Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm kèm quy trình trọn gói

Ngày đăng: 09/03/2022

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm là hoạt động đang trở nên phổ biến ở các doanh nghiệp lớn hiện nay. Đây là hoạt động nhằm nâng cao danh tiếng cho doanh nghiệp và tăng doanh thu đối với sản phẩm mới ra mắt. Để tìm hiểu thêm về hoạt động này, mời bạn đến với bài viết dưới đây của AIT Group nhé!

>>>> Tìm hiểu chi tiết: Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín 

1. Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm là gì?

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm là một sự kiện doanh nghiệp giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới đến khách hàng, đối tác. Đây cũng là dịp để thương hiệu tạo dấu ấn trong lòng người tiêu dùng, thị trường. Một sản phẩm có tung ra thị trường thành công hay không sẽ chịu ảnh hưởng rất nhiều từ việc tổ chức họp báo ra mắt. Đồng thời, sự kiện này cũng giữ vai trò quan trọng trong chiến lược Marketing sản phẩm của doanh nghiệp.

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Tổ chức sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm (Ảnh minh họa)

2. Vai trò, lợi ích của buổi họp báo ra mắt sản phẩm trong Marketing

Một sự kiện nào cũng đều có thể là một cách truyền thông, quảng bá vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên, tại các sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm thường sẽ có sự xuất hiện của nhiều đơn vị báo chí và phương tiện truyền thông khác. Điều này sẽ giúp sản phẩm của doanh nghiệp đến gần người tiêu dùng hơn rất nhiều.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới bằng buổi họp báo còn mang lại rất nhiều lợi ích cho chiến dịch Marketing của doanh nghiệp như:

  • Tăng sự tin tưởng đối với khách hàng và đối tác: Hình ảnh, thông tin của sản phẩm được đăng tải trên các phương tiện truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp gây dựng được sự uy tín, đáng tin cậy trong lòng khách hàng và đối tác.
  • Tăng cơ hội phát triển, hợp tác với các đối tác tiềm năng: Họp báo ra mắt sản phẩm không chỉ là dịp để thu hút khách hàng mời mà còn là thời điểm để doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin đến đối tác để họ hiểu hơn về sản phẩm mới.
  • Tạo hiệu ứng lan truyền: Việc sản phẩm được đăng tải trên báo chí, truyền hình cũng sẽ giúp doanh nghiệp được nhắc đến rộng rãi trên các nền tảng xã hội. Điều này sẽ giúp người tiêu dùng dễ dàng tiếp cận và cập nhập thông tin về sản phẩm một cách nhanh chóng.
Tổ chức buổi ra mắt sản phẩm

Tại sao phải tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm? (Ảnh minh họa)

3. Quy trình chuẩn bị, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm, phim mới

Để tổ chức thành công buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới cần phải trải qua nhiều bước. Dưới đây là quy trình 8 bước mà bạn có thể tham khảo:

3.1 Xác định yêu cầu, mục tiêu tổ chức

Bước đầu tiên mà bạn cần chuẩn bị cho buổi họp báo ra mắt sản phẩm đó chính là xác định mục tiêu, mục đích của sự kiện. Việc xác định mục đích, mục tiêu rõ ràng, chi tiết cho buổi họp báo sẽ giúp bạn dễ dàng đo lường và đánh giá độ hiệu quả của sự kiện.

Họp báo ra mắt sản phẩm

Xác định yêu cầu, mục tiêu tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm (Ảnh minh họa)

Vì vậy, bạn nên xây dựng yêu cầu, mục tiêu của sự kiện là các số liệu, thông tin có thể thống kê và không nên lựa chọn theo cảm tính. Một số mục tiêu cho sự kiện họp báo ra mắt mà bạn có thể tham khảo là số tin bài liên quan được đăng trên báo; số lượng cơ quan báo chí, truyền hình tham gia sự kiện…

3.2 Lên nội dung, kịch bản buổi họp báo ra mắt sản phẩm

Nội dung, kịch bản là các yếu tố quyết định sự thành công của buổi họp báo ra mắt sản phẩm. Bạn nên đầu tư xây dựng nội dung buổi họp báo ra mắt sản phẩm thật sáng tạo để thu hút nhà báo, công chúng quan tâm hơn đến sự kiện. Lưu ý, thông tin về sản phẩm sắp ra mắt phải được nhắc lại thường xuyên trong phần nội dung buổi họp báo.

Họp báo ra mắt sản phẩm

Xây dựng kịch bản, nội dung cho buổi họp báo (Ảnh minh họa)

Đối với phần kịch bản MC, bạn cần kiểm tra thật cẩn thận nội dung bên trong. Ngoài ra, trước ngày tổ chức buổi họp báo, bạn cần xác nhận danh sách khách mời sẽ tham gia để chỉnh sửa kịch bản chương trình chính xác nhất. Đặc biệt, bạn cũng nên thêm phần phát biểu của khách mời về sản phẩm trong phần kịch bản để tăng tính khách quan trong sự kiện ra mắt.

3.3 Xác nhận thời gian, địa điểm tổ chức

Khi lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm, bạn cần lưu ý các điểm sau đây:

– Về thời gian: Để đảm bảo tính thời sự, nóng hổi cho sự kiện ra mắt, bạn nên lựa chọn tổ chức họp báo vào buổi sáng vào các ngày trong tuần. Lý do là vì khi tổ chức vào buổi sáng các cơ quan báo chí sẽ tiến hành đăng tin ngay sau khi buổi họp báo kết thúc. Còn nếu tổ chức buổi tối, các tin tức về sự kiện ra mắt của bạn có thể sẽ được đăng vào tận ngày hôm sau.

Họp báo ra mắt sản phẩm

Xác định địa điểm, thời gian tổ chức buổi họp báo (Ảnh minh họa)

– Về địa điểm: Bạn nên lựa chọn những địa điểm có diện tích rộng rãi và có đầy đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng phục vụ cho sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức họp báo phải nằm ở vị trí di chuyển thuận lợi, dễ tìm đường. Tùy vào quy mô và mục đích của sự kiện họp báo mà bạn có thể lựa chọn tổ chức tại trung tâm hội nghị, khách sạn…

>>>> Tham khảo thêm: 10 địa điểm tổ chức họp báo chuyên nghiệp, lý tưởng nhất

3.4 Xin giấy phép tổ chức

Bạn hãy nhớ xin giấy phép tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm từ các cơ quan chức năng nếu không muốn hủy bỏ chương trình dù đã sắp đến thời gian bắt đầu kiện. Khi xin giấy phép tổ chức, bạn cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ, văn bản sau:

  • Đơn xin phép tổ chức sự kiện họp báo
  • Các giấy tờ liên quan đến sự kiện họp báo như kịch bản chương trình, giấy phép biểu diễn…
  • Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức họp báo giới thiệu sản phẩm

3.5 Lên danh sách khách mời, cơ quan báo chí

Bạn nên chọn lọc các đài truyền hình, cơ quan báo chí phù hợp với sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm để gửi lời mời tham dự chương trình. Sau khi lên được danh sách cơ quan báo đài và khách mời, bạn hãy tiến hành gửi thư mời trực tiếp hoặc gián tiếp qua email. Tuy nhiên, dù gửi thư mời bằng hình thức nào thì nội dung thư vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung về chủ đề, địa điểm và thời gian tổ chức…

Lưu ý: Trước một ngày sự kiện diễn ra, bạn nên gọi xác nhận với cơ quan báo đài và khách mời để chốt số lượng.

Tổ chức buổi ra mắt sản phẩm

Lên danh sách khách mời, các cơ quan báo đài (Ảnh minh họa)

3.6 Chuẩn bị tài liệu cho buổi họp báo

Bạn nên chuẩn bị tài liệu cho buổi họp báo thật chi tiết để khách mời, phóng viên hay nhà báo đều có thể nắm rõ timeline của sự kiện cũng như nắm được những thông tin liên quan. Tuy nhiên, bạn chỉ nên phát tài liệu khi sự kiện đã diễn ra được một nửa để tránh tính trạng nhà báo và phóng viên ra về quá sớm.

Một bộ tài liệu cho buổi họp báo ra mắt sản phẩm thường sẽ bao gồm những thông tin như sau:

  • Thông cáo báo chí: Đây là tài liệu về doanh nghiệp, sản phẩm sắp ra mắt
  • Thông tin chi tiết về sản phẩm mới
  • Bảng thuyết trình về sản phẩm sẽ được giao MC
  • Slide thuyết trình hoặc video giới thiệu về sản phẩm
  • Bài phát biểu của ban lãnh đạo doanh nghiệp, đối tác, đơn vị tài trợ, cảm nhận của khách hàng đã dùng thử sản phẩm

3.7 Trang trí backdrop, setup sự kiện

Đây là công việc cần được triển khai trước khi sự kiện được tổ chức từ 1-2 ngày. Ngoài ra, bạn cũng nên tổng duyệt trước chương trình họp báo ra mắt sản phẩm để sớm phát hiện những sự cố có thể xảy ra và đưa ra phương án xử lý kịp thời.

Ngoài ra, trong quá trình trang trí, setup cho sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

  • Kiểm tra hệ thống ánh sáng, âm thanh
  • Xây dựng đội ngũ bảo an kiểm soát tại các cửa ra vào
  • Kiểm tra hệ thống báo cháy và phòng cháy chữa cháy tại địa điểm tổ chức
  • Kiểm tra lại tài liệu họp báo, thông cáo báo chí, video giới thiệu sản phẩm và các dụng cụ như bảng tên, thẻ ra vào, quà tặng cho khách mời…
  • Thảo luận với MC về nội dung trọng tâm nhấn mạnh trong kịch bản, lưu ý về thời gian cho từng phần của chương trình…
  • Làm việc, dặn dò các lưu ý quan trọng với đội ngũ lễ tân, PG
Tổ chức buổi ra mắt sản phẩm

Trang trí backdrop, setup sự kiện (Ảnh minh họa)

3.8 Tiến hành tổ chức buổi họp báo giới thiệu sản phẩm

Tất cả các thành viên ban tổ chức phải có mặt tại địa điểm tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm trước 2 tiếng để tiến hành kiểm tra lại toàn bộ thiết bị, nội dung liên quan trong chương trình. Việc này sẽ giúp giảm thiểu sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức xuống mức thấp nhất.

tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Tổ chức buổi họp báo ra mắt phim (Ảnh minh họa)

Khi kết thúc sự kiện họp báo, đại diện doanh nghiệp nên gửi lời cảm ơn chân thành đến khách mời, các đơn vị truyền thông đã dành thời gian đến tham dự chương trình. Bằng cách này, phía phóng viên, nhà báo sẽ có thiện cảm với doanh nghiệp và sẽ viết các bài báo, tin tức về sản phẩm mới của doanh nghiệp một cách đầy đủ, thu hút nhất.

>>>> Đọc thêm: Lập kế hoạch ra mắt sản phẩm mới thành công chỉ với 4 bước

4. Lưu ý để tổ chức buổi họp báo ra mắt phim, sản phẩm thành công

4.1 MC chương trình

MC chính là người góp phần tạo nên sự thành công của buổi họp báo đồng thời là cầu nối kết nối doanh nghiệp với cơ quan báo đài, khách mời. Vì vậy, bạn cần lựa chọn MC cho sự kiện thật cẩn thận và phải đáp được những tiêu chí sau:

  • MC dẫn rành mạch, đúng nội dung trong kịch bản
  • MC không nên nhắc lại hoặc tóm tắt các phát biểu của khách mời, đại diện doanh nghiệp vì có thể dẫn đến tình trạng sai lệch thông tin
  • MC phải biết hâm nóng bầu không khí và làm giảm căng thẳng trong quá trình họp báo diễn ra

4.2 Nội dung kịch bản

Bạn cần kiểm tra nội dung buổi họp báo lại nhiều lần để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và làm nổi bật được thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Bạn không nên đưa quá nhiều thông tin thừa thải vào nội dung buổi họp báo để tránh gây lang man, nhàm chán cho khách mời tham gia. Bạn hãy chuẩn bị nội dung kịch bản chương trình thật rõ ràng, đơn giản để khách mời có thể dễ dàng mắt bắt được thông tin cần thiết.

to chuc hop bao ra mat san pham

Nội dung kịch bản nên được xây dựng chi tiết, cẩn thận (Ảnh minh họa)

4.3 Trang thiết bị sự kiện

Một sự kiện không có sự hỗ trợ của các thiết bị ánh tháng, âm thanh, màn hình LED… sẽ dễ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán, không ấn tượng. Vì vậy, bạn nên kiểm tra thật kỹ các thiết bị trước khi tổ chức sự kiện để tránh sự kiện đáng tiếc xảy ra. Ngoài ra, bạn cũng có thể thuê một đơn vị quản lý chuyên nghiệp để quản lý, giám sát các thiết bị hỗ trợ trong sự kiện.

5. Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp, trọn gói AIT Group

AIT là công ty Quảng cáo Thương mại và Công nghiệp uy tín hàng đầu với hơn 25 kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại Hà Nội. Cùng sự chuyên nghiệp và chất lượng của mình, AIT đã từng thực hiện nhiều dự án cho các công hàng đầu như: Họp báo ra mắt công ty Thép Sông Hồng, họp báo công bố thành lập Hiệp hội các nhà sản xuất xe máy tại Việt Nam…

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

AIT Group – Đơn vị tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp

Chúng tôi rất vinh dự khi được nhiều đơn vị, doanh nghiệp tín nhiệm để đăng ký dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm, ra mắt phim hoặc các dự án mới trên thị trường. Hơn nữa, không chỉ chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện, AIT Group còn sẽ giúp bạn chuẩn bị kịch bản, thuê trang thiết bị và nhân dự cho sự kiện. Vì vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm với dịch vụ trọn gói của chúng tôi.

Thông tin liên hệ:

6. Vì sao bạn nên chọn chúng tôi là đơn vị tổ chức sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm?

Đến với dịch vụ tổ chức events của AIT, bạn sẽ được các quyền lợi:

  • Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao tư vấn chi tiết, miễn phí
  • Hỗ trợ xây dựng toàn bộ kế hoạch một cách chi tiết
  • Cung cấp cho khách hàng những địa điểm tổ chức, sự kiện hội thảo chất lượng
  • Đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng
  • Hệ thống trang thiết bị tiên tiến, hiện đại
  • Giúp khách hàng lựa chọn những tiết mục biểu diễn văn nghệ theo yêu cầu
  • Giải quyết các vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện, hội thảo

7. Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm tại AIT

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm là công việc đòi hỏi phải có sự chuẩn bị thật chu đáo và chỉnh chu. Do đó, để đảm bảo buổi họp báo thành công, bạn có thể tham khảo các quy trình dưới đây:

  • Xây dựng kế hoạch chi tiết cho buổi họp báo
  • Chuẩn bị kịch bản chương trình
  • Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức
  • Xin giấy phép tổ chức chương trình
  • Chuẩn bị danh sách khách mời, cơ quan truyền thông đến dự buổi họp báo
  • Chuẩn bị tài liệu cho buổi họp báo
  • Tiến hành chuẩn bị, thi công
  • Tổ chức buổi họp báo
Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Quy trình họp báo giới thiệu sản phẩm mới

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm là phương thức hiệu quả giúp doanh nghiệp đến gần hơn với người tiêu dùng. Trên đây là tất cả các thông tin, quy trình cũng như đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức họp báo mà bạn có thể tham khảo. Nếu cần tư vấn hoặc tham khảo chi tiết hơn về dịch vụ, hãy liên hệ với AIT Group ngay nhé!

5 1 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline