Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 9 bước
Việc nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện tiêu chuẩn sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực. Hãy cùng Đơn vị tổ chức sự kiện Hà Nội – AIT Group tìm hiểu về quy trình chuẩn với 10 bước qua bài viết sau đây. Ngoài ra, chúng tôi còn bật mí cho bạn các cách tổ chức sự kiện thành công. Xem ngay nhé!
MỤC LỤC
1. Tổ chức sự kiện là gì? Các loại hình tổ chức phổ biến
Tổ chức sự kiện là quá trình lên ý tưởng, chuẩn bị, triển khai và giám sát chương trình trong một địa điểm, thời gian cụ thể. Các sự kiện được tổ chức nhằm truyền đạt các nội dung thông điệp về một vấn đề, đối tượng… đến những người tham dự. Đồng thời, việc kế hoạch tổ chức sự kiện chỉn chu và triển khai một cách chuyên nghiệp còn giúp nâng cao hình ảnh của một thương hiệu, doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện là gì? (Ảnh minh họa)
Dựa vào tính chất và mục đích tổ chức mà sự kiện sẽ được chia thành các loại khác nhau như:
- Sự kiện công ty: Lễ khánh thành/ khai trương, lễ động thổ…
- Sự kiện kỷ niệm: Lễ kỷ niệm ngày thành lập, chương trình sinh nhật, tiệc giáng sinh, tiệc tất niên…
- Sự kiện quảng bá: Lễ ra mắt sản phẩm mới, chương trình triển lãm…
- Sự kiện giải trí, thể thao: Chương trình trao giải, lễ hội âm nhạc…
2. Các bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Dưới đây là một kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn với 9 bước mà bạn có thể tham khảo. Lưu ý rằng bạn có thể cắt bớt các bước không cần thiết trong quá trình tổ chức sự kiện tùy theo các hình thức chương trình khác nhau.
2.1 Nghiên cứu thông tin sự kiện
Trước khi lập kế hoạch tổ chức, ban tổ chức cần nghiên cứu và tổng hợp các thông tin cơ bản về sự kiện. Các thông tin mà ban tổ chức cần nắm sẽ là chủ đề sự kiện, thông điệp truyền thông mà doanh nghiệp hướng đến, đối tượng và số lượng khách mới tham dự. Qua đó, bạn cũng sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với thông điệp, khách mời.
Cần nắm rõ chủ đề sự kiện trước khi triển khai kế hoạch
>>>> Không Nên Bỏ Qua: 11 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, chuyên nghiệp
2.2 Xây dựng ý tưởng
Sau khi nghiên cứu thông tin, đơn vị tổ chức sẽ lên ý tưởng về chủ đề, nội dụng trong sự kiện. Trong khâu nay, bạn cần sẽ lập ra nhóm các mục đích ra những công việc theo từng mảng càng để đơn vị tổ chức hiểu rõ và đưa ra ý tưởng.
Xây dựng là ý tưởng là xây dựng linh hồn của sự kiện (Ảnh minh họa)
>>>> Xem Ngay: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, mới nhất 2022
2.3 Lên timeline chương trình
Timeline là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, bạn hãy chuẩn bị thật kỹ để tránh bị thời gian chết trong quá trình tổ chức sự kiện. Ngoài ra, timeline mỗi giai đoạn phải khớp lẫn nhau không được chậm trễ ảnh hưởng đến thời gian tổ chức.
Timeline chương trình cần rõ ràng và đảm bao không có thời gian chết (Nguồn: Internet)
2.4 Lập kế hoạch phân bổ nhân sự
Nhân sự là người ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của một sự kiện mà mỗi timeline sẽ có một nhóm nhân sự thực hiện. Việc kết hợp các nhóm nhân sự sao cho hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào kế hoạch phân bổ nhân sự ai làm gì và trách nhiệm mỗi người.
2.5 Dàn dựng sự kiện
Một sự kiện tùy thuộc vào chủ đề hay độ lớn thường sẽ mất 1 đến 3 tuần chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:
- Liên lạc với các bên liên quan chẳng hạn như xin giấy phép tổ chức
- Dựng banner, backdrop, standee trước sự kiện để truyền thông.
- Gửi thiệp mời cho khách mời.
- Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện như loa, đèn chuẩn bị dựng sân khấu.
- Chuẩn bị đồng phục cho các nhân sự.
- Chạy thử chương trình 1 đến 2 lần kiểm tra có những thiếu sót có thể khắc phục.
Cơ sở vật chất phải đảm bảo an toàn cho khách mời (Ảnh minh họa)
2.6 Tiến hành sự kiện
Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các ban tổ chức sẽ thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình. Các trưởng ban sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đề tra trước đó để theo dõi công việc của các nhân sự.
Sự kiên luôn phải tiến hành theo đúng timline (Ảnh minh họa)
2.7 Kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức sẽ có trách nhiệm thu dọn vật dụng, thiết bị. Ban tổ chức cần đảm bảo cơ sở vật chất, vật dụng đã thuê vẫn đúng hiện trạng ban đầu. Nếu xảy ra hư hỏng, ban tổ chức sự kiện phải liên lạc với bên cho thuê để đền bù.
Đơn vị tổ chức phải đảm bảo thu dọn vật dụng sự kiện sạch sẽ (Ảnh minh họa)
2.8 Nghiệm thu các loại chi phí
Sau khi đã thanh toán với bên cho thuê vật dụng, đơn vị tổ chức sẽ nghiệm thu các loại chi phí cho bên doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra và thanh toán cho đơn vị tổ chức.
Đơn vị tổ chức phải thực hiện nghiệm thu các loại chi phí (Nguồn: Internet)
2.9 Đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau khi tổ chức sự kiện, các bộ phận sẽ phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, những điều đã làm được và không thực hiện thực. Mỗi bộ phận sẽ viết lại một bản báo cáo trong ba giai đoạn trước, trong và sau sự kiện.
Sau khi tổ chức cần phải đánh giá và rút kinh nghiệm những sai sót trong sự kiện (Ảnh minh họa)
3. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp AIT Group
Hiện nay, rất ít đơn vị tổ chức sự kiện không thể trình bày quy trình tổ chức sự kiện đúng chuẩn cho khách hàng. Công ty tổ chức sự kiện AIT Group là một trong những đơn vị có quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp mà bạn có thể liên hệ.
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp AIT Group
Khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của đơn vị AIT Group, bạn sẽ được hỗ trợ bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Do đó, bạn sẽ nhận được những ý tưởng tổ chức sự kiện vô cùng sáng tạo và ấn tượng. Bên cạnh đó, đơn vị chúng tôi còn có kinh nghiệm làm việc với cơ quan nhà nước nên bạn sẽ không cần quá lo lắng trong việc xin giấy phép tổ chức các chương trình sự kiện.
Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện đúng chuẩn cùng các lưu ý khi triển khai trong từng giai đoạn. Bạn có thể tham khảo các bước tổ chức sự kiện của AIT Group hay liên hệ tại hotline 0983 027 448 – 0913 318 464 nhé!
