Tổ chức sự kiện online (trực tuyến) A – Z chuyên nghiệp nhất
Với các tổ chức, doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện online, livestream… để mở rộng phạm vi thị trường và tìm kiếm phân khúc khách hàng tiềm năng đang là xu hướng mới. Mời các bạn cùng đọc bài viết dưới đây của Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội – AIT Group để nắm rõ chi tiết hơn về hình thức tổ chức sự kiện này
MỤC LỤC
1. Sự kiện trực tuyến (online) là gì?
Sự kiện trực tuyến (online) còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo. Tổ chức sự kiện online để thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý. Sự kiện trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Người tham gia được kết nối và tương tác với đơn vị thông qua Internet trong suốt quy trình tổ chức sự kiện. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức qua các website, youtube hay qua các trang mạng xã hội.
Sự kiện trực tuyến (online) là gì? (Ảnh minh họa)
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, hình thức tổ chức event online đang dần được ứng dụng nhiều vì có thể giúp doanh nghiệp và khách mời, khách hàng tương tác trực tiếp với nhau. Nhờ ưu điểm có thể giúp tương tác với một lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn mà không cần gặp mặt trực tiếp, hình thức tổ chức sự kiện này đang là công cụ hỗ trợ đắc lực của trong nghiệp trong quá trình truyền thông.
>>>> Tìm Hiểu Thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đảm bảo thành công 100%
2. Vì sao nên lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến?
Trong những năm gần đây, trước sự phát triển chóng mặt của công nghệ thì sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến. Tổ chức sự kiện online như một kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng trên môi trường internet. Mặc khác, hội thảo trực tuyến thường tổ chức ở quy mô nhỏ hoặc phát trực tiếp trên các kênh truyền thông và mạng xã hội. Các sự kiện tổ chức online như một phần trong sự kiện tham dự trực tiếp.
Ưu điểm tổ chức event online là tương tác trực tiếp với số lượng người xem lớn trong thời gian ngắn một cách nhanh chóng. Các hình thức tổ chức sự kiện online là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động truyền thông của các doanh nghiệp. Chỉ cần áp dụng công nghệ hiện đại là bạn có thể truyền tải nội dung mình muốn đến khắp nơi trên thế giới. Việc này sẽ tiết kiệm thời gian, không gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến (Ảnh minh họa)
>>>> Đừng Bỏ Qua: 11 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, chuyên nghiệp
3. Quy trình các bước tổ chức sự kiện trực tuyến cần những gì?
Vậy khi tổ chức sự kiện trực tuyến, doanh nghiệp và tổ chức cần chuẩn bị những gì? Dưới đây là quy trình các bước tổ chức sự kiện online mà bạn nên tham khảo:
3.1 Lựa chọn nền tảng
Việc bạn chọn phần mềm hay nền tảng phù hợp cho sự kiện online của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào những mục tiêu ban đầu đề ra. Để biết được phần mềm quản lý sự kiện nào có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, hãy tự hỏi những câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp cần gì cho sự kiện trực tuyến của mình?
- Phần mềm, nền tảng có thân thiện với thiết bị di động không?
- Bạn có thể sử dụng phần mềm tốt không? Bạn có thể lên lịch dùng thử phần mềm miễn phí không?
- Phần mềm có tích hợp tốt với các nền tảng phát trực tuyến khác không?
- Phần mềm có hỗ trợ khách hàng đầy đủ không?
Lựa chọn nền tảng (Ảnh minh họa)
>>>> Bài Viết Khác: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, mới nhất 2022
3.2 Xác định chủ đề của sự kiện
Trước khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, bạn phải xác định chủ đề, mục đích. Xác định những kết quả bạn muốn đạt được sau sự kiện. Suy nghĩ về đối tượng khách hàng muốn nhắm đến để giúp bạn quyết định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Hãy nghĩ về cách bạn muốn khán giả tương tác với sự kiện trực tuyến của doanh nghiệp. Bạn hy vọng họ thu được gì từ sự kiện của doanh nghiệp. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau để chuẩn bị tốt cho sự kiện trực tuyến:
- Đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp bạn là gì? Đối tượng mục tiêu online của bạn khác với đối tượng mục tiêu offline như thế nào?
- Doanh nghiệp của bạn định quảng bá sự kiện online của mình ở đâu và như thế nào ?
- Bạn sẽ sử dụng phần mềm và nền tảng nào?
- Kế hoạch dự phòng trong trường hợp có sự cố xảy ra là gì?
- Diễn giả và nhân viên đã sẵn sàng bắt đầu chưa?
- Bạn muốn những người tham dự có trải nghiệm gì trong sự kiện trực tuyến của doanh nghiệp?
- Sự kiện có nhằm trợ giúp hoặc đào tạo các chuyên gia kỹ năng và kiến thức về ngành không?
- Bạn có muốn những người tham dự của mình kết nối và chia sẻ ý tưởng không?
- Đây có phải là cơ hội để doanh nghiệp bạn trưng bày và quảng bá thương hiệu của mình?
- Bạn muốn người tham dự được gì từ sự kiện trực tuyến của mình?
3.3 Lên nội dung cho lời mời
Lời mời trực tuyến là một lựa chọn tuyệt vời cho việc tổ chức sự kiện online. Hiện nay, lời mời kỹ thuật số có giá cả phải chăng, thân thiện với môi trường và ấn tượng. Lời mời kỹ thuật số còn có thể tùy chỉnh để phù hợp với chủ đề của sự kiện hoặc thương hiệu trực tuyến của doanh nghiệp. Nhiều công cụ trực tuyến cung cấp dịch vụ miễn phí để tạo lời mời mà không cần giấy tờ. Một số tùy chọn phần mềm cũng cho phép bạn thêm liên kết đến trang đăng ký sự kiện trực tuyến.
3.4 Lên kế hoạch chi tiết lịch trình sự kiện
Việc bạn chuẩn bị lịch trình và lên kế hoạch chi tiết chương trình sự kiện là rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp muốn sự kiện trực tuyến diễn ra hiệu quả, thành công, hãy lên kế hoạch. Bạn nên xem việc tổ chức sự kiện online tương tự như cách doanh nghiệp bạn tổ chức sự kiện thực tế. Bạn hãy lập kế hoạch chi tiết cho chương trình sự kiện trực tuyến của bạn.
Lên kế hoạch chi tiết lịch trình sự kiện (Ảnh minh họa)
Nếu có thể, doanh nghiệp hãy chỉ định một nhóm chuyên lên kế hoạch, thiết lập lịch trình chi tiết và chương trình làm việc. Người tổ chức luôn trong tư thế sẵn sàng, có kế hoạch chuẩn bị các phương án dự phòng và sắp xếp thực hiện chương trình. Dù là sự kiện trực tuyến hay sự kiện truyền thống, nếu không có chương trình và kế hoạch chi tiết thì rất dễ mắc phải sai sót.
3.5 Quản lý diễn giả
Một số đặc điểm cần chú ý về diễn giả là nói chuyện lôi cuốn, có tài hùng biện. Khi mời diễn giả, hãy đặc biệt chú ý đến thời gian. Điều quan trọng là chọn thời gian thuận tiện cho cả diễn giả và những người tham dự. Ngoài ra, hãy nhớ theo dõi các diễn giả trên các phương tiện truyền thông xã hội. Bạn hãy tìm hiểu kiến thức của họ về công nghệ cũng như khả năng tương tác với khán giả.
Bạn phải đảm bảo tất cả đều có kết nối internet ổn định, background dễ nhìn, âm thanh rõ ràng. Chất lượng video tốt và nội dung hấp dẫn. Bạn hãy hỏi diễn giả xem họ có quen với việc thăm dò ý kiến trong các sự kiện online hay không. Một diễn giả trong một sự kiện trực tuyến nên biết cách chủ động thu hút khán giả tương tác, đề xuất cuộc thăm dò ý kiến.
Diễn giả (Ảnh minh họa)
Đào tạo diễn giả về các nguyên tắc cơ bản khi sử dụng các tính năng của ứng dụng và phần mềm mà doanh nghiệp sẽ sử dụng. Bạn hãy chạy thử chương trình để cho phép người nói có được sự quen thuộc với các nền tảng doanh nghiệp bạn dự định sử dụng. Bằng cách này, diễn giả có thể tự chạy qua phần mềm và hỏi bất kỳ câu hỏi có liên quan đến chức năng của công nghệ cần thiết cho sự kiện.
3.6 Xác định mục tiêu sự kiện hướng đến
Mục tiêu là điều bạn muốn đạt được hoặc hoàn thành sau sự kiện. Mục tiêu là đích đến của quá trình thực hiện chương trình. Xác định mục tiêu sự kiện trực tuyến là một phần không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch. Bạn hãy cân nhắc các mục tiêu doanh nghiệp muốn đạt được. Việc này sẽ làm cho quá trình lập kế hoạch dễ quản lý hơn.
Xác định và đặt mục tiêu cho sự kiện trực tuyến bằng cách xem xét các câu hỏi sau:
- Tại sao sự kiện trực tuyến của doanh nghiệp bạn lại diễn ra?
- Tại sao bạn có sự kiện vào thời gian này?
- Bạn muốn mời những ai đến sự kiện?
- Bạn muốn những người tham dự sẽ bỏ đi điều gì?
- Bạn sẽ đo lường chính xác sự thành công của sự kiện như thế nào?
Mục tiêu tổ chức sự kiện Online (Ảnh minh họa)
3.7 Chọn và mời host của sự kiện
Có một số điều bạn cần lưu ý khi chọn người dẫn chương trình cho sự kiện online. Để tìm đúng host tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp cần, bạn hãy xem qua các tiêu chí sau:
- Người này có trang mạng xã hội tốt để quảng bá sự kiện không?
- Người này có trang web không?
- Có thể cung cấp bất kỳ video lưu trữ nào không?
- Người dẫn chương trình giao tiếp như thế nào? Đây có phải là phong cách phù hợp cho sự kiện này không?
- Tính cách và bản lĩnh của họ như thế nào?
- Người này có bất kỳ đánh giá không tốt nào của khách hàng không?
- Có thể ứng biến trong những tình huống không thoải mái và khó đoán trước không?
Người dẫn chương trình mà bạn chọn cuối cùng sẽ đại diện cho sự kiện trực tuyến. Host sẽ đại diện thương hiệu của bạn và mọi thứ diễn ra trong sự kiện. Do đó, bạn hãy lựa chọn cẩn thận và phỏng vấn những người dẫn chương trình tiềm năng để có được ý tưởng tốt hơn.
Host của sự kiện (Ảnh minh họa)
3.8 Xác định ngày giờ tổ chức
Việc bạn chọn ngày và giờ chính xác để tổ chức sự kiện online là điều cần thiết. Bất kể bạn muốn sử dụng phần mềm lớn như thế nào hoặc loại nền tảng nào. Trước khi yêu cầu những người tham dự sắp xếp thời gian tham gia sự kiện, bạn hãy thực hiện một nghiên cứu nhỏ. Đảm bảo doanh nghiệp không tổ chức sự kiện vào ngày có các sự kiện lớn hoặc ngày lễ.
Ngoài ra, đơn vị tổ chức hãy ghi nhớ sự khác biệt về múi giờ. Điều này có thể rất cần thiết đối với những người tham dự sống ở các múi giờ khác nhau. Nếu sự kiện của bạn có quy mô toàn cầu, hãy chọn thời gian phù hợp với càng nhiều người tham dự tiềm năng. Ngoài ra, bạn hãy đảm bảo nội dung của sự kiện có thể lưu lại sau buổi thuyết trình trực tiếp cho những người không thể tham dự.
4. Giải pháp tổ chức event online
Dưới đây là một số giải pháp tổ chức event online thành công mà bạn nên nắm được:
4.1 Ý tưởng sáng tạo cho sự kiện
Một sự kiện thành công là một chương trình truyền tải được trọn vẹn các giá trị và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng. Để làm được điều này, bạn nên xác định nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng và tổ chức các chương trình với nội dung mà họ mong muốn.
Ý tưởng sáng tạo cho sự kiện (Ảnh minh họa)
4.2 Lựa chọn loại hình sự kiện phù hợp
Bên cạnh việc lên nội dung sáng tạo cho chương trình, bạn cũng cần lựa chọn được loại hình tổ chức sự kiện trực tuyến phù hợp. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn một số hình sự tổ chức event online sau đây:
- Hội thảo trên nền tảng Web (Webinar)
Hội thảo trên web là một sự kiện, cuộc họp hoặc buổi đào tạo dưới dạng video. Diễn giả trình bày và thảo luận chủ đề bằng cách sử dụng các bản trình bày PowerPoint và các nền tảng đa phương tiện trực tuyến khác. Hầu hết các hội thảo đều có sự tương tác với những câu hỏi do khán giả gửi. Doanh nghiệp sẽ trả lời các cuộc thăm dò và nói chuyện cùng nhau. Có hai loại hội thảo trên web:
-
- Hội thảo trên web trực tiếp: Tổ chức online và trình bày nội dung cho khán giả thông qua một sự kiện web kỹ thuật số trong thời gian thực. Phương pháp này được khuyến khích nếu doanh nghiệp muốn tăng cường sự tham gia và tương tác giữa nhiều khán giả cùng một lúc.
- Hội thảo trên web theo yêu cầu: Là quản lý bản ghi sự kiện hội thảo trực tiếp trên web để người khác xem. Trong khi sử dụng phần mềm để ghi lại, khán giả vẫn có thể có những trải nghiệm tương tự như lúc tham gia các hội thảo trực tiếp trên web. Bạn có thể thu hút nhiều người đăng ký tham gia sự kiện hơn bằng hội thảo trên web theo yêu cầu. Điều này mang lại cho bạn nhiều cơ hội hơn để quảng bá và tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Hội thảo trên nền tảng Web (Ảnh minh họa)
- Hội nghị ảo (Virtual conferences)
Hội nghị ảo (Virtual conferences) cho phép các thành viên truy cập vào cuộc họp và sự kiện trực tiếp tại chỗ từ máy tính. Trong sự kiện ảo này, tất cả các bài phát biểu chính, phiên thảo luận và sự kiện được lưu trữ hoàn toàn qua Internet. Bạn phải mời các diễn giả khác nhau hoặc thiết lập các phiên họp khác nhau và khuyến khích giao tiếp giữa các thành viên.
Một trong những lợi ích của việc tổ chức Virtual conferences là người tham dự có thể truy cập hội nghị ảo trên mọi thiết bị từ bất cứ đâu. Ngoài ra, hội nghị ảo cho phép doanh nghiệp, tổ chức tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn. Hội nghị ảo hấp dẫn sẽ hơn cho những người tham gia. Vì sự kiện online sẽ không yêu cầu khán giả phải dành thời gian đi lại và chi tiền cho chỗ ở.
Hội nghị ảo (Ảnh minh họa)
- Sự kiện kết hợp (Hybrid events)
Sự kiện kết hợp (Hybrid events) là sự kết hợp giữa các sự kiện online và một số công nghệ ảo có thể xảy ra trực tiếp hoặc được ghi lại. Theo nghiên cứu, khoảng 98% người tham dự không có kế hoạch tham gia ban đầu. Doanh nghiệp của bạn có thể tiếp cận được với những người không quan tâm đến sự kiện trực tiếp nhờ Hybrid events. Ngoài ra, đây là cách để chuyển đổi các sự kiện ảo với nhiều khả năng truy cập hơn khi vẫn đang duy trì cấu trúc sự kiện trực tiếp truyền thống.
Sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức không còn bị giới hạn cục bộ nữa và có thể kết nối với khán giả toàn cầu. Bạn cũng có thể bật các tính năng trò chuyện để cho phép những người tham dự nói chuyện với nhau trong khi vẫn đang phát trực tiếp. Bạn có thể tạo cộng đồng ảo dưới dạng diễn đàn thảo luận nếu có nhiều người tham dự từ xa. Ngoài ra, bạn có thể tham quan thực tế ảo về không gian địa điểm để hòa mình hoàn toàn vào môi trường.
Sự kiện kết hợp (Ảnh minh họa)
- Sự kiện kết nối (Virtual networking events)
Sự kiện kết nối (Virtual networking events) là quá trình xây dựng, duy trì hoạt động hợp tác trực tuyến chuyên nghiệp. Đối với nền tảng này giúp bạn có thể có được những ý tưởng mới hoặc tạo ra khách hàng tiềm năng. Chính vì vậy, bạn cũng có thể tiếp cận với các cơ hội việc làm và có góc nhìn tổng quan hơn về ngành. Tại sự kiện kết nối, bạn cần phải sử dụng các công cụ kỹ thuật số để tham gia và xây dựng mối quan hệ với người dùng.
Sự kiện kết nối (Ảnh minh họa)
4.3 Lựa chọn nền tảng tổ chức
Dựa vào hình thức và quy mô của sự kiện mà bạn hãy lựa chọn nền tảng tổ chức phù hợp. Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện được lên kịch bản hoặc quay dựng trước đó và đối tượng tham gia là không giới hạn thì có thể tham khảo lựa chọn các nền tảng Facebook, Youtube…
Lựa chọn nền tảng tổ chức (Ảnh minh họa)
Đối với các sự kiện trực tuyến thu phí, bạn có thể lựa chọn tổ chức trên website hoặc các phần mềm online. Để tổ chức trên các nền tảng này đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng các công nghệ của bên thứ ba mới có thể kết nối với các khách mời. Ưu điểm khi tổ chức bằng các nền tảng này là doanh nghiệp có thể trao đổi với khách mời thông qua các tính năng trò chuyện, đặt câu hỏi…
4.4 Đầu tư vào thiết bị máy móc
Việc đầu tư vào thiết bị máy móc như máy quay, micro… sẽ giúp sự kiện online diễn ra một cách trơn tru mà không bị gián đoạn giữa chừng. Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra chất lượng hình ảnh cũng như âm thanh khi phát sóng sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng cần kiểm tra đường truyền kết nối mạng để đảm bảo hình ảnh và âm thanh của sự kiện được truyền đến khách mời một cách hoàn hảo nhất.
Đầu tư vào thiết bị máy móc (Ảnh minh họa)
4.5 Duyệt trước nội dung sự kiện
Kịch bản của sự kiện online cần được xây dựng một cách chỉn chu và chi tiết để hạn chế xảy ra sai sót khi chương trình diễn ra. Khách mời, MC cũng cần thảo luận trước với nhau về các vấn đề, câu hỏi phỏng vấn trong sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên kế hoạch dự trù khi có sự cố phát sinh.
Duyệt trước nội dung sự kiện (Ảnh minh họa)
5. AIT Group – Công ty tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp hàng đầu
AIT Group là một trong số ít các công ty quảng cáo có thể cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện online trọn gói cho khách hàng. Đối với event sẽ chuẩn bị đầy đủ từ khâu lên ý tưởng, thiết kế đến sản xuất, lắp đặt cho đến thực hiện chương trình. Hơn 500 sự kiện đã được AIT Group tổ chức cho các khách hàng trên toàn quốc như Piaggio, Honda Việt Nam
AIT Group là một trong những đơn vị đầu tiên tại Hà Nội triển khai dịch vụ tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp từng tổ chức những sự kiện lớn mang tầm quốc gia. Chúng tôi có năng lực lên proposal chi tiết, sáng tạo và tối ưu nhất cho khách hàng. Ngoài ra, còn có năng lực tổ chức chuỗi sự kiện trên toàn quốc, năng lực tổ chức các sự kiện có áp dụng công nghệ và thực tế ảo…
Tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp (Ảnh minh họa)
Việc vận dụng hình thức tổ chức sự kiện online cho phép doanh nghiệp tiếp cận nhiều đối tượng hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng các lợi ích khác của việc tổ chức sự kiện trực tuyến như tiết kiệm thêm chi phí, thời gian và nhiều cơ hội kết nối hơn. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện online, hãy liên hệ qua Hotline 84.983 027 448 – 84.913 318 464 của AIT Group để được tư vấn.
