Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết từ A đến Z

Ngày đăng: 23/05/2022

Bạn muốn tham khảo kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết? Bạn muốn có thêm nhiều thông tin về cách thức tổ chức một buổi hội thảo? Bạn cần được tư vấn về việc lên kế hoạch cho buổi hội thảo khoa học? Hãy để Công ty sự kiện Hà Nội AIT Group giải đáp những thắc mắc đó cho bạn qua bài viết dưới đây nhé!

1. Khung kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết

Một bảng kết hoạch tổ chức chương trình hội khảo khoa học đúng chuẩn sẽ bao gồm các nội dung sau đây:

  • Mục đích tổ chức
  • Yêu cầu của hội thảo
  • Khung nội dung hội thảo
  • Thời gian, địa điểm diễn ra hội thảo
  • Thành phần tham dự hội thảo
  • Kinh phí tổ chức
  • Tổ chức thực hiện chương trình
  • Chuẩn bị cho hội thảo
  • Kết thúc hội thảo

1.1 Mục đích tổ chức

Buổi tổ chức hội nghị hội thảo khoa học sẽ hướng đến nhiều mục đích khác nhau. Thông thường, các cuộc hội thảo này sẽ là dịp để mọi người cùng nhau bàn bạc, thảo luận về một đề tài hay vấn đề nào đó. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội cho các chuyên gia cùng ngồi lại để trau dồi, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Nhiều hội thảo tổ chức lồng ghép chương trình quảng cáo hình ảnh thương hiệu và bán hàng vào kế hoạch tổ chức của mình.

kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là sự kiện dạng đặc biệt (Ảnh minh họa)

1.2 Yêu cầu của hội thảo

Một hội thảo được xem là diễn ra thành công khi đã đáp ứng được đúng yêu cầu được đặt ra trong bảng kế hoạch. Những yêu cầu này được xem xét cả về nội dung lẫn hình thức tổ chức.

  • Về nội dung: Hội thảo phải đảm bảo được mục đích ban đầu được đặt ra, duy trì được sự tranh luận lành mạnh. Ngoài ra, hội thảo phải đem đến cho khách mời tham dự những kiến thức khoa học bổ ích, đúng đắn
  • Về hình thức: Hội thảo phải được diễn ra trong tinh thần làm việc chuyên nghiệp nghiêm túc. Bên cạnh đó, các hạng mục cũng phải được thực hiện đúng với kế hoạch đã được dự trù.
chương trình hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học cần được diễn ra trong tinh thần làm việc nghiêm túc (Ảnh minh họa)

>>>> Tìm hiểu thêm: Hội nghị tri ân khách hàng là gì? Cách triển khai và lên ý tưởng

1.3 Khung nội dung hội thảo

Khung nội dung là một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến thành công của một buổi hội thảo. Thông thường, phần nội dung sẽ bao gồm những vấn đề như:

  • Chủ đề: Đây là phần đề cập đến vấn đề chính mà buổi hội thảo sẽ hướng đến. Các chủ đề này thường sẽ được lựa chọn từ những vấn đề đang gây bức xúc cũng như tranh luận trong xã hội.
  • Nội dung: Nội dung tổng quan là mục tóm tắt các phần chính của buổi hội thảo. Bạn có thể trình bày phần này bằng các gạch đầu dòng ngắn gọn để mọi người nhanh chóng nắm được đầy đủ ý. của sự kiện.
  • Kịch bản sơ bộ: Trong phần này, bạn sẽ trình bày những hoạt động sẽ diễn ra tại buổi hội thảo. Thêm vào đó, với mỗi hoạt động, bạn cũng nên liệt kê ra các nội dung đính kèm cũng như thời gian diễn ra để dễ dàng hơn cho việc tổ chức và thực hiện sự kiện.
  • Kịch bản dự phòng: Để đảm bảo ứng biến, dự trù được các tình huống có thể xảy ra trong suốt sự kiện, bạn nên xây dựng sẵn một kịch bản dự phòng cho hội thảo. Ở kịch bản này, bạn hãy đặt ra các tình huống có thể diễn ra và biện pháp để khắc phục chúng, tránh làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hội thảo.

1.4 Thời gian, địa điểm diễn ra hội thảo

Đối với thời gian diễn ra hội thảo, bạn nên cân nhắc để tìm được thời gian phù hợp nhất cho khách mời cũng như bộ phận tổ chức sự kiện. Thông thường, để tạo điều kiện cho mọi người đến tham dự, các buổi hội thảo sẽ được diễn ra vào ngày cuối tuần. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chú ý lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô của hội thảo. Nếu hội thảo của bạn có quy mô lớn, có thể tổ chức ở các khách sạn, địa điểm có sức chứa đông người.

kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học có thể được tổ chức ở những khách sạn với sức chứa lớn (Ảnh minh họa)

>>>> Xem ngay: Tổ chức hội thảo bảo hiểm nhân thọ thế nào để thành công?

1.5 Thành phần tham dự hội thảo

Tùy vào nội dung cũng như mục đích của sự kiện mà thành phần tham dự hội thảo sẽ khác nhau. Nếu là một sự kiện nội bộ, khách mời tham dự sẽ thường là các nhân viên, ban lãnh đạo, cán bộ, doanh nghiệp… Ngược lại, nếu là một sự kiện mở thì thành phần tham dự có thể là những khách mời tự do. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý giới hạn số người tham dự để đảm bảo cho buổi hội thảo được diễn ra thành công, tốt đẹp nhất.

kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học

Thành phần tham dự hội thảo là yếu tố tiên quyết cho thành công của sự kiện (Ảnh minh họa)

Ngoài ra, điều quan trọng nhất để quyết định thành công của một cuộc hội thảo chính là uy tín và trình độ của khách mời hoặc diễn giả, Vì vậy, bạn cần có những khách mời thực sự uy tín và có trình độ để có thể truyền đạt được hết các thông tin tới khách tham dự.

1.6 Tổ chức thực hiện chương trình

Trước khi tổ chức hội thảo, bạn nên xây dựng trước một bảng nội dung công việc và phân công cho từng bộ phận cụ thể. Dựa vào bảng phân công đó, bạn sẽ dễ dàng giám sát tiến độ thực hiện các hạng mục cũng như dễ dàng điều phối chương trình hơn.

Bên cạnh đó, nếu có một tình huống phát sinh khi tổ chức thực hiện chương trình, các bộ phận thực hiện cần nhanh chóng thông tin cho cấp trên để kịp thời khắc phục, đưa ra giải pháp tốt nhất. Bạn cũng cần gửi trước nội dung chương trình và các vấn đề cần thảo luận tới các khách mời, diễn giả để họ có thể chuẩn bị tốt nhất cho hội thảo.

1.7 Kinh phí tổ chức

Kinh phí tổ chức hội thảo sẽ được xây dựng dựa trên ngân sách của sự kiện và tình hình thực tế. Thông thường, trong bảng kinh phí sẽ bao gồm các hạng mục cần thiết và số tiền phù hợp để thực hiện hạng mục đó. Và cũng như mọi sự kiện khác, bạn nên có phần ngân sách dự trù cho các hạng mục sẽ phát sinh khi thực hiện chương trình.

2. Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết

Để buổi hội thảo được diễn ra thành công tốt đẹp thì khâu lên kế hoạch đóng vai trò rất quan trọng. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về giai đoạn này thì có thể tham khảo hai mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết dưới đây:

mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết (Nguồn: Inernet)

>>>> Khám phá thêm: Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Điểm khác nhau giữa 2 hình thức

Trên đây là kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng những kiến thức trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tổ chức một buổi hội thảo khoa học. Nếu bạn cần tư vấn hoặc tìm hiểu thêm về quá trình tổ chức này, hãy liên hệ với AIT Việt Nam qua thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ

5 1 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline