Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 10 bước
Việc nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện tiêu chuẩn sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực. Hãy cùng Đơn vị tổ chức sự kiện Hà Nội – AIT Group tìm hiểu về quy trình chuẩn với 10 bước qua bài viết sau đây. Ngoài ra, chúng tôi còn bật mí cho bạn các cách tổ chức sự kiện thành công. Xem ngay nhé!
MỤC LỤC
1. Quy trình 10 bước tổ chức sự kiện chuẩn theo mẫu
Dưới đây là một kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn với 10 bước mà bạn có thể tham khảo. Lưu ý rằng bạn có thể cắt bớt các bước không cần thiết tùy theo các hình thức sự kiện khác nhau.
1.1 Giai đoạn đầu sự kiện
1.1.1 Nghiên cứu thông tin sự kiện
Trước khi lập kế hoạch tổ chức, ban tổ chức cần nghiên cứu và tổng hợp các thông tin cơ bản về sự kiện. Các thông tin mà ban tổ chức cần nắm sẽ là chủ đề sự kiện, thông điệp truyền thông mà doanh nghiệp hướng đến, đối tượng và số lượng khách mới tham dự. Qua đó, bạn cũng sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với thông điệp, khách mời.
Cần nắm rõ chủ đề sự kiện trước khi triển khai kế hoạch
>>>> Không Nên Bỏ Qua: 11 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, chuyên nghiệp
1.1.2 Xây dựng ý tưởng
Sau khi nghiên cứu thông tin, đơn vị tổ chức sẽ lên ý tưởng về chủ đề, nội dụng trong sự kiện. Trong khâu nay, bạn cần sẽ lập ra nhóm các mục đích ra những công việc theo từng mảng càng để đơn vị tổ chức hiểu rõ và đưa ra ý tưởng.
Xây dựng là ý tưởng là xây dựng linh hồn của sự kiện
>>>> Xem Ngay: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, mới nhất 2022
1.1.3 Lên timeline chương trình
Timeline là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, bạn hãy chuẩn bị thật kỹ để tránh bị thời gian chết khi sự kiện diễn ra. Ngoài ra, timeline mỗi giai đoạn phải khớp lẫn nhau không được chậm trễ ảnh hưởng đến thời gian tổ chức.
Timeline chương trình cần rõ ràng và đảm bao không có thời gian chết
1.1.4 Lập kế hoạch phân bổ nhân sự
Nhân sự là người ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của một sự kiện mà mỗi timeline sẽ có một nhóm nhân sự thực hiện. Việc kết hợp các nhóm nhân sự sao cho hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào kế hoạch phân bổ nhân sự ai làm gì và trách nhiệm mỗi người.
Nhân sự là người quyết định chính đến thành công sự kiện
1.2 Giai đoạn trong sự kiện
1.2.1 Chuẩn bị thực hiện theo kế hoạch
Dựa vào các bước trong giai đoạn đầu sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ thực hiện theo kế hoạch họp chuẩn bị. Trong khâu này đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ những trường hợp phát sinh xảy ra, ngoài bản kế hoạch chính phải có bản kế hoạch dự phòng. Ví dụ các trường hợp thời tiết không ủng hộ hay quá thời gian chương trình thì kế hoạch sẽ phải diễn ra như thế nào.
Khâu chuẩn bị kế hoạch cần được triển khai theo đúng quy trình
1.2.2 Dàn dựng sự kiện
Một sự kiện tùy thuộc vào chủ đề hay độ lớn thường sẽ mất 1 đến 3 tuần chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:
- Liên lạc với các bên liên quan chẳng hạn như xin giấy phép tổ chức
- Dựng banner, backdrop, standee trước sự kiện để truyền thông.
- Gửi thiệp mời cho khách mời.
- Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện như loa, đèn chuẩn bị dựng sân khấu.
- Chuẩn bị đồng phục cho các nhân sự.
- Chạy thử chương trình 1 đến 2 lần kiểm tra có những thiếu sót có thể khắc phục.
Cơ sở vật chất phải đảm bảo an toàn cho khách mời (Ảnh minh họa)
1.2.3 Tiến hành sự kiện
Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các ban tổ chức sẽ thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình. Các trưởng ban sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đề tra trước đó để theo dõi công việc của các nhân sự.
Sự kiên luôn phải tiến hành theo đúng timline
1.3 Giai đoạn sau sự kiện
1.3.1 Giai đoạn kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức sẽ có trách nhiệm thu dọn vật dụng, thiết bị. Ban tổ chức cần đảm bảo cơ sở vật chất, vật dụng đã thuê vẫn đúng hiện trạng ban đầu. Nếu xảy ra hư hỏng, ban tổ chức sự kiện phải liên lạc với bên cho thuê để đền bù.
Đơn vị tổ chức phải đảm bảo thu dọn vật dụng sự kiện sạch sẽ
1.3.2 Nghiệm thu các loại chi phí
Sau khi đã thanh toán với bên cho thuê vật dụng, đơn vị tổ chức sẽ nghiệm thu các loại chi phí cho bên doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra và thanh toán cho đơn vị tổ chức.
Đơn vị tổ chức phải thực hiện nghiệm thu các loại chi phí
1.3.3 Đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau khi tổ chức sự kiện, các bộ phận sẽ phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, những điều đã làm được và không thực hiện thực. Mỗi bộ phận sẽ viết lại một bản báo cáo trong ba giai đoạn trước, trong và sau sự kiện.
Sau khi tổ chức cần phải đánh giá và rút kinh nghiệm những sai sót trong sự kiện
2. Cách tổ chức sự kiện thành công, chuyên nghiệp
Để tổ chức một sự kiện thành công đơn vị tổ chức cần có những kế hoạch và xác định mục tiêu rõ ràng sau đây.
2.1 Xác địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi xác định được thời điểm tổ chức và chủ đề sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ phải tìm được một địa điểm tổ chức phù hợp. Doanh nghiệp ên tổ chức sự kiện tại những nơi có hợp đồng, thủ tục cho thuê rõ ràng để tránh việc xảy ra những sự cố không đáng có.
Đơn vị tổ chức nên xác định đia điểm sớm
2.2 Gửi thư mời, thông điệp đến khách tham dự
Nội dung thiệp mời cần ghi rõ địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc, timeline sự kiện. Việc gửi thư mời cũng là cách để doanh nghiệp xác định số lượng khách mời sẽ đến tham gia sự kiện.
Thiệp mời rõ nội dung là điều bắt buộc đối với một sự kiện (Ảnh minh họa)
2.3 Lên kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch
Ban tổ chức cần xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết theo từng bước và phân công công việc, trách nhiệm rõ ràng cho mỗi người. Ngoài ra, đơn vị tổ chức cũng nên xây dựng các quy định về tổ chức sự kiện nhằm hạn chế sai lầm, sự cố không đánh có.
Sự kiện phải diễn ra theo đúng kế hoạch. (Ảnh minh họa)
2.4 Luôn có kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống
Thời tiết và các tình huống bất khả kháng là điểm không nằm trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện chính. Đơn vị tổ chức phải lên kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống để đảm bảo sự kiện đi theo đúng lộ trình đề ra ban đầu.
Luôn có kế hoạch cho trời mưa khi diễn ra sự kiên
2.5 Luôn quan tâm, trò chuyện với khách hàng là chìa khóa của thành công
Chương trình sự kiện thành công là khi đảm bảo được sự tương tác giữa diễn giả và khách mời. Thông điệp sự kiện hướng đến chính là nhóm khách mời nên tránh tình trạng mất tương tác tạo bầu không khi sự kiện.
Tương tác với khách mời giúp cho sự kiện thành công.(Ảnh minh họa)
2.6 Chi tiêu trong phạm vi cho phép của ngân sách
Đơn vị tổ chức khi lên kế hoạch sự kiện, phải xác định giới hạn ngân sách để thương lượng với bên cho thuê vật dụng và bên cho thuê địa điểm không gian sự kiện. Xác định trước ngân sách phát sinh để đảm bảo không quá ngân sách mà doanh nghiệp đề ra trước đó.
Xác định trước ngân sách để báo với doanh nghiêp. (Ảnh minh họa)
Hiện nay, rất ít đơn vị tổ chức sự kiện không thể trình bày quy trình tổ chức sự kiện đúng chuẩn cho khách hàng. Công ty tổ chức sự kiện AIT Group là một trong những đơn vị có quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp mà bạn có thể liên hệ.
Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện đúng chuẩn cùng các lưu ý khi triển khai trong từng giai đoạn. Bạn có thể tham khảo quy trình tổ chức sự kiện của AIT Group hay liên hệ tại hotline 0983 027 448 – 0913 318 464 nhé!
Bài viết liên quan
Bài viết mới nhất