NHỮNG LƯU Ý LỚN KHI ĐÓN KHÁCH TẠI SỰ KIỆN
Khách mời luôn là một trong những yếu tố cần được lưu ý và chăm sóc kỹ lưỡng hàng đầu tại một sự kiện. Và khâu đón khách – nơi tạo dựng ấn tượng đầu tiên của khách mời về buổi sự kiện – là một bước quan trọng không thể nào bỏ qua nếu muốn tổ chức sự kiện chỉn chu nhất có thể. AIT xin chia sẻ những lưu ý lớn để bước đón khách có thể diễn ra suôn sẻ
1. Chuẩn bị các điểm đón khách (điểm check-in)
Nên sắp xếp nhiều quầy đón khách, đặc biệt nếu số lượng lên tới cả nghìn khách mời. Khách mời bước qua điểm check-in càng nhanh thì họ càng dễ vui vẻ. Và điều này còn giúp ngăn chặn tình trạng ùn tắc tại một điểm, khiến năng lực của người tổ chức dễ bị đánh giá thấp.
Các khu vực đón khách giúp việc check in được nhanh chóng (Ảnh minh họa – Nguồn: Internet)
2. Chọn người phù hợp cho công việc
Hãy chọn đúng người để quản lý danh sách khách mời của sự kiện. Một người nào đó có kỹ năng nhân sự tốt nên xử lý đăng ký trực tiếp. Một thành viên trong nhóm đặc biệt tỉ mỉ nên xử lý các thủ tục giấy tờ. Người nào biết mặt các khách mời quan trọng sẽ phụ trách đón tiếp nhóm đặc biệt này
3. Có đủ nhân lực
Mỗi lối vào phải có ít nhất một cá nhân làm check-in cho khách. Khi phục vụ cho lượng khách lớn, điều cần thiết là phải có nhiều hơn một người làm công việc này.
4. Có kế hoạch dự phòng
Khi làm việc với phần mềm Các ứng dụng và phần mềm có xu hướng gặp sự cố khi bạn ít ngờ tới. Vậy phải làm thế nào? Luôn có kế hoạch dự phòng, có thể là một cục phát sóng riêng nếu WiFi gặp sự cố, hoặc chuẩn bị một tờ giấy để kiểm đếm khách đã đăng ký.
5. Chọn phương tiện phù hợp
Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng cách nhanh nhất để điểm danh người tham dự và tránh bất kỳ sự chậm trễ nào. Dùng giấy hơi lỗi thời dù vẫn được việc. Nhưng có lẽ bạn nên cân nhắc đánh dấu trên file máy tính.
6. Sắp xếp các quà tặng
Bạn có định đưa cho khách của mình một dây đeo tay, vé uống, túi đồ ăn ngon hoặc các món đồ khác khi họ bước vào không? Nếu có, hãy sắp xếp những thứ này trước để giữ cho dòng người đi lại và tránh xếp hàng.
7. Dựng biển báo đơn giản
Chẳng phải tất cả chúng ta đều ghét những người chen hàng sao? Họ sẽ phá hỏng tâm trạng của tất cả mọi người chỉ trong vài giây. Hãy ngăn điều đó lại bằng cách dựng một vài biển báo.
Một vài biển báo đơn giản sẽ giúp việc check in được nhanh chóng hơn (Ảnh minh họa – Nguồn: Internet)
8. Dự phòng những rắc rối từ khách mời
Hãy tưởng tượng một người nào đó không có thư mời hoặc vé đang cố gắng giành quyền tham gia sự kiện. Việc tìm kiếm tên của họ trong danh sách sẽ không chỉ là ngõ cụt mà còn khiến lãng phí thời gian những người phía sau. Hay một vị khách danh tiếng đưa theo “người đính kèm”? Liệu có vị khách nào đã quên không trả lời thư xác nhận mà vẫn xuất hiện? Người đó có muốn đăng ký ngay bây giờ không? Tất cả những điều này có thể cản trở quá trình check-in suôn sẻ của các khách mời khác tại sự kiện của bạn. Hảy thảo luận về cách xử lý các yêu cầu như vậy với người quản lý sự kiện của bạn trước khi sự kiện diễn ra.
Nguồn: billetto.co.uk
Bài viết liên quan
Bài viết mới nhất
