Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến (online) hiệu quả

Ngày đăng: 07/06/2022

Kế hoạch tổ chức hội thảo trực tuyến chất lượng sẽ giúp buổi sự kiện đi đúng hướng và đạt hiệu quả cao hơn. Bài viết dưới đây của Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội – AIT Group sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin mà bạn có thể chuẩn bị để tổ chức buổi hội thảo trực tuyến hiệu quả. Hãy theo dõi nhé!

1. Hội thảo online là gì? Các hình thức hội thảo online hiện nay

Hội thảo online hay trực tuyến là một trong những hình thức tổ chức hội thảo giúp kết nối các đơn vị cách xa nhau một cách nhanh chóng, kịp thời. Việc tổ chức hội thảo trực tuyến sẽ giúp các đơn vị xóa mọi rào cản về mặt thời gian và khoảng cách không gian so với hình thức offline trước đây.

tổ chức hội thảo trực tuyến

Webinar trực tuyến là xu thế của thời đại mới (Ảnh minh họa)

Một số hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến phổ biến hiện nay:

  • Hội thảo qua laptop, máy tính để bàn: Hình thức này giúp mọi người đều có thể giam gia hội thảo qua máy tính của mình dù đang ở xa.
  • Hội thảo trực tuyến qua điện thoại thông minh: Với hình thức này mọi người có thể tham gia hội thảo một cách nhanh chóng, dễ dàng ngay cả khi đang di chuyển.
  • Hội thảo trực tuyến trong phòng họp: Hình thức này giúp mọi người có thể gặp gỡ, giao lưu với các đối tác để dễ dàng trao đổi và truyền đạt nội dung hơn.
tổ chức hội thảo online

Set up thiết bị tổ chức hội thảo (Ảnh minh họa)

>>>> Có Thể Bạn Quan Tâm: Tổ chức sự kiện online, trực tuyến, virtual event chuyên nghiệp

2. Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến webinar chuyên nghiệp

2.1 Xác định mục tiêu tổ chức hội thảo online

Bạn cần xác định rõ mục tiêu trước khi tổ chức buổi hội thảo: truyền đạt kiến thức, đào tạo… Ngoài ra, bạn cũng cần xác định có thu phí người tham gia hội thảo hay không để báo trước cho mọi người.

2.2 Lên kế hoạch chi tiết

2.2.1 Xác định tiêu đề

Tiêu đề của hội thảo cần đặt một cách rõ ràng, đúng với nội dung thực hiện để người đăng ký có thể biết được những thứ sẽ nhận được khi tham gia sự kiện. Để buổi hội thảo thu hút nhiều người hơn, bạn nên đặt tiêu đề của hội thảo là một câu hỏi. Ví dụ: Làm cách nào để lê kế hoạch cho buổi hội thảo trực tuyến?

cách tổ chức hội thảo trực tuyến

Tiêu đề tổ chức hội thảo (Ảnh minh họa)

>>>> Tìm Hiểu Chi Tiết: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo hấp dẫn, chuẩn nhất 2022

2.2.2 Xây dựng nội dung

Nội dung trong slide các hội thảo trực tuyến được trình bày bởi diễn giả chuyên nghiệp, vì vậy cần thiết kế slide độc đáo, chuyên nghiệp, sử dụng nhiều hình ảnh và video minh họa cho nội dung mang lại sự tò mò cho khán giả. Nội dung buổi hội thảo phải có tính hấp dẫn, thu hút trong suốt quá trình tổ chức hội thảo tránh mang lại sự nhàm chán cho mọi người.

dịch vụ hội thảo trực tuyến

Xây dựng nội dung của hội thảo trực tuyến webinar cuốn hút người xem (Ảnh minh họa)

2.2.3 Ước tính thời lượng

Thời lượng lý tưởng cho buổi hội thảo trực tuyến từ 45 đến 60 phút. Tuy nhiên thời gian hội thảo không giới hạn có thể dài hoặc ngắn hơn tùy vào nội dung và cách truyền đạt của diễn giả. Nên lưu ý khi thời gian tổ chức buổi hội thảo lâu hơn 60 phút bạn cần chuyển bị nội dung kỹ lưỡng, cuốn hút tránh tình trạng khán giả rời đi giữa chừng.

2.2.4 Xây dựng bố cục

Dựa vào tiêu đề, thời lượng và nội dung đã đề ra bạn có thể dễ dàng xây dựng bố cục hội thảo một cách dễ dàng. Bố cục chương trình hội thảo cũng cần được sắp xếp rò ràng hợp lý để tạo cảm giác thích thú cho mọi người tham gia. Cần dành ra thời gian cho khán giả đặt các câu hỏi, thắc mắc cho buổi hội thảo để kiểm tra mức độ chú ý của mọi người.

2.2.5 Đảm bảo thiết bị hoàn chỉnh

Khi tổ chức hội thảo online, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ như:

  • Chuẩn bị máy móc (laptop, máy tính, điện thoại) cấu hình đủ để thực hiện buổi hội thảo.
  • Đảm bảo sự ổn định của đường truyền internet trong suốt quá trình hội thảo diễn ra.
  • Đảm bảo về thời lượng pin, lượng thời gian sử dụng.
  • Không nên để các thông tin lệch lạc, nhạy cảm xuất hiện khi chia sẻ màn hình cho mọi người.
tổ chức hội thảo trực tuyến

Đảm bảo các thiết bị trong quá trình tổ chức (Ảnh minh họa)

2.2.6 Lựa chọn phần mềm hội thảo trực tuyến

Tùy vào cách thức diễn đạt, nội dung và mục đích truyền đạt mà bạn có thể sử dụng một số phần mềm hội thảo trực tuyến dưới đây:

  • Ứng dụng hội thảo trực tuyến Zoom
  • GoToWebinar
  • Hoola
  • Google Hangouts
  • ClickMeeting

Các nền tảng trên đều có đầy đủ các chức năng mà một buổi hội thảo cần có. Mọi người có thể đặt câu hỏi bằng cách bật micro hỏi trực tiếp hoặc đặt câu hỏi thông qua khung chat có sẵn trên nền tảng.

hội thảo trực tuyến zoom

Ứng dụng phổ biến và được ưa chuộng hiện nay là ứng dụng hội thảo trực tuyến Zoom (Ảnh minh họa)

2.2.7 Xác định thời gian

Mọi người thường có các kế hoạch, dự định vào đầu tuần và cuối tuần. Vì vậy, khi tổ chức hội thảo, bạn cần ưu tiên lựa chọn khung thời gian giữa tuần. Khoảng thời gian này vừa đảm bảo không trùng với các dự định của khán giả vừa có thể tận dụng nguồn năng lượng dồi dào của tất cả mọi người để tổ chức buổi hội thảo thành công nhất.

2.3 Lên kế hoạch truyền thông

Dưới đây là một số hình thức truyền thông cho hội thảo đạt được nhiều thành công nhất:

  • Truyền bá sự kiện thông qua các trang truyền thông, mạng xã hội như: Facebook, Instagram,…
  • Truyền thông trên trang web chính thức của đơn vị tổ chức hội thảo
  • Tạo banner cho hội thảo.
  • Tạo form giới thiệu đăng ký tham dự hội thảo để mọi người có thể đăng ký tham gia.
  • Gửi email nhắc nhở tham gia sự kiện.
  • Gửi thiệp mời cho các đơn vị đối tác.
tổ chức hội thảo trực tuyến

Lên kế hoạch truyền thông để thu hút người tham dự (Ảnh minh họa)

2.4 Trình chiếu sự kiện trực tuyến

Bạn có thể ghi hình và phát trực tiếp thông qua chức năng của các nền tàng sử dụng để tổ chức hội thảo tại bất cứ địa điểm nào. Việc phát trực tuyến giúp buổi sự kiện tiếp cận được nhiều người hơn.

ứng dụng hội thảo trực tuyến

Trình chiếu hội thảo online (Ảnh minh họa)

2.5 Kết thúc hội thảo

Sau khi kết thúc hội thảo, bạn cần liên hệ với các người đã đặt các câu hỏi, thắc mắc cho buổi sự kiện vì đây là những người thực sự chú ý và quan tâm đến nội dung buổi sự kiện. Bạn có thể gửi các bản tóm tắt hoặc bản quay đầy đủ cho những người đã đăng ký nhưng không thể tham gia buổi sự kiện.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị các phần quà cho những người đã tham gia và đóng góp cho buổi sự kiện như: Các voucher giảm giá, các sản phẩm của đơn vị tổ chức và tài trợ cho buổi hội thảo.

tổ chức hội thảo online

Quà tặng cho khán giả tham gia (Ảnh minh họa)

3. Các lợi ích vượt trội của hội thảo trực tuyến

Việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học trực tuyến mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với hình thức offline như:

  • Tiết kiệm được chi phí tổ chức hội thảo trực tiếp.
  • Không giới hạn số lượng người tham gia và khoảng cách địa lý.
  • Mọi người có thể tương tác với nhau bằng cách đưa ra các câu hỏi cho ban tổ chức.
  • Có thể chia sẻ các nội dung đã chuẩn bị một cách rõ ràng cho mọi người tham gia.
  • Ghi lại nội dung buổi hội thảo một cách dễ dàng hơn.
  • Có thể kết nối các diễn giả từ nhiều nơi khác nhau trên toàn thế giới.
tổ chức hội thảo online

Webinar trực tuyến có nhiều lợi ích vượt trội (Ảnh minh họa)

4. Các thiết bị không thể thiếu để tổ chức hội thảo trực tuyến

Để quá trình tổ chức hội thảo online diễn ra chính xác và suôn sẻ, chúng ta cần chuẩn bị các thiết bị chuyên dụng để phục vụ cho buổi hội thảo trực tuyến webinar. Các thiết bị không thể thiếu dành cho hội thảo trực tuyến bao gồm:

  • Máy tính bàn/ Laptop
  • Phần mềm chuyên dụng tổ hội thảo trực tuyến
  • Máy ảnh ghi hình cho hội thảo (nên dùng camera chuyên dụng có có kết hợp micro)
  • Màn hình TV – LED, màn hình chiếu xung quanh phòng hội thảo để người tham dự có thể quan sát
  • Bộ xử lý âm thanh giúp âm thanh được mềm mượt, không bị ù rè
  • Các phần mềm xử lý, chỉnh sửa hình ảnh
  • Micro hội thảo
  • Đường truyền Internet tốc độ cao và ổn định
tổ chức hội thảo trực tuyến

Thiết bị thu hình là thiết bị quan trọng khi làm hội thảo online (Ảnh minh họa)

5. AIT Group – Đơn vị tổ chức hội thảo online trọn gói, giá tốt

Nếu bạn đang muốn tìm công ty tổ chức hội thảo trực tuyến chất lượng, giá cả hợp lý hãy liện hệ ngày đến AIT Group. Với 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và cung cấp dịch vụ hội thảo trực tuyến, AIT tự hào là đơn vị tổ chức hội thảo cho nhiều đơn vị lớn như Piaggio, Honda… 

dịch vụ hội thảo trực tuyến

AIT Group – Dịch vụ hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp

Một số điểm mạnh mà AIT có thể đem đến cho bạn:

  • Có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện như: Vespa, Honda,…
  • Dây chuyền công nghệ sản xuất hàng đầu.
  • Được báo giá trước các gói dịch vụ từ A đến Z
  • Hỗ trợ khách hàng thực hiện truyền thông sự kiện
  • Đội ngũ nhân viên có trình độ cao, được đào tạo từ nước ngoài
  • Đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ mà khách hàng yêu cầu.

Thông tin liên hệ:

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách tổ chức hội thảo trực tuyến hiệu quả mà AIT Group gửi đến bạn. Nếu thêm thắc mắc gì về dịch vụ hội thảo trực tuyến hãy liên hệ qua hotline 0983027448 để được nhân viên tư vấn nhiều hơn. Xin cám ơn! 

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline