Họp báo là gì? Bí quyết tổ chức sự kiện họp báo thành công mỹ mãn
Nếu không có nhiều cơ hội tiếp xúc với ngành nghề báo chí, chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy mơ hồ và thắc mắc họp báo là gì. Qua bài viết sau đây, AIT Group sẽ giải đáp thắc mắc của bạn đồng thời bật mí quy trình tổ chức sự kiện họp báo thành công. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!
>>>> Bài viết liên quan: Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín
1. Họp báo là gì?
Họp báo (Press Conference) là một cuộc họp của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân… diễn ra với sự tham gia của các nhà báo nhằm công bố, giải đáp thông tin, thắc mắc. Thuật ngữ này xuất hiện vào khoảng thế kỷ 17 tại nước Anh. Đây được xem là hình thức nhằm kết nối doanh nghiệp và truyền thông, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình.
Họp báo công bố thành lập Hiệp hội các nhà sản xuất xe máy Việt Nam do AIT thực hiện
Mỗi buổi họp báo đều diễn ra với nhiều mục đích khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tổ chức họp báo để công bố sản phẩm, tính năng mới hoặc thông báo về một sự kiện nào đó. Bên cạnh đó, cuộc họp này còn trả lời câu hỏi của các phóng viên.
2. Khi nào cần tổ chức họp báo?
Thông thường, khi có bất kỳ thông tin hoặc sự kiện nào muốn thông báo, doanh nghiệp sẽ sắp xếp một cuộc họp với các phóng viên. Một số lý do lý do phổ biến để tổ chức một buổi họp báo là:
- Phản hồi, đính chính về các tranh cãi.
- Thông báo về sự thay đổi của doanh nghiệp, cá nhân…
- Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới.
- Giải quyết các khủng hoảng truyền thông như scandal…
Họp báo ra mắt sản phẩm mới (Ảnh minh họa)
3. Lưu ý để buổi họp báo diễn ra thành công là gì?
3.1 Buổi họp báo phải có nội dung, thông tin
Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của họp báo chính là thông tin và nội dung tổ chức. Ban tổ chức buổi họp cần đảm bảo độ chính xác, minh bạch trong thông tin bởi đây là những điều giới báo chí sẽ truyền tải đến công chúng. Ngoài ra bạn cũng nên tổng hợp lại nội dung cuộc họp, sau đó gửi file word cho từng nhà báo.
Buổi họp báo phải có nội dung, thông tin (Ảnh minh họa)
3.2 Luôn giữ không khí tôn trọng, lịch sự trong suốt cuộc họp báo
Thành phần tham gia của một cuộc họp báo thường đa dạng, đa số là các lãnh đạo, nhà báo lâu năm. Vì vậy bạn nên giữ một bầu không khí lịch sự xuyên suốt buổi họp. Tuy vậy doanh nghiệp cũng không nên quá cứng nhắc, tránh cho cuộc họp trở nên nặng nề.
Cuộc họp nên có bầu không khí trang trọng (Ảnh minh họa)
3.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức buổi họp báo
Địa điểm cũng là vấn đề bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng. Bạn có thể linh hoạt lựa chọn nơi tổ chức tùy thuộc vào mục đích, số lượng khách tham dự, không gian. Ngoài ra, bạn cũng nên chọn địa điểm tổ chức họp báo ở khu vực phù hợp, thuận tiện cho quá trình di chuyển của khách mời.
Lựa chọn địa điểm tổ chức buổi họp báo
>>>> Tham khảo ngay: 10 địa điểm tổ chức họp báo chuyên nghiệp, lý tưởng nhất
3.4 Các file tài liệu chi tiết cần cho quy trình họp báo là gì?
Một cuộc họp báo thường kéo dài khá lâu và khối lượng thông tin khá nhiều. Vì vậy ban tổ chức cần chuẩn bị các tài liệu liên quan để khách mời nắm được tiến trình và nội dung cuộc họp. Ở một số cuộc họp, để hạn chế việc khách tham gia chỉ đến để nhận tài liệu, tài liệu của chương trình sẽ được phát theo từng phần.
4. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo ấn tượng
4.1 Trước khi họp báo diễn ra
Trước khi buổi họp báo diễn ra, bạn cần chuẩn bị các công việc sau:
- Chuẩn bị nội dung họp báo: Nội dung được xem như là linh hồn của một cuộc họp báo. Bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng phần này để tránh sự sai lệch về thông tin. Và cũng đảm bảo rằng nội dung của buổi họp đủ cuốn hút, để số lượng khách tham gia không quá ít, giúp doanh nghiệp đạt được mục đích truyền thông.
- Địa điểm tổ chức: Hãy lưu ý rằng không gian của buổi họp cần đủ rộng và phù hợp cho việc quay phim, thu thanh.. Hạn chế việc tổ chức họp báo ngoài trời vì việc này sẽ tạo nên một cuộc họp lộn xộn, ngổn ngang và thậm chí còn gây khó khăn trong việc thu âm của phóng viên. Ngoài ra địa điểm tổ chức còn cần được lựa chọn sao cho thuận tiện trong quá trình di chuyển.
- Mời khách: Tùy thuộc vào tính chất, quy mô cuộc họp, ban tổ chức sẽ lên danh sách khách mời phù hợp nhất. Sau đó, doanh nghiệp cần gửi mail cho các cơ quan báo chí trước khi gửi thư mời chính thức khoảng 1 tuần. Đừng quên xác nhận lại số lượng khách mời có thể tham gia để có bạn sự sắp xếp tốt nhất.
- Chuẩn bị tư liệu cần thiết: Tư liệu cần được chuẩn bị rõ ràng để khách mời có thể nắm được nội dung chương trình. Sau khi họp báo kết thúc, ban tổ chức có thể tổng hợp nội dung lại thành file word rồi gửi cho bên báo chí. Có một lời khuyên là bạn nên phát tư liệu theo từng phần của chương trình, tránh trường hợp khách mời chỉ đến để lấy nội dung rồi đi về.
- Thảo luận với MC và người diễn thuyết: Đây cũng là một bước quan trọng góp phần vào sự thành công của cuộc họp báo. Cuộc thảo luận này có thể bao gồm việc chỉnh sửa các phát ngôn và hướng dẫn trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới. MC cũng nên được chọn lựa một cách kỹ lưỡng, góp phần buổi họp báo trở nên thành công hơn.
- Diễn tập: Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quá trình chuẩn bị cuộc họp. Trong quá trình này bạn sẽ nhận ra những thiếu sót, từ đó có kế hoạch chỉnh sửa cho phù hợp. Để giảm thiểu các rủi ro, ban tổ chức cũng nên chuẩn bị các phương án dự phòng cho cuộc họp báo.
Họp báo Lễ tổng kết hoạt động tài chính 2018 của Honda do AIT Việt Nam thực hiện
>>>> Đừng bỏ qua: Mẫu kịch bản họp báo và cách viết kịch bản sự kiện chuẩn
4.2 Trong quá trình họp báo
Toàn bộ nhân viên và ban tổ chức cần có mặt sớm để hoàn thành công tác chuẩn bị ít nhất 30 phút trước khi cuộc họp báo diễn ra. Bạn có thể gọi cho khách mời một lần nữa để tránh tình trạng mọi người đến trễ. Và buổi họp báo nên diễn ra đúng thời gian, dù có bao nhiêu người tham dự.
Nhà báo đặt câu hỏi trong buổi họp báo (Ảnh minh họa)
Bạn cũng nên có sự hướng dẫn rõ ràng với các phóng viên về cách đặt câu hỏi để hạn chế trường hợp phóng viên đặt câu hỏi khi phần khác đang diễn ra, hoặc đặt câu hỏi dồn dập, lang mang. Trong quá trình trả lời câu hỏi, nếu chưa trả lời được ngay thì người phát biểu nên thú nhận và hãy trả lời câu hỏi đó vào cuối cuộc họp.
4.3 Sau buổi họp báo kết thúc
Bạn đừng quên gửi lời cảm ơn đến tất cả mọi người khi cuộc họp kết thúc. Công ty có thể gửi thông cáo báo chí đến cánh nhà báo sau buổi họp. Bạn nên chú ý rằng ban tổ chức nên đưa thông tin nóng nhất lên đầu để các phóng viên dành sự quan tâm đến buổi họp báo hơn.
Tri ân khách mời của một buổi họp báo (Ảnh minh họa)
5. Điều kiện để tổ chức buổi họp báo
Muốn tổ chức một buổi họp báo, ban tổ chức còn cần phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Hiện nay, các doanh nghiệp, cá nhân muốn tổ chức họp báo thì phải báo trước bằng văn bản (ít nhất 24 tiếng) cho các cơ quan quản lý Nhà nước về báo chí như Cục báo chí hoặc Sở Văn hoá – Thông tin.
- Sau đó, chỉ khi được cơ quan quản lý Nhà nước về báo chí đồng ý, và ít nhất là 6 tiếng sau thì cuộc họp mới được tiến hành.
- Ngoài ra, cuộc họp báo có thể bị đình chỉ hoặc không chấp nhận nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
- Các tổ chức, cá nhân người nước ngoài tại Việt Nam muốn tiến hành họp báo thì phải tuân theo quy định hoạt động báo chí của nước ngoài tại Việt Nam.
Điều kiện để tổ chức buổi họp báo (Ảnh minh họa)
6. Những tình huống, sự cố xảy ra trong họp báo và cách giải quyết
6.1 Các vị khách không mời
Đối với các vị khách “không mời mà đến”, ban tổ chức vẫn nên giữ thái độ lịch sự và chào đón. Sau khi lấy được thông tin khách mời, bạn có thể hướng dẫn khách ngồi vào khu vực không ảnh hưởng quá nhiều đến trọng tâm cuộc họp. Nếu thấy vị khách này có những hành vi không thiện chí, thậm chí là quấy rối thì bảo vệ bị bảo vệ mời ra khỏi cuộc họp.
”Khách không mời” cần bị cưỡng chế rời đi khi có hành động quấy rối (Ảnh minh họa)
6.2 Phóng viên quan trọng không tham dự
Để tránh trường hợp phóng viên quan trọng không tham dự, trước đó vài ngày bạn có thể gọi điện để nhắc nhở về cuộc họp, đảm bảo rằng họ sẽ tham gia. Trong tình huống vị phóng viên này vẫn không có mặt, ban tổ chức nên tìm hiểu lí do vì sao. Sau đó,bạn hãy gửi những thông tin quan trọng đến để vị phóng viên này vẫn nắm rõ được nội dung cuộc họp báo.
6.3 Sự cố kỹ thuật
Trong buổi diễn tập, bạn nên kiểm tra lại yếu tố kỹ thuật nhiều lần. Và trước khi cuộc họp diễn ra, quá trình kiểm tra này cũng nên được tiến hành một lần nữa. Bên cạnh đó, ban tổ chức hãy xây dựng các phương án dự phòng để giảm tỷ lệ rủi ro xảy ra.
Bạn nên xây dựng các phương án dự phòng để giảm tỷ lệ rủi ro xảy ra (Ảnh minh họa)
6.4 Sự cố ngoại cảnh
Có rất nhiều cuộc họp báo phải rơi vào thế bí khi sự cố ngoại cảnh xảy ra như trời đột nhiên đổ mưa khi cuộc họp đang được tổ chức ngoài trời. Để tránh những trường hợp đáng tiếc này, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng về các vấn đề có thể xảy ra như xem dự báo thời tiết.
Đối với họp báo ngoại cảnh, bạn nên đặc biệt chú ý đến thời tiết (Ảnh minh họa)
Qua bài viết trên, chúng tôu đã giải đáp câu hỏi họp báo là gì. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm, quy trình tổ chức một cuộc họp báo. Hiện tại công ty quảng cáo AIT đang cung cấp dịch vụ tổ chức họp báo trọn gói. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ này thì hãy liên hệ ngay với đội ngũ nhân viên của chúng tôi qua hotline 0983 027 448 – 0913 318 464 để được tư vấn nhé!
Bài viết liên quan
Bài viết mới nhất
