10 ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mùa tổ chức sự kiện cuối năm đang đến, và bạn hoặc nhóm của bạn được giao tổ chức một hoặc một chuỗi sự kiện của công ty. Khi tổ chức một sự kiện, bạn phải đối mặt với nhiều quyết định, nhưng lựa chọn địa điểm phù hợp là một trong những quyết định có ảnh hưởng lớn nhất đến sự kiện của bạn. Mọi thứ từ ngày diễn ra sự kiện, nhân sự biểu diễn, lựa chọn phục vụ ăn uống và trải nghiệm của người tham dự phụ thuộc vào địa điểm bạn chọn. Điều này nghe có vẻ hơi đáng sợ đúng không ? Tuy nhiên, bạn không cần phải cảm thấy như vậy. Dưới đây là 10 lưu ý từ các chuyên gia để lựa chọn một địa điểm phù hợp cho sự kiện của bạn.
1. Khi nào bắt đầu tìm kiếm địa điểm?
Câu trả lời là: Càng sớm càng tốt. Ngay sau khi nắm được 3 yếu tố sau, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm địa điểm: ngân sách, quy mô sự kiện ước tính và yêu cầu về không gian.
2. Vị trí
Hãy cân nhắc một địa điểm trong khoảng cách hợp lý từ nhà hoặc nơi làm việc của hầu hết những người tham dự. Nếu nhiều người tham dự đến từ thành phố khác, một địa điểm gần sân bay hoặc khách sạn của họ sẽ tốt hơn. Đừng quên xem xét các lựa chọn về giao thông, phương tiện đi lại và bãi đậu xe. Và nhớ bổ sung bản đồ trong thư mời để khách của bạn không bị lạc đường.
3. Bãi đỗ xe
Địa điểm có bãi đỗ xe không? Nếu không, hãy xem liệu có bãi đậu xe nào gần đó mà những người tham dự có thể sử dụng. Cũng cần xem xét về mức phí gửi xe phù hợp với tất cả khách của bạn
Bãi đỗ xe là hạng mục quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện (Ảnh minh họa – Nguồn: Internet)
4. Sức chứa và số khách tối thiểu
Bạn không thể nhồi nhét 500 người vào một căn phòng có sức chứa 250 người được. Tương tự như vậy, 100 khách sẽ trở nên “lọt thỏm” trong không gian dành cho 300 khách. Ngoài ra còn có những quy tắc về cháy nổ và an toàn do nơi cung cấp địa điểm công bố mà bạn phải tuân theo. Do vậy, hãy lựa chọn địa điểm đủ rộng cho tất cả khách mời của bạn.
Nếu địa điểm yêu cầu số lượng người tối thiểu để cung cấp dịch vụ ăn uống, hãy đảm bảo quy mô sự kiện của bạn có thể đáp ứng yêu cầu đó. Ngoài ra, hãy thử thương lượng xem địa điểm có cung cấp thêm các dịch vụ khác không: wifi, âm thanh, ánh sáng, màn hình… việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức của bạn khi thực hiện sự kiện.
5. Tính linh hoạt của hợp đồng và trường hợp bất khả kháng
Nên thương lượng các điều khoản hợp đồng linh hoạt với địa điểm của bạn, vì sự kiện có thể bị hoãn hoặc hủy bỏ do các yếu tố không lường trước được. Nếu địa điểm tổ chức có điều khoản bất khả kháng, bạn có thể kiểm tra xem họ có thể thêm điều khoản liên quan đến thảm họa thiên nhiên, sắc lệnh chính phủ… để bảo vệ bạn khỏi mất tất cả tiền đặt cọc hay không.
6. Dịch vụ và Tiện nghi
Địa điểm có bếp không và bếp có thể cung cấp dịch vụ ăn uống cho sự kiện của bạn không? Nó có bàn, ghế theo đúng kiểu bạn có thể sử dụng không? Nó có dịch vụ vệ sinh trước và sau sự kiện không? Thiết bị nghe nhìn gồm những gì? Hãy đảm bảo chọn được một địa điểm cung cấp đầy đủ các tiện nghi, hoặc tạo điều kiện cho phép bạn đưa nhà cung cấp bên ngoài để có trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự.
Một địa điểm với đầy đủ dịch vụ và tiện nghi sẽ giúp sự kiện của bạn thành công (Ảnh minh họa – Nguồn: Internet)
7. Mặt bằng
Hãy xem sơ đồ mặt bằng minh họa của từng địa điểm và khảo sát thực tế địa điểm ít nhất một lần, ghi chú những điều quan trọng như vị trí các cửa hàng và nơi có hoặc có thể đặt thiết bị quảng cáo, khu vực chụp ảnh, standee… Cách bố trí và sơ đồ mặt bằng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến một số khía cạnh khác nhau của sự kiện, như luồng đi lại, điểm tập trung người tham dự, cách sắp xếp bàn, sân khấu, quầy bar, khu trưng bày, vv….
8. Không gian và Khả năng tiếp cận
Cần đặc biệt chú ý đến trang trí hiện có bên trong địa điểm. Phong cách kiến trúc là gì và nội thất của tòa nhà truyền tải điều gì? Bầu không khí càng ít phù hợp với concept của sự kiện của bạn (cao cấp, công nghệ cao, v.v.) thì bạn càng cần phải trang trí nhiều hơn để bù đắp cho nó. Và tất cả mọi người, đặc biệt những người có nhu cầu đặc biệt, có thể tiếp cận tòa nhà và các tiện nghi của nó không? Hãy kiểm tra danh sách khách mời và cân nhắc kỹ các yếu tố này nếu cần.
9. Tiếng ồn
Bạn đã bao giờ tham dự một sự kiện quá ồn ào, khiến người khác khó nghe thấy và bạn phải căng tai cũng như mất giọng, tất cả chỉ sau một đêm chưa? Nguyên nhân thường là do âm thanh kém hoặc cách âm thanh truyền qua địa điểm. Trần thấp sẽ làm cho địa điểm có vẻ ấm cúng, nhưng nó sẽ gây ồn ào nếu đông người tham dự. Có một số cách để bạn cải thiện chúng, chẳng hạn như tận dụng mái hiên bên ngoài địa điểm.
Tổ chức sự kiện ngoài trời cũng là cách giúp giảm tiếng ồn cho các sự kiện (Ảnh minh họa – Nguồn: Internet)
10. Linh hoạt trong việc chọn ngày tổ chức sự kiện
Đây là một cách tuyệt vời để thương lượng với các địa điểm. Họ sẽ mong muốn khách đặt chỗ vào một vài ngày trống cụ thể trên lịch. Bằng cách cung cấp 2-3 lựa chọn ngày tổ chức cho nhà cung cấp địa điểm, bạn có nhiều khả năng được giảm giá hơn.
(Nguồn: whova.com)
Bài viết liên quan
Bài viết mới nhất
