13 BÍ QUYẾT TỪ CHUYÊN GIA ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG
Lập kế hoạch cho một sự kiện có thể là một nhiệm vụ cực kỳ căng thẳng đối với bất kỳ ai – bất kể trình độ chuyên môn của bạn. Ngay cả những chuyên gia giàu kinh nghiệm nhất cũng có thể (và nên) lường trước những rắc rối trong quá trình thực hiện vì đó chính là bản chất của công việc tổ chức sự kiện. Mặc dù chúng ta có các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những trường hợp bạn phải tự tổ chức một sự kiện cho tổ chức của mình. Tất nhiên là bạn sẽ làm được, nhưng chắc chắn sẽ có những trở ngại dù phần lớn những trở ngại này có thể được hạn chế nếu có sự chuẩn bị kỹ càng. Và ai tốt hơn để học hỏi từ những người đã trải nghiệm nó trực tiếp? Dưới đây là 13 mẹo và thủ thuật quản lý sự kiện mà AIT Group gửi đến bạn
1. Duy trì liên lạc giữa tất cả các bên liên quan
Cần chỉ rõ trách nhiệm giữa nhà cung cấp và người ra quyết định, và đảm bảo tất cả những người khác đều nắm được điều này.
2. Hiểu rõ khán giả của bạn
Hiểu rõ bạn đang hướng tới đối tượng nào để từ đó có những lựa chọn thích hợp. Ví dụ, địa điểm phải phản ánh đẳng cấp của những người đang tham dự. Nếu bạn muốn thu hút các VIP, những người thường lui tới địa điểm 5 sao thì hãy chọn một địa điểm xứng tầm.
Hiểu rõ khán giả mục tiêu giúp bạn xây dựng được sự kiện thành công (Ảnh minh họa – nguồn Internet)
3. Đừng nghĩ rằng “càng nhiều thì càng rẻ”
Những người tổ chức sự kiện mới vào nghề thường cho rằng “càng nhiều thì càng rẻ” mà không nhận ra rằng, một danh sách càng nhiều khách mời thì chi phí sẽ càng đội lên. Nhưng đừng để điều đó ngăn cản bạn tổ chức một sự kiện đáng nhớ nhất có thể – điều đó chỉ có nghĩa là bạn phải thông minh hơn trong việc kiểm soát chi tiêu.
4. Bám sát vào ngân sách
Ngân sách sự kiện là nền tảng quyết định điều gì có thể thực hiện được trong suốt quá trình lập kế hoạch. Cách bạn phân bổ ngân sách (tức là địa điểm, dịch vụ ăn uống, giải trí và các khoản phí khác) là điều quan trọng nhất cần xem xét. Hãy nhớ xem xét tất cả các chi phí có thể phát sinh ngay từ đầu để tránh kết thúc với một con số vượt xa ước tính ban đầu của bạn.
5. Tạo nhiều bản timeline sự kiện
Sau khi soạn thảo bản nháp của timeline sự kiện, hãy gửi nó tới các bên liên quan (địa điểm, dịch vụ ăn uống, âm thanh ánh sáng, vv…) để được xác nhận và chỉnh sửa nếu cần. In bản cuối cùng và gửi cho tất cả các bên liên quan để đảm bảo quá trình giao tiếp liền mạch, cũng như sự kiện diễn ra được trôi chảy hơn vì ai cũng có cơ hội đóng góp ý kiến, cũng như điều chỉnh giữa ý tưởng và thực tế.
Timeline tổng thể của sự kiện giúp bạn kiểm soát được thời gian cho từng công việc (Ảnh minh họa – Nguồn Internet)
6. Lập chương trình của sự kiện – kể cả khi không cần thiết
Kể cả đối với những bữa tiệc nhỏ nội bộ không có một chương trình cụ thể, thì việc lập một lịch trình sự kiện vẫn rất quan trọng. Khi nào các nhà cung cấp đến nơi? Đầu mối liên hệ là ai? Khi nào thức ăn cần sẵn sàng? Ban nhạc sống nên nhường chỗ cho DJ vào thời điểm nào? v.v…
7. Tạo một checklist
Trong 1 tuần trước sự kiện, bạn cần lượt lại checklist kế hoạch để đảm bảo mình và tất cả các bên liên quan đều đã sẵn sàng. Đây phải là một bản chạy chi tiết của chương trình với tất cả các địa chỉ liên hệ cho từng dịch vụ, thời gian cho tất cả các lần giao và đến, phân công nhiệm vụ cho tất cả các nhân sự có liên quan đến sự kiện
8. Giao tiếp nhiều nhất có thể
Chỉ riêng bạn biết chi tiết về sự kiện và hậu cần là chưa đủ, bạn cần đảm bảo tất cả mọi người cũng phải như vậy. Giao tiếp thừa còn hơn thiếu. Hãy tổ chức một buổi họp để review lại các vấn đề, cũng như đưa các thông tin quan trong lên một kênh thông tin nội bộ để mọi người cùng đặt câu hỏi và trả lời.
Những buổi họp là hoạt động không thể thiếu trước mỗi sự kiện (Ảnh minh họa – Nguồn Internet)
9. Đừng gửi thư mời tham dự quá muộn
Bạn gần như không thể kiểm soát sự tham dự của khách mời. Nhưng bạn có thể khuyến khích khách mời có mặt, bằng việc gửi thư mời thật sớm và yêu cầu khách mời xác nhận. Không phải ai cũng giỏi kiểm soát lịch trình cá nhân, nên hãy giúp họ bằng cách gửi một thư mời chi tiết, cũng như gửi một email nhắc nhở vài ngày trước sự kiện.
10. Lập bản kế hoạch tổng thể
Hợp nhất tất cả các chi tiết: ngày, nhiệm vụ quan trọng (và người phụ trách cũng như trạng thái thực hiện của họ), thông tin liên hệ của nhà cung cấp, danh sách mời, v.v., trên một nền tảng (Google Sheet, Base…) tất cả ở cùng một chỗ sẽ giúp sự kiện của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
11. Liên kết với các bộ phận nội bộ
Giúp nhân sự nội bộ theo kịp tiến độ công việc cũng là một điều quan trọng. Gửi thông báo cho các cuộc gọi, deadline… sẽ loại bỏ sai sót và lỡ nhịp khi đưa ra các quyết định lớn.
12. Đừng bỏ lỡ dịch vụ thu gom rác
Đây là một sai lầm phổ biến của những người mới vào nghề. Sự kiện của bạn không bắt đầu và kết thúc khi khách của bạn đến và rời đi. Hãy xem xét từng chi tiết nhỏ – từ setup ban đầu cho đến xử lý rác, mặc dù những dịch vụ này đôi khi đã được bao gồm trong phí địa điểm.
13. Lên kế hoạch cho mọi tình huống
Hãy luôn lường trước mọi chuyện có thể phát sinh trục trặc – và hãy chuẩn bị cho nó. Người chuyên nghiệp có thể giải quyết mọi việc, từ việc thiếu gói hàng, hủy lịch vào phút chót cho đến lỗi của nhà cung cấp. Đề xuất dành cho bạn sẽ là luôn mang theo vật tư bổ sung, dây cáp và thẻ nhớ để đề phòng mọi trường hợp.
Để có 1 sự kiện thành công, hãy dự phòng và chuẩn bị cho mọi tình huống có thể xảy ra (Ảnh minh họa – Nguồn Internet)
Có thể thấy, mỗi sự kiện dù lớn hay nhỏ đều có rất nhiều biến số và không dễ dàng để kiểm soát tất cả. Kinh nghiệm của người tổ chức chính là yếu tố quan trọng để giảm thiểu những nguy cơ có thể xảy đến, và vì vậy, đôi khi hãy tìm đến sự trợ giúp của những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp khi cảm thấy quy mô và tầm quan trọng của sự kiện có thể quá sức với mình.
Nguồn: Peerspace
Bài viết liên quan
Bài viết mới nhất
