Hội nghị tri ân khách hàng là gì? Mẫu kịch bản tổ chức chi tiết

Ngày đăng: 11/05/2022

Hội nghị tri ân khách hàng là một hoạt động được tổ chức thường xuyên trong năm hoặc định kỳ mỗi năm một lần. Để lễ tri ân khách hàng diễn ra thuận lợi và thành công, AIT Group sẽ giúp các bạn làm rõ các quy trình trong một sự kiện tri ân khách hàng. thông qua bài viết dưới đây.

>>>> Không nên bỏ qua: Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín 

1. Hội nghị tri ân khách hàng là gì? 

Hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện được tổ chức dành riêng cho khách hàng của các doanh nghiệp. Trong hội nghị này doanh nghiệp sẽ tiến hành giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu, tặng quà cho khách hàng đối tác.

tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là gì? (Ảnh minh họa)

Các hình thức tổ chức hội thảo, tiệc tri ân khách hàng phổ biến hiện nay là:

  • Chương trình tri ân khách hàng thân thiết
  • Sự kiện giảm giá vào dịp đặc biệt
  • Tổ chức trò chơi, giveaway
  • Chương trình trải nghiệm sử dụng sản phẩm, dịch vụ miễn phí
  • Tổ chức tiệc tri ân khách hàng

>>>> Tham khảo chi tiết: Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Điểm khác nhau giữa 2 hình thức

2. Các hình thức tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện quan trọng của công ty được thực hiện hàng năm nhằm gắn kết các đối tác, khách hàng đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đây còn là một sự kiện quảng bá hiệu quả thương hiệu, tăng cường quan hệ với các khách hàng. Thông thường có các hình thức tri ân như sau:

  • Tổ chức chương trình bữa tiệc tri ân khách hàng.
  • Tạo ra các chương trình ưu đãi dành cho khách hàng thân thiết.
  • Giảm giá và có những ưu đãi vào các dịp đặc biệt.
  • Tổ chức giveaway, trò chơi.
  • Tổ chức chương trình trải nghiệm dịch vụ, sản phẩm miễn phí.
  • Tặng quà sinh nhật cho khách hàng.
Chương trình tri ân khách hàng

Các hình thức tổ chức sự kiện tri ân khách hàng phổ biến (Ảnh minh họa)

3. Tầm quan trọng của việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Bất kể một công ty nào hoạt động kinh doanh đều phải dựa vào khách hàng để duy trì và phát triển. Do đó, việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng là việc rất cần thiết nhằm thu hút và giữ được lượng khách hàng tiềm năng. Sự kiện này có vai trò rất quan trọng như sau:

  • Đối với doanh nghiệp: Lễ tri ân khách hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ mật thiết, sự tin tưởng, tôn trọng với các đối tác. Sự kiện này còn là hình thức quảng bá hiệu quả hình ảnh doanh nghiệp đến các khách hàng mới, tiềm năng. Ngoài ra, hội nghị còn giúp doanh nghiệp xây dựng lại chiến lược kinh doanh thông qua những đánh giá sát thực từ đối tác và khách hàng.
  • Đối với khách hàng: Tiệc tri ân khách hàng giúp doanh nghiệp gần gũi và thân thiết hơn với những khách hàng cũ, thu hút sự quan tâm của những khách hàng mới. Hơn thế, nhờ sự kiện này mà khách hàng có thể hiểu rõ và sâu hơn về dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.

Việc thực hiện các chương trình tri ân khách hàng không chỉ đơn thuần là hành động để bày tỏ sự cảm ơn và giữ chân khách hàng cũ trung thành mà còn là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu, quảng bá và củng cố thương hiệu. Ngoài ra đây cũng là dịp để doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh của mình thông qua việc khảo sát trực tiếp ý kiến đánh giá từ phía khách hàng.

4. Kế hoạch chương trình hội nghị tri ân khách hàng chi tiết

4.1 Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời và thành phần tham gia phải được lập lên căn cứ vào mục tiêu của sự kiện. Trong một sự kiện tri ân khách hàng, khách mời sẽ là những đối tác lâu năm, khách hàng trung thành của doanh nghiệp. Danh sách và số lượng khách dự tính tham gia sẽ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch, lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện.

chương trình tri ân khách hàng

Xác định thành phần tham gia và lên danh sách khách mời (Ảnh minh họa)

>>>> Xem ngay: Tổ chức hội thảo bảo hiểm nhân thọ thế nào để thành công?

4.2 Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, chúng ta không thể không đề cập đến thời gian và địa điểm tổ chức. Thời gian và địa điểm cần phải được bố trí hợp lý để đảm bảo sự thuận lợi trong quá trình sự kiện diễn ra.

  • Thời gian: Để đảm bảo sự tham gia đầy đủ của khách hàng sự kiện nên được ưu tiên tổ chức vào các ngày cuối tuần, thứ 7 hoặc chủ nhật từ 19h đến 22h.
  • Địa điểm: Ban tổ chức nên quyết định địa điểm, không gian tùy thuộc vào số lượng khách mời và điều kiện thời tiết ngày tổ chức sự kiện. Bạn có thể tổ chức hội nghị tri ân khách hàng trong hội trường khách sạn, ngoài trời hoặc có thể kết hợp cả hai.
Hội nghị tri ân khách hàng

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức (Ảnh minh họa)

4.3 Xác định chủ đề của hội nghị

Một chủ đề và ý tưởng hay và sáng tạo sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải được thông điệp và tạo ấn tượng mạnh đến với khách hàng. Chủ đề của sự kiện phải ngắn gọn, mang tính khái quát, chứa đựng ý tưởng, mục đích và hình thức của sự kiện. Việc xây dựng chủ đề là tiền đề để lên ý tưởng cho chương trình tri ân hoàn hảo và nhiều dấu ấn.

4.4 Xây dựng kịch bản chi tiết

Xây dựng kịch bản chi tiết là bước tiếp theo bạn cần phải làm sau khi lên ý tưởng và chủ đề của chương trình. Một kịch bản chỉn chu và hoàn thiện cần phải đầy đủ các thông tin về thời gian, thời lượng, nội dung chương trình và nhân sự thực hiện. Kịch bản tổ chức hội nghị tri ân thường sẽ có những các phần chính như sau:

  • Đón khách: Đội lễ tân đón tiếp khách mời, hướng dẫn khách di chuyển vào bên trong sự kiện để check in và ổn định chỗ ngồi
  • Khai mạc: Mở đầu sự kiện là tiết mục văn nghệ để dành thời gian chờ khách đến muộn hoặc vẫn đang trong quá trình check in ở cổng vào.
  • Nội dung chính:
    • MC trình bày lý do của sự kiện và giới thiệu đại biểu và khách mời.
    • Đại diện công ty phát biểu cảm nghĩ, gửi lời cảm ơn đến khách mời, giới thiệu chính sách của công ty dành cho khách hàng trong thời gian tới
    • Chương trình biểu diễn văn nghệ giao lưu
    • Khai tiệc
    • Tổ chức mini game trao quà giveaway
  • Kết thúc:
    • Trao quà cho khách mời.
    • MC thay mặt doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến khách mời.
Chương trình tri ân khách hàng

Xây dựng kịch bản tổ chức lễ tri ân khách hàng (Ảnh minh họa)

4.5 Triển khai thực hiện theo kịch bản

Triển khai các công đoạn theo như kế hoạch đã được đưa ra. Tại bước này bạn cần lưu ý về thời gian và tiến độ hoàn thành công việc để đảm bảo không có sự cố phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra.

  • Lên kế hoạch cho việc thiết kế thư mời, hạng mục tặng quà
  • Thi công trang trí sân khấu, hội trường, khu vực đón tiếp khách mời
  • Thi công lắp đặt các thiết bị âm thanh ánh sáng trong hội trường và trên sân khấu
  • Phân bố nhân sự cho từng hạng mục
  • Lên kế hoạch dự phòng chuẩn bị cho sự cố bất ngờ xảy ra.

5. Mẫu kịch bản hội nghị tri ân khách hàng

Để có một buổi tri ân khách hàng diễn ra thành công, yêu cầu doanh nghiệp cần phải có kịch bản hoàn hảo và hợp lý. Trong nội dung sau đây, AIT Group sẽ gợi ý cho bạn cách lên timeline, nội dung và cũng như là cách phân người phụ trách hiệu quả.

STT Thời gian Phần Nội dung Ghi chú: Nhân sự AIT Group Ghi chú: Nhân viên TOYOTA Hà Đông
1 17:30 Đón khách – Tại sảnh, lễ tân đón khách: 4 người mặc đồng phục TOYOTA Hà Đông.
– Hướng dẫn khách hàng vào khu vực check in, nhận thẻ tri ân.
– Mời check in tại backdrop TOYOTA Hà Đông và dựng sẵn chân máy ảnh.
– Hướng dẫn khách hàng vào khán phòng và chỉ chỗ ngồi.
– Ở khu vực lối vào: 2 lễ tân đứng và chào khách hàng, hướng dẫn vào sảnh check in.
– Ở khu vực check in: 4 lễ tân phụ trách:
+ 1 người làm thủ tục check in.
+ 1 người phát thẻ tri ân.
+ 1 người trực khu vực chụp ảnh.
+ 1 người hướng dẫn khách vào hội trường.
Phối hợp với lễ tân AIT Group đón khách, check in và đưa khách vào hội trường.
2 18:00 Vũ đoàn Tiết mục carnaval sôi động
18:05 Video giới thiệu về công ty TOYOTA Hà Đông Trình chiếu video
3 18:10 MC giới thiệu MC giới thiệu: Đại diện ban lãnh đạo TOYOTA Hà Đông lên sân khấu phát biểu khai mạc PG chuẩn bị micro và hướng dẫn các đại biểu lên sân khấu
18:15 Phát biểu khai mạc Chuẩn bị slide giới thiệu những ưu đãi hấp dẫn 2021 Đại diện TOYOTA chuẩn bị
4 18:25 Giới thiệu các chương trình ưu đãi 2021 Đại diện TOYOTA Hà Đông
18:40 Vinh danh, tri ân đối tác – MC đọc từng hạng mục vinh danh và mời đối tác tương ưng lên sân khấu
– MC mời đại diện doanh nghiệp lên trao quà tri ân
– PG hướng dẫn đại biểu lên sân khấu và xếp vị trí đứng phù hợp
– PG bê quà và hoa tri ân
Cung cấp danh sách đại diện TOYOTA Hà đông lên trao quà, vinh danh
5 19:00 Khai tiệc – MC mời các cá nhân nán lại sân khấu
– Mời ban lãnh đạo TOYOTA Hà Đông cùng nhau lên sân khấu để khai tiệc
– PG chuẩn bị khay, ly, champagne
– Thông báo nhà hàng chuẩn bị ra đồ ăn
– Kiểm tra đảm bảo khách mời có đủ đồ uống
19:05 Dùng tiệc Các thành viên, khác mời trong khán phòng dùng tiệc – Phối hợp ban tổ chức, giám sát việc ra đồ
– Thông báo vũ đoàn chuẩn bị
6 19:15 Vũ đoàn Tiết mục múa dân gian Việt Nam
19:20 Bốc thăm trúng thưởng – MC giới thiệu về giải thưởng và mời 1 khách mời lên sân khấu giao lưu, mời bốc thăm
– Công bố mã số trúng thưởng
– Mời các cá nhân trúng thưởng lên nhận quà
– Mời đại diện TOYOTA Hà Đông lên trao giải
– Giao lưu với cá nhân trúng giải
– PG chuẩn bị thùng phiếu
– PG bê hoa, biển tượng trưng
Cung cấp tên đại diện doanh nghiệp lên trao quà
19:30 Vũ đoàn Tiết mục múa dân gian Việt Nam
19:35 Bốc thăm trúng thưởng – MC giới thiệu về giải thưởng và mời 1 khách mời lên sân khấu giao lưu, mời bốc thăm
– Công bố mã số trúng thưởng
– Mời cá nhân trúng thưởng lên sân khấu
– Mời đại diện TOYOTA Hà Đông lên trao giải
– Giao lưu với khách mời trúng giải
– PG chuẩn bị thùng phiếu
– PG bê hoa, biển tượng trưng
Cung cấp tên đại diện công ty lên trao quà
8 19:50 Văn nghệ Ban nhạc
20:05 Bốc thăm trúng thưởng – MC giới thiệu về giải thưởng và mời 1 khách mời lên sân khấu giao lưu, mời bốc thăm
– Công bố mã số trúng thưởng
– Mời cá nhân trúng giải lên sân khấu
– Mời đại diện TOYOTA Hà Đông lên trao giải
– Giao lưu với cá nhân trúng giải
– PG chuẩn bị thùng phiếu
– PG bê hoa, biển tượng trưng
Cung cấp tên đại diện doanh nghiệp lên trao quà
9 20:30 Tự do giao lưu kết thúc chương trình – MC mời khách mời, đại biểu lên giao lưu văn nghệ, lên chụp ảnh lưu niệm
– MC thông báo các khách mời đến nhận quà lưu niệm tại bàn đón tiếp phía bên ngoài
PG phối hợp với BTC TOYOTA Hà Đông phát quà và chào tạm biệt khách hàng, đối tác Phối hợp với lễ tân AIT Group phát quà, chào tạm biệt khách hàng, đối tác

6. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của hội nghị?

Để có thể đảm bảo được sự thành công của sự kiện, người tổ chức cần lưu ý các yếu tố sau:

  • Nội dung, kịch bản hấp dẫn
  • Các chương trình văn nghệ cần phải đặc sắc, thu hút
  • Gameshow vui nhộn hài hướng hấp dẫn người tham gia
  • Địa điểm tổ chức đẹp, rộng rãi và sang trọng
  • Khách hàng hài lòng thoải mái trong bữa tiệc

Quá trình chuẩn bị và tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng khá là phức tạp, bởi trong quá trình chuẩn bị có rất nhiều đầu mục cần phải lưu ý và rất dễ xảy ra thiếu sót khiến cho chất lượng của sự kiện giảm xuống. Tuy nhiên bạn đừng quá lo lắng về điều đó bởi AIT Group sẽ giúp bạn tổ chức một buổi lễ tri ân toàn diện, thành công và chuyên nghiệp.

7. Một số ý tưởng tổ chức tiệc tri ân ấn tượng

7.1 Du kịch kết hợp gala dinner tri ân khách hàng

Kết hợp du lịch với tiệc gala dinner tri ân là một hình thức mới mẻ đáng cân nhắc nếu bạn muốn tổ chức một chương trình tri ân khách hàng đầy dấu ấn. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị một chuyến đi dài ngày tại một địa điểm du lịch, làm khách hàng có một sự kiện tri ân đầy kỉ niệm. Việc kết hợp du lịch với tiệc gala tri ân sẽ làm tăng phần thân thiết, gắn kết giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Chương trình tri ân khách hàng

Kết hợp du lịch với tiệc gala tri ân (Ảnh minh họa)

7.2 Tổ chức tiệc tri ân như một lễ trao giải

Cách tổ chức tiệc tri ân như một lễ trao giải thể hiện được sự chuyên nghiệp và đẳng của doanh nghiệp một cách rõ nhất. Bên cạnh đó tổ chức tiệc tri ân bằng cách này cũng mang lại cho khách hàng cảm giác được tôn trọng và được vinh danh. Kết hợp với các chương trình văn nghệ đặc sắc, nhất định bữa tiệc tri ân khách hàng sẽ trở nên thú vị và đậm dấu ấn trong lòng khách hàng.

>>>> Khám phá thêm: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết với 7 bước

7.3 Sự kiện dạ tiệc ánh sáng

Dạ tiệc ánh sáng là việc ứng dụng khoa học công nghệ vào sự kiện tri ân khách hàng. Phong cách tổ chức tiệc độc đáo này chắc chắn sẽ mang đến cho khách mời nhiều trải nghiệm thú vị và đáng nhớ.

Hội nghị tri ân khách hàng

Tổ chức chương trình tri ân theo phong cách dạ tiệc ánh sáng (Ảnh minh họa)

8. AIT Việt Nam – Đơn vị tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chuyên nghiệp, trọn gói

AIT Group được biết đến là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng đối với cả event và các thiết bị quảng cáo từ khâu lên ý tưởng, thiết kế sản xuất, lắp đặt, thực hiện chương trình. Khi đồng hành cùng AIT Group khách hàng sẽ được trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất.

  • Đội ngũ nhân viên sáng tạo, luôn có những ý tưởng tổ chức sự kiện đột phá, ấn tượng.
  • Cung cấp cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A đến Z mà không cần sự hỗ trợ từ đơn vị thứ 3.
  • Có khả năng áp dụng thực tế áo vào các chương trình, sự kiện.

Những dự án tổ chức sự kiện nổi bật do AIT Group thực hiện có thể kể đến như:

Chương trình tri ân khách hàng

Chương trình tri ân khách hàng của BIDV do AIT tổ chức 

Hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị khách hàng của VDC do AIT thực hiện

Chương trình tri ân khách hàng

Hội nghị khách hàng và ra mắt sản phẩm mới của Honda do AIT tổ chức

Thông tin liên hệ:

Mong rằng nội dung bài viết trên đây đã giúp các bạn làm rõ quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp bạn có thể tổ chức một chương trình hội nghị khách hàng thành công. Nếu bạn đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay cho AIT Việt Nam qua website aitvietnam.com nhé!

5 4 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Đăng ký nhận thông tin tư vấn
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
Hotline