tổ chức sự kiện ngoài trời

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

>>>> Có thể bạn quan tâm: Cách tổ chức sự kiện giáng sinh ấn tượng, ấm cúng cho công ty

3.2 Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

AIT Group sẽ đưa ra danh sách các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cho khách hàng tham khảo và lựa chọn. Bên cạnh đó, nhân viên của AIT sẽ dựa vào thời gian tổ chức sự kiện mà đưa ra các đề xuất về cách thức tổ chức sự kiện phù hợp.

>>>> Khám phá ngay: 10 địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, lý tưởng nhất

3.3 Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện

AIT sẽ hỗ trợ khách hàng lên kịch bản tổ chức sự kiện. Sau khi trình bày kịch bản, nếu khách hàng đồng ý thì nhân viên chúng tôi sẽ tiến hành triển khai theo kế hoạch.

3.4 Tiến hành chuẩn bị

Nhân viên AIT sẽ tư vấn cho khách hàng về việc lựa chọn tiết mục biểu diễn, MC… Song song với đó, đội ngũ kỹ thuật sẽ tiến hành trang trí, lắp đặt hệ thống âm thanh và ánh sáng tại địa điểm tổ chức sự kiện.

kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Tiến hành chuẩn bị

>>>> Xem chi tiết: Cách tổ chức teambuilding thành công, độc đáo chỉ với 12 bước

3.5 Tổng duyệt chương trình

Nhân viên AIT sẽ tiến hành giám sát, kiểm tra các trang thiết bị, kịch bản MC… Bên cạnh đó, AIT cũng sẽ tiến hành chạy thử chương trình theo kịch bản và đánh giá sự kiện có thể diễn ra như kế hoạch hay không.

3.6 Tiến hành tổ chức chương trình

Nhân viên của AIT Group sẽ luôn giám sát, kiểm tra trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Nếu có bất cứ vấn đề phát sinh nào xảy ra, đội ngũ nhân viên sẽ giải quyết một cách nhanh chóng nhất.

ưu điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Tiến hành tổ chức chương trình

3.7 Kết thúc sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ tiến hành dọn dẹp, tháo gỡ thiết bị âm thanh, ánh sáng. Sau đó, khách hàng sẽ tiến hành thanh lý hợp động cho AIT.

4. Top 3 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội lý tưởng

Ở thủ đô Hà Nội, bạn có thể tham khảo qua một số địa điểm tổ chức sự kiện tại ngoài trời Hà Nội tiêu biểu như:

4.1 Nhà hàng Aquaria Mỹ Đình

Nhà hàng nằm trên con đường Lê Đức Thọ đối diện với sân vận động Mỹ Đình. Nhà hàng Aquaria là một địa điểm quen thuộc với nhiều khách hàng tại Hà Nội. Nhà hàng có vẻ ngoài nhã nhặn, không gian bên trong tươi mát với  cung đường rộng thênh thang nổi bật bởi hàng cây cổ thụ.

Nhà hàng được lấy cảm hứng từ đại dương bao la tạo nên một kiến trúc xanh vườn vô cùng gần gũi với thiên nhiên. Đồng thời, kết hợp vườn trúc, hồ cá Koi mà không gian của Aquaria trở nên thanh khiết, yên bình.

tổ chức sự kiện ngoài trời

Nhà hàng Aquaria Mỹ Đình

Không chỉ có không gian tổ chức tiệc ngoài trời, nhà hàng Aquaria còn có ưu thế nổi bật khác. Sở hữu khá nhiều phòng VIP có sức chứa lên đến khoảng 1000 người. Do đó, Aquaria khá phù hợp để tổ chức các chương trình mang tính chuyên nghiệp.

Ngoài ra, nhà hàng đón nhận rất nhiều sự kiện của các phái đoàn quốc tế. Với những ưu điểm nổi bật như vậy, Aquaria Mỹ Đình xứng đáng trở thành một trong những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng cho khách hàng.

4.2 Nhà hàng Sen Tây Hồ

Nhà hàng Sen Tây Hồ Hay còn được biết với cái tên khác là Star Palace. Tọa lạc tại vị trí bên cạnh bờ hồ vô cùng đắc địa. Nhà hàng Sen Tây Hồ là một trong những địa điểm lý tưởng tổ chức những sự kiện ngoài trời.

Nhà hàng có sức chứa  đến 1500 người và bao bọc là những hàng cây rất hiếm ở Hà Nội. Sự kết hợp phong cách vô cùng trang trọng sẽ làm cho sự kiện của bạn ấn tượng hơn bao giờ hết.

tổ chức sự kiện ngoài trời

Nhà hàng Sen Tây Hồ

Nhà hàng Sen Tây Hồ được biết đến với không gian đẹp và rất nhiều món ăn dân dã. Đặc biệt, nhà hàng còn có chợ hải sản luôn tấp nập và nhộn nhịp. Chính vì thế, thực khách có thể thỏa sức lựa chọn hải sản tươi sống trước khi chế biến.

4.3 Nhà hàng Soft Water

Soft Water Restaurant mang đậm phong cách truyền thống Việt Nam. Chủ nhân của nhà hàng khéo léo biến nơi đây thành một làng quê thu nhỏ giữa Hà Nội.

cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Nhà hàng Soft Water

Với phong cách trang trí đậm nét quê hương, dân dã và  thiết kế với hình ảnh của cây tre, giếng nước… đã khoác lên một nét đẹp cho nhà hành tạo nên cảm giác thanh khiết cho quan khách

Vì thế, nếu bạn đang tìm về một nơi không có tiếng xe hay khói bụi của phố thị. Soft Water Restaurant chắc chắn là một sự lựa chọn đúng đắn và thông minh.

5. Nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời

5.1 Các vị khách không mời

Vì diễn ra ngoài không gian rộng lớn, bạn sẽ khó kiểm soát số lượng người tham gia sự kiện. Việc này khiến sự xuất hiện những vị khách không mời là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, bạn cần thuê đội an ninh để giảm tình trạng kẻ xấu đột nhập vào sự kiện.

5.2 Thời tiết khắc nghiệt

Đây là một trong những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà hầu như sự kiện ngoài trời nào cũng sẽ gặp phải. Bạn cần chuẩn bị kỹ càng các phương án giải quyết cho những trường hợp thời tiết thay đổi.

tổ chức sự kiện ngoài trời

Thời tiết khắc nghiệt

5.3 Trẻ đi lạc

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời còn có vấn đề trẻ đi lạc vì đây không còn là chuyện hiếm gặp trong một sự kiện ngoài trời. Vì vậy, bạn cần thuê một đội ngũ an ninh chuyên nghiệp để giải quyết những tình huống phát sinh.

5.4 Sự ồn ào và hỗn loạn

Như đã nói, sự kiện ngoài trời là nơi của sự tự do nên khó kiểm soát sự ồn ào. Điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến khu vực xung quanh và khiến công an đến nhắc nhở.

quy định về tổ chức sự kiện ngoài trời

Sự kiện ngoài trời thường rất hỗn loạn và ồn ào

>>>> Đừng bỏ qua: Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói, mới nhất | AIT Group

6. Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp – AIT Group

Để xử lý những vấn đề rủi ro một cách gọn gàng và có một sự kiện ngoài trời thành công rực rỡ thì bạn cần có một đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp. Một trong các đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam mà bạn nên lựa chọn là AIT Group.

tổ chức sự kiện ngoài trời

AIT Group tổ chức sự kiện ngoài trời Honda EMC 2020

trung tâm tổ chức sự kiện ngoài trời

Ngày hội VNPT 2020 do AIT Group tổ chức

AIT Group là công ty Quảng cáo Thương mại và Công nghiệp Hà Nội với hơn 25 phát triển. Chúng tôi đã và đang là đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội và toàn quốc cho nhiều doanh nghiệp lớn như Honda, Piaggio, Microsoft Việt Nam… Điều khiến các doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn hợp tác với AIT vì các ưu điểm sau đây.

  • Một trong số ít các công ty quảng cáo tại Việt Nam đầu tư và phát triển cho riêng mình một nhà máy sản xuất.
  • Tiên phong trong công nghệ: sản xuất những tấm poster, banner,… đa dạng, độc đáo mang thương hiệu cá nhân AIT Group.
  • Một trong số ít những công ty quảng cáo phục vụ trọn gói tất cả từ lên ý tưởng, thiết kế, thực hiện chương trình…
  • Nhân viên dày dặn kinh nghiệm.

Thông tin liên hệ:

>>>> Click xem ngay: Tổ chức sự kiện tất niên cuối năm cho công ty cực ấn tượng

Trên đây là thông tin mà AIT Group đã tổng hợp được về kinh nghiệm, quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp. Hy vọng bạn có thể hiểu hơn về sự kiện ngoài trời và có thể chọn AIT Group là ứng cử viên sáng giá cho lựa chọn của bạn! Hãy theo dõi AIT Group để cập nhật nhiều kinh nghiệm về việc tổ chức sự kiện nhé!

>>>> Bài viết liên quan:

5 3 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline