Tổ chức hội thảo hội nghị là gì? Quy trình & mẫu timeline chi tiết

Ngày đăng: 27/03/2022

Bạn muốn tổ chức hội thảo, hội nghị cho công ty của mình? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình và timeline tổ chức hội nghị mẫu và có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức hội thảo trọn gói uy tín? AIT Group có thể giúp bạn những việc này. Cùng tìm hiểu thông tin dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo dưới đây nhé!

>>>> Tham khảo thêm: Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín  

MỤC LỤC

1. Tổ chức hội thảo hội nghị là gì?

1.1 Tổ chức hội thảo là gì?

Hội thảo là cuộc gặp mặt, họp mặt của nhóm người có cùng mối quan tâm tại một địa điểm và thời gian đã định trước nhằm thảo luận về nội dung đang quan tâm đó. Các buổi hội thảo này sẽ làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề một cách khoa học.

Tổ chức hội thảo là buổi thảo luận về một số vấn đề, là cuộc đối thoại chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về vấn đề thực tiễn được đặt. Buổi hội thảo không những giúp nâng cao hình ảnh của thương hiệu mà còn có thể tạo được lòng tin cho khách hàng. Bên cạnh đó, những cuộc hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và giải quyết được các vấn đề còn đang tồn đọng.

tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo, hội nghị (Ảnh minh họa)

1.2 Tổ chức hội nghị là gì?

Tổ chức hội nghị là cuộc họp quan trọng có tổ chức nhằm bàn về các vấn đề lớn, bàn bạc công việc, chủ đề cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động trong thời gian qua, rút kinh nghiệm và đưa phương hướng hoạt động cho tương lai. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức chương trình của doanh nghiệp, công ty mà sự kiện hội nghị sẽ có những hình thức thực hiện khác nhau.

>>>> Tìm Hiểu Chi Tiết: Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Điểm khác nhau giữa 2 hình thức

2. Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị hội thảo

  • Xây dựng thương hiệu: Tổ chức buổi hội thảo cũng như nhiều doanh nghiệp xem như 1 hoạt động marketing nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu, nâng cao sự uy tín. Các sự kiện hội thảo sẽ được trang trí background và tổ chức theo phong cách phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, từ đó, đưa hình ảnh công ty đến gần khách hàng hơn.
  • Tạo lòng tin: Nếu buổi hội thảo được tổ chức với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức sẽ thu hút sự chú ý, quan tâm của nhiều người. Đặc biệt, khi sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ gây được ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tạo dựng lòng tin mạnh hơn đối với thương hiệu.
  • Quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Qua các chương trình hội thảo, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty. Những video giới thiệu doanh nghiệp hay những thước phim trình chiếu nhiều lần về sản phẩm, dịch vụ khi đón khách mời tham dự cũng vô tình khiến người xem ghi nhớ.
  • Giải quyết các vấn đề tồn đọng: Hội thảo tổ chức nội bộ công ty thường là các buổi dành để giải quyết các vấn đề chuyên biệt, chuyên môn. Trong các buổi này, chủ đề quan tâm sẽ xoay quanh đến các vấn đề thực tiễn gặp phải của doanh nghiệp. Người diễn giả cũng như người tham gia sẽ đưa ra và thảo luận về vấn đề nhằm giải quyết những cái khó khăn, khuất mắt còn tồn đọng.

3. Các hình thức tổ chức chương trình hội thảo, hội nghị phổ biến

Bạn đã biết về những hình thức tổ chức hội nghị hội thảo, hội nghị phổ biến hiện nay chưa? Nếu chưa, hãy cùng tham khảo các hình thức dưới đây nhé!

3.1 Hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động được tổ chức thường xuyên của các công ty nhằm thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng, đối tác đã tin tưởng, đồng hành, sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Đặc biệt, trong buổi tổ chức sự kiện tri ân khách hàng thường có lễ vinh danh, tri ân nhà phân phối, đại lý, khách hàng thân thiết.

tổ chức hội nghị hội thảo

Sự kiện tri ân khách hàng (Ảnh minh họa)

3.2 Hội thảo bảo hiểm nhân thọ

Hội thảo bảo hiểm nhân thọ hay còn được gọi là hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ. Đây thường là sự kiện do các doanh nghiệp bảo hiểm tổ chức. Buổi hội thảo được xem như là kênh để doanh nghiệp bảo hiểm quảng bá sản phẩm của mình đến với các khách hàng tiềm năng. Đặc biệt là các sản phẩm hoặc các ưu đãi mới trong chương trình bảo hiểm của công ty. Mục đích là thu hút khách hàng mua gói bảo hiểm.

đơn vị tổ chức hội thảo

Sự kiện hội thảo bảo hiểm nhân thọ (Ảnh minh họa)

3.3 Hội thảo khách hàng

Hội thảo khách hàng khác với hội nghị tri ân khách hàng về mục đích của buổi sự kiện. Hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức nhằm tri ân, gửi lời cảm ơn của doanh nghiệp đến các khách hàng, đối tác thân thiết. Trong khi đó, tổ chức hội thảo khách hàng là cuộc họp có tổ chức nhằm đối thoại, bàn luận về sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ mới tới các khách hàng thân thiết.

tổ chức hội thảo

Sự kiện hội nghi khách hàng (Ảnh minh họa)

3.4 Tổ chức hội thảo online

Tổ chức hội thảo online (hay còn gọi là trực tuyến hoặc webinar) là những cuộc họp, hội thảo trực tuyến của diễn giải và những khách mời tham gia vốn có sự hạn chế về mặt địa lý hoặc do bối cảnh xung quanh tác động. Hội thảo trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí và thời gian tổ chức sự kiện. Hình thức này yêu cầu người tham dự phải có kết nối Internet để tham gia tương tác và chia sẻ dữ liệu trực tuyến với nhau.

tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo trwucj tuyến (Ảnh minh họa)

3.5 Hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là hình thức hội thảo nhằm công bố hoặc thảo luận về các vấn đề, kết quả nghiên cứu khoa học. Chính vì lý do đó, hội thảo khoa học sẽ không mang lại quá nhiều ý nghĩa về quảng bá doanh nghiệp.

3.6 Tổ chức hội thảo chuyên đề

Đây là buổi hội thảo chỉ xoay quanh một vấn đề chính và chỉ có một diễn giả trình bày. Vấn đề này thường là các vấn đề thực tiễn hoặc cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh. Để buổi hội thảo được diễn ra thành công, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên đề chi tiết, kỹ lưỡng.

tổ chức hội nghị hội thảotổ chức hội nghị hội thảo

Buổi hội thảo chuyên đề (Ảnh minh họa)

3.7 Hội thảo du học

Tại hội thảo du học, người tham gia sẽ được giải đáp tất cả các thắc mắc về vấn đề du học. Bên cạnh đó, hội thảo còn giúp các công ty cung cấp dịch vụ du học tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

3.8 Tổ chức workshop

Mục đích chính của workshop là để mọi người cùng chia sẻ kinh nghiệm trong công việc. Ngoài ra, workshop còn giúp người tham gia nắm rõ các thông tin về doanh nghiệp cũng như sản phẩm của công ty.

3.9 Hội thảo tập huấn

Hội thảo tập huấn thường có quy mô lớn hơn workshop. Hình thức hội thảo này sẽ được công ty tổ chức cho nhân viên của mình nhằm nâng cao kiến thức, kinh nghiệm.

đơn vị tổ chức hội thảo

Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến hiện nay (Ảnh minh họa)

4. Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo qua 5 bước chi tiết

Để tổ chức một buổi hội thảo tốt, chúng ta cần phải trải qua rất nhiều bước. Dưới đây là quy trình tổ chức hội thảo của công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội AIT Group mà bạn có thể tham khảo qua.

4.1 Bước 1: Xác định chủ đề của sự kiện hội thảo

Đầu tiên, bạn cần xác định chủ đề của buổi hội thảo là gì. Việc xác định được đúng chủ đề sẽ giúp ích cho bạn khi xây dựng cũng như lên kế hoạch cho buổi hội thảo một cách chỉn chu hơn.

tổ chức hội thảo

Xác định chủ đề của sự kiện hội thảo (Ảnh minh họa)

4.2 Bước 2: Lên kế hoạch chương trình hội thảo

Tiếp theo, bạn cần lên kế hoạch cùng kịch bản cụ thể cho chương trình của buổi hội thảo. Một kế hoạch chương trình hội thảo sẽ bao gồm những công việc sau:

  • Mục tiêu mà hội thảo cần đạt được
  • Xác định nội dung, kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết
  • Thời gian và địa điểm tổ chức
  • Kinh phí cần chuẩn bị để tổ chức
  • Xác định đơn vị sẽ tổ chức hội thảo, hội nghị
  • Xây dựng danh sách khách mời
  • Xây dựng chương trình hội thảo
tổ chức hội thảo

Lên kế hoạch chương trình hội thảo (Ảnh minh họa)

>>>> Xem Chi Tiết: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết với 7 bước

4.3 Bước 3: Tiến hành các công việc chuẩn bị cho hội thảo

Để chuẩn bị cho hội thảo, đầu tiên bạn cần chuẩn bị về không gian và các dịch vụ sẽ đi kèm trong buổi hội thảo. Bên cạnh đó, việc in ấn tài liệu, gửi thư cho khách mời cũng cần được hoàn thành trước khi buổi hội thảo diễn ra.

4.4 Bước 4: Tiến hành chương trình hội thảo

Khi hội thảo được diễn ra, bạn phải chú ý trong công tác đón tiếp khách mời, người tới tham dự hội thảo. Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý, điều phối các bộ phận tổ chức để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra theo đúng như kịch bản đã dự định.

tổ chức hội nghị hội thảo

Tiến hành chương trình hội thảo (Ảnh minh họa)

4.5 Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

Khi kết thúc buổi hội thảo, bạn nên tổ chức tặng quà lưu niệm cho khách mời, người tới tham dự. Điều này sẽ giúp cho khách hàng có ấn tượng, thiện cảm tốt với doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên ghi lại biên bản của buổi hội thảo để rút ra được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.\

5. Timeline mẫu kịch bản chương trình hội thảo trọn gói

Dưới đây là mẫu timeline chương trình hội nghị hội thảo tổng quan cho bạn tham khảo. Qua mẫu timeline này, bạn có thể thêm hoặc bớt đi một số hoạt động, chi tiết để phù hợp với mục đích, tính chất của buổi sự kiện.

STT Thời gian Công việc Chi tiết Phụ trách
1 30 phút Đón tiếp khách Hướng dẫn đỗ xe

Hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực tổ chức

Hỗ trợ chụp hình cho khách mời

Kiểm tra lại công tác chuẩn bị sự kiện

Bảo vệ

Lễ tân

Đại diện DN

Media

Toàn bộ e-kip

2 15 phút Khai mạc sự kiện Văn nghệ mở màn

MC tuyên bố lý do

Giới thiệu thành phần tham gia

Ca sĩ, nhóm nhảy

MC

3 10 phút Đại diện doanh nghiệp phát biểu MC mời đại diện lên phát biểu, giới thiệu về sản phẩm, công ty Đại diện DN
4 10 phút Trình chiếu video Chiếu video tổng kết/ ra mắt sản phẩm/ giới thiệu về doanh nghiệp Kỹ thuật viên
5 10 phút Khai tiệc Đại diện phát biểu tuyên bố khai tiệc Đại diện DN
6 30 phút Tham gia mini game MC giải thích trò chơi và mời người tham gia

Kết thúc trò chơi, đại diện công ty trao tặng phần thưởng cho người thắng

MC

Đại diện DN

Lễ tân

7 20 phút Văn nghệ MC giới thiệu lần lượt các tiết mục văn nghệ Ca sĩ, nhóm nhảy
8 15 phút Quay số trúng thưởng MC tổ chức chơi vòng quay trúng thưởng và trao quà cho người có số may mắn MC

Lễ tân

9 15 phút Gửi lời cảm ơn và tặng quà cho khách tham dự MC gửi lời cảm ơn đến khách tham dự

MC mời khách lên sân khấu nhận quà và chụp ảnh lưu niệm

MC

Lễ tân
Đại diện DN

Media

10 10 phút Bế mạc Thông báo kết thúc chương trình và hẹn gặp lại

Hướng dẫn khách di chuyển ra về

MC

Lễ tân

Đại diện DN

11 Dọn dẹp Thu dọn đồ đạc và vệ sinh hội trường Hậu cần

6. TOP 5 địa điểm tổ chức hội thảo lý tưởng

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị sẽ phụ thuộc vào quy mô tổ chức của bạn là lớn hay nhỏ. Hơn nữa, chi phí đầu tư cho sự kiện của bạn là bao nhiêu? Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hãy cùng tham khảo về 05 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội phù hợp với nhiều quy mô và tính chất sự kiện khác nhau dưới đây:

  • Tràng An Palace: Phù hợp cho những buổi dạ tiệc tối, cuộc gặp gỡ tất niên hay những sự kiện văn hóa, giải trí đặc biệt
  • Trung tâm hội nghị Quốc gia: Gồm hệ thống phòng họp, sảnh tòa nhà, huôn viên sân vườn… phù hợp hầu hết với mọi nhu cầu tổ chức, loại hình sự kiện trong nhà và ngoài trời mang tầm cỡ quốc tế.
  • Meliá Hanoi: có chi phí đắt đỏ nhất nhưng về chất lượng thì chắc chắn sẽ không khiến bạn thất vọng. Đến với Meliá Hanoi, Mặc dù có chi phí đắc đỏ nhưng đây là nơi đáp ứng tốt nhất nếu bạn muốn tổ chức một buổi hội thảo đẳng cấp, sang trọng.
  • Pullman: Địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng, đẳng cấp hàng đầu. Nơi này có đầy đủ hệ thống phòng hội nghị, phòng chức năng hiện đại, chất lượng cao.
  • Asean Resort: Nếu bạn muốn buổi hội nghị hội thảo được tổ chức một cách độc đáo, có dấu ấn riêng thì hãy cân nhắc đến cái tên Asean Resort. Đây là lựa chọn hoàn hảo khi tổ chức hội nghị hội thảo kết hợp với du lịch nghỉ dưỡng

7. Lưu ý khi tổ chức hội nghị hội thảo cần biết

Tổ chức một buổi hội thảo thành công, đạt được kết quả tốt là một điều khá khó khăn cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, hãy đến với những kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo dưới đây để sở hữu cho mình những kiến thức bổ ích nhé!

5.1 Lên chủ đề, mục tiêu chương trình hội thảo

Việc lên chủ đề, mục tiêu chương trình hội thảo là một trong những công tác quan trọng. Chính vì vậy, để thực hiện tốt công việc này, bạn nên lưu ý xây dựng chủ đề ngắn gọn nhưng vẫn phải chứa đựng đủ hàm ý của buổi thảo.

tổ chức hội thảo

Lên chủ đề, mục tiêu chương trình hội thảo (Ảnh minh họa)

5.2 Lựa chọn khách mời phù hợp

Những chuyên gia, khách mời trong buổi hội thảo chính là những yếu tố góp phần làm nên sự uy tín, thành công của sự kiện. Do đó, bạn nên lựa chọn khách mời phù hợp, nổi tiếng trong ngành, nghề hoặc lĩnh vực mà nội dung buổi hội thảo hướng đến.

đơn vị tổ chức hội thảo

Lựa chọn khách mời phù hợp (Sự kiện do AIT tổ chức)

5.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý

Không gian, địa điểm tổ chức buổi hội thảo phải phù hợp với quy mô của hội thảo. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến những tiện ích đi kèm với phòng tổ chức như: Sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, thiết bị âm thanh…

tổ chức hội thảo

Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý (Sự kiện do AIT tổ chức)

5.4 Lên chương trình truyền thông sự kiện

Hoạt động truyền thông là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi hội thảo. Tuy nhiên, thời gian truyền thông không nên quá sớm cũng không nên quá muộn. Thời gian phù hợp nhất để truyền thông cho sự kiện là khoảng từ 1 – 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.

tổ chức hội nghị hội thảo

Lên chương trình truyền thông sự kiện (Ảnh minh họa)

5.5 List danh sách người tham dự buổi hội thảo

Mục đích chính mà buổi hội thảo hướng đến đó chính là xây dựng và tìm kiếm các mối quan hệ với khách hàng. Do đó, bạn có thể sử dụng các hình thức như điền form, khảo sát… để việc lấy thông tin được hiệu quả hơn.

5.6 Mẫu timeline chương trình sự kiện hội thảo trọn gói

Một việc không kém phần quan trọng trong công tác tổ chức hội nghị hội thảo đó chính là lên timeline cho chương trình. Dưới đây là mẫu timeline chương trình sự kiện hội thảo trọn gói mà bạn có thể tham khảo.

tổ chức hội thảo

Mẫu timeline chương trình sự kiện hội thảo trọn gói (Nguồn: Internet)

>>>> THAM KHẢO THÊM: Tổ chức hội thảo bảo hiểm nhân thọ thế nào để thành công?

6. Ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo ấn tượng

Sự kiện hội thảo thường kéo dài từ 1 đến 2 ngày. Do đó, doanh nghiệp có thể kết hợp tiệc liên hoan, tiệc nhẹ với tổ chức hội thảo. Mặc dù không phải là ý tưởng mới nhưng việc tổ chức buổi hội thảo kết hợp với các bữa tiệc nhẹ sẽ giúp người tham gia cảm thấy hài lòng, mang đến trải nghiệm tốt hơn khi đến dự sự kiện. Tùy theo tính chất buổi hội thảo mà bạn có thể sắp xếp thời gian dùng tiệc là giữa chương trình hoặc sau khi kết thúc.

Gợi ý tiếp theo chính là tổ chức kết hợp với mini game, tiết mục văn nghệ. Thông thường các buổi hội thảo thường diễn ra khô khan, cứng nhắc. Do đó, bạn có thể thử tổ chức hội thảo kết hợp với các tiết mục văn nghệ đề tạo sự lôi cuốn, hấp dẫn hoặc tổ chức các trò chơi nhằm tăng sự thú vị hơn.

7. Dự toán kinh phí tổ chức hội thảo

Chi phí tổ chức chương trình sự kiện hội nghị phụ thuộc vào quy mô sự kiện và yêu cầu của khách hàng. Do đó, chi phí này cũng sẽ không cố định mà biến động theo yêu cầu, hình thức tổ chức, quy mô, thời gian diễn ra… Do đó, bạn hãy liên hệ ngay với AIT qua hotline 0983 027 448 – 0913 318 464 để được tư vấn thêm thông tin và báo giá chi tiết.

8. Nên chọn đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo nào tốt tại Hà Nội?

Công ty Quảng cáo Thương mại và Công nghiệp Hà Nội AIT là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị. Với hơn 25 kinh nghiệm, AIT tự hào mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời và hài lòng nhất. Đến với AIT, bạn sẽ được:

  • Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên môn cao tư vấn chi tiết, miễn phí
  • Hỗ trợ xây dựng toàn bộ kế hoạch một cách chi tiết
  • Cung cấp cho khách hàng những địa điểm tổ chức, sự kiện hội thảo chất lượng
  • Đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng
  • Hệ thống trang thiết bị tiên tiến, hiện đại
  • Giúp khách hàng lựa chọn những tiết mục biểu diễn văn nghệ theo yêu cầu
  • Giải quyết các vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện, hội thảo
đơn vị tổ chức hội thảo

Đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp – AIT Group

Thông tin liên hệ

9. Các chương trình hội nghị do AIT Group tổ chức

Với nhiều năm kinh nghiệm, AIT Group là đối tác của nhiều doanh nghiệp nổi tiếng trong và ngoài nước. Một số chương trình hội nghị mà AIT tổ chức có thể kể đến như: Hội nghị thi bán hàng 2019 của Honda, hội nghị khách hàng BIDV, hội nghị Honda NHC Châu á – Thái Bình Dương… Sau đây là hình ảnh của các chương trình mà AIT đã thực hiện:

tổ chức hội thảo

Sự kiện hội nghị Honda NHC Châu á – Thái Bình Dương

tổ chức hội thảo

Hội nghị khách hàng BIDV

tổ chức hội nghị hội thảo

Chương trình hội nghị thi bán hàng 2019 của Honda

Tổ chức hội thảo là công việc đòi hỏi nhiều kinh nghiệm cũng như công tác chuẩn bị thật chỉn chu. Do đó, việc thuê đơn vị chuyên tổ chức sự kiện phụ trách sẽ giúp chương trình của bạn diễn ra thành công hơn. Nếu cần tư vấn hoặc tìm hiểu thêm về dịch vụ do AIT Việt Nam cung cấp, hãy liên hệ ngay nhé!

5 2 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline