Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo hấp dẫn, chuẩn nhất 2022

Ngày đăng: 11/04/2022

Kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết sẽ giúp chương trình diễn ra thành công hơn. Bài viết sau đây của Đơn vị tổ chức sự kiện Hà Nội – AIT Group sẽ cung cấp đến bạn các bước quan trọng để lên kịch bản để tổ chức hội thảo chỉnh chu, ấn tượng. Hãy xem ngay để nắm rõ chi tiết nhé!

1. Cách lên kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết

Hội thảo là buổi thảo luận về một số vấn đề như chính trị, xã hội, văn hóa… mà mọi người đang quan tâm. Các cuộc hội thảo thường bàn luận về các vấn đề mang tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang xảy ra. Mục đích của việc tổ chức hội thảo là làm sáng tỏ các cơ sở lý luận, các cơ sở thực tiễn của vấn đề… Một buổi hội thảo sẽ gồm những hoạt động như sau:

1.1 Khâu đón tiếp khách mời

  • Thời gian dành cho khâu chuẩn đón tiếp khách mời: 15 – 30 phút

Phần đón tiếp là bước đầu tiên để doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt đồi với khách mời. Vì vậy, khâu đón tiếp khách mời cần được chuẩn bị kế hoạch và lên nội dung rõ ràng. Ngoài ra, ban tổ chức cần bố trí đội ngũ lễ tân khoảng 4-6 người để đón tiếp khách mời tại cổng đi vào.

kịch bản tổ chức hội thảo

Đội ngũ lễ tân đón tiếp khách mời (Ảnh minh họa)

Với buổi hội thảo, đa phần khách tham dự sự kiện là các khách mời tự do và khách mời từ doanh nghiệp, ban lãnh đạo tổ chức, chuyên gia. Ban tổ chức nên quy định khách mời tham dự nên xuất trình thư mời tại bàn lễ tân nhằm giúp khâu kiểm soát số lượng người tham gia dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các công việc như cài hoa, hướng dẫn di chuyển bên trong buổi lễ để có thể chụp hình lưu niệm và ổn định chỗ ngồi.

>>>> Không Nên Bỏ Qua: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết với 7 bước

1.2 Kế hoạch khai mạc

  • Thời gian dành cho phần khai mạc: 15 phút

Trong kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo, bạn cần chuẩn bị từ 1 – 2 tiết mục văn nghệ để mở màn cho chương trình. Tiết mục mở màn như một cách thông báo mọi người nhanh chóng ổn định chỗ ngồi và buổi hội thảo sắp chính thức được bắt đầu. Các tiết mục văn nghệ sẽ tạo không khí sôi động, hứng khởi cho sự kiện. Nhờ đó, khách mời cảm thầy hào hứng và mong chờ buổi hội thảo chuyên nghiệp diễn ra.

Kịch bản tổ chức chương trình hội thảo

Đại diện phát biểu khai mạc sự kiện (Ảnh minh họa)

>>>> Tìm Hiểu Chi Tiết: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết với 7 bước

1.3 Thời gian thảo luận

  • Thời gian thảo luận: 3h – 5h

Thảo luận là phần nội dung chính trong chương trình hội thảo. Với phần thảo luận, kịch bản thường khá đơn giản, nội dung chỉ cần một số gợi ý xoay quanh chủ đề của hội thảo.

Do nội dung buổi hội thảo chỉ đề cập đến một khía cạnh nhỏ của lĩnh vực, phần gợi ý này sẽ giúp diễn giả nói đúng vào trọng tâm điều mà khán giả quan tâm. Ngoài ra, kịch bản nên có những gợi ý câu hỏi tạo sự tương tác của chuyên gia với khách tham dự hội thảo được sôi động hơn. 

Kịch bản tổ chức chương trình hội thảo

Thảo luận tại hội thảo (Ảnh minh họa)

1.4 Kết thúc và tiễn khách mời

  • Thời gian kết thúc và tiễn khách mời: 15 – 30 phút

Ban tổ chức sự kiện hội thảo sẽ phát biểu bế mạc hội thảo và gửi lời cảm ơn chân thành đến những khách mời đã tham gia sự kiện. Người dẫn chương trình có thể mời các chuyên gia, khách tham dự lên sân khấu để chụp hình lưu niệm. Bên cạnh đó, lễ tân sẽ quay lại vị trí cổng chào để tiễn khách mời ra về. 

Kịch bản tổ chức hội thảo

Khách mời tham gia Hội thảo (Ảnh minh họa)

2. Viết kịch bản tổ chức hội thảo cần lưu ý gì?

Để việc lên kịch bản tổ chức hội thảo được chỉnh chu và hoàn thiện nhất, trong quá trình xây dựng kịch bản, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

  • Có kịch bản dẫn cho người dẫn chương trình

Khi xây dựng kịch bản, bạn cần viết lời dẫn chi tiết cho người dẫn chương trình. Điều này giúp người dẫn chương trình phù hợp với chủ đề buổi lễ. Việc lên kế họach trước còn giúp MC có thể thay đổi giọng điệu và ngôn từ để phù hợp với nội dung của chương trình. 

  • Có phân công công việc chi tiết

Kịch bản tổ chức hội thảo cần phân chia công việc rõ ràng cho từng cá nhân, từng bộ phận. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian làm việc mà còn giúp từng bộ phận, cá nhân có trách nhiệm hơn với công việc được giao, đồng thời cũng hạn chế tình trạng thiếu trách nhiệm, ảnh hưởng đến công việc.

  • Lên phương án dự phòng rủi ro

Trong quá trình tổ chức buổi lễ sẽ không tránh khỏi những rủi ro như là thời tiết xấu, sự cố về điện âm thanh, ánh sáng… Do đó, để chương trình hội thảo được diễn ra một cách suôn sẻ, bạn cần có phải lên kế hoạch dự phòng rủi ro có thể xảy ra. Nhờ đó, khi tình huống bất ngờ xảy ra, ban điều hành sẽ dựa vào kịch bản đã được lên kế hoạch cùng kinh nghiệm của bản thân để xử lý những tình huống phát sinh. 

Kịch bản tổ chức hội thảo

Khách mời tham dự đưa ra câu hỏi (Ảnh minh họa)

3. Mẫu kịch bản chương trình hội thảo hay, mới nhất 2022

STT Công việc Thời gian Chi tiết Phụ trách
1 Đón khách mời 30 phút
  • Hướng dẫn, hỗ trợ khách để xe
  • Chào đón khách mời, hướng dẫn khách vào trong sự kiện
  • Chụp ảnh check in cho khách
  • Đưa khách vào vị trí ngồi 
  • Bảo vệ
  • Lễ tân
  • Hậu cần
  • Toàn bộ ekip
2 Khai mạc sự kiện 15 phút
  • Văn nghệ chào mừng
  • Tuyên bố lý do 
  • Giới thiệu khách mời
  • Đội văn nghệ
  • Dẫn chương trình
3 Thảo luận, đặt vấn đề 120 phút
  • Diễn giả cùng các chuyên gia  và mọi người thảo luận vấn đề
  • MC
  • Diễn giả
  • Khách tham dự
4 Nghỉ giải lao, ăn nhẹ 15 phút
  • Giải lao, buổi tiệc ăn nhẹ cho khách tham dự
  • Lễ tân, 
  • Hậu cần
5 Đưa ra lời khuyên và trả lời các câu hỏi 60 phút
  • Diễn giả với các chuyên gia trả lời những câu hỏi đặt ra
  • Diễn giả
6 Tổng kết 15 phút
  • Tổng kết toàn bộ các vấn đề đã trao đổi trong hội thảo
  • Diễn giả
7 Bế mạc 10 phút
  • Dẫn chương trình thông báo kết thúc chương trình
  • Gửi lời cảm ơn và chào tạm biệt khách mời
  • Hướng dẫn khách ra về
  • Dẫn chương trình
  • Lễ tân
8 Dọn dẹp
  • Thu dọn các thiết bị dụng cụ
  • Dọn dẹp vệ sinh
  • Kiểm tra trang thiết bị
  • Hậu cần

Trên đây là các cách xây dựng kịch bản tổ chức hội thảo thành công mà AIT Group mong muốn giới thiệu đến bạn. Nếu bạn đang có ý định thuê một đơn vị tổ chức chương trình hội thảo chuyên nghiệp thì hãy gọi ngay qua hotline 0983 027 448 – 0913 318 464 để được tư vấn chi tiết nhé!

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline