Tổ chức hội thảo bảo hiểm thành công, đông khách tham dự
Hội thảo bảo hiểm nhân thọ là một sự kiện được các doanh nghiệp bảo hiểm tổ chức để quảng bá, cung cấp cho khách hàng thông tin về sản phẩm, dịch vụ mới. Tuy nhiên, để tổ chức một buổi hội thảo thành công không phải là điều dễ dàng. Do đó, hãy cùng AIT Group xem ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu bí quyết xây dựng một buổi hội thảo hoàn hảo, thành công nhé!
>>>> Tìm hiểu thêm: Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội AIT Group chuyên nghiệp, uy tín
1. Quy trình tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm nhân thọ
1.1 Chuẩn bị cho hội thảo
Hội thảo là một dịp để doanh nghiệp có thể truyền tải thông tin cũng như đến gần hơn với khách hàng. Do đó, công việc chuẩn bị tổ chức hội nghị hội thảo cần được thực hiện chỉnh chu, cẩn thận.
- Xác định mục tiêu cụ thể: Bạn nên xác định mục tiêu khi tổ chức hội thảo là gì. Ngoài ra, bạn cũng nên tránh việc xây dựng nội dung dài dòng, không đúng trọng tâm, gây khó hiểu cho khách mời đến tham dự.
- Nghiên cứu, xác định đối tượng: Đối tượng khách hàng là một trong những vấn đề quan trọng của buổi hội thảo bảo hiểm nhân thọ mà bạn cần lưu ý. Việc xác định đúng đối tượng sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu cũng như hiệu quả của buổi hội thảo.
- Địa điểm tổ chức: Bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức tại các hội trường công ty hoặc nhà hàng. Đây là những không gian có thể đáp ứng được đầy đủ cơ sở vật chất cho buổi hội thảo và thuận tiện cho khách hàng di chuyển.
- Chuẩn bị kế hoạch cho buổi hội thảo: Việc xây dựng một kế hoạch chi tiết, cụ thể sẽ giúp cho buổi hội thảo được diễn ra thành công, hoàn hảo. Bên cạnh đó, vấn đề truyền thông cũng nên được đẩy mạnh để hội thảo đạt được hiệu quả cao hơn.
Chuẩn bị cho hội thảo (Ảnh minh họa)
>>>> Đừng bỏ qua: Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Điểm khác nhau giữa 2 hình thức
1.2 Tiến hành tổ chức hội thảo
Trong quá trình diễn ra buổi hội thảo, bạn nên tập trung trình bày những vấn đề mà hội thảo hướng đến. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến những vấn đề như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu… để buổi hội thảo được diễn ra thành công nhất. Bên cạnh đó, nếu hội thảo diễn ra trong thời gian dài, bạn nên chuẩn bị các bữa ăn nhẹ kèm theo để tránh sự nhàm chán, buồn ngủ cho khách hàng.
Tiến hành tổ chức hội thảo (Ảnh minh họa)
1.3 Kết thúc buổi hội thảo về bảo hiểm nhân thọ
Khi buổi hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ kết thúc, bạn hãy gửi đến khách hàng cũng như đại biểu tới tham dự những lời cảm ơn chân thành và phần quà tặng đến từ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tổng kết, rút ra những kinh nghiệm, bài học để lần tổ chức sau được hoàn hảo hơn.
Kết thúc buổi hội thảo bảo hiểm (Ảnh minh họa)
>>>> Đọc thêm: Hội nghị tri ân khách hàng là gì? Cách triển khai và lên ý tưởng
2. Cách tổ chức hội thảo Bảo hiểm thành công
2.1 Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mỗi dịch vụ bảo hiểm sẽ có nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu khác nhau. Doanh nghiệp xác định được đó là nhóm đối tượng nào và từ đó đưa ra được chiến lược tiếp thị phù hợp. Điều này còn giúp bạn có cách tư vấn hợp lý với từng nhóm khách hàng tại hội thảo.
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu (Ảnh minh họa)
2.2 Đầu tư phần thư mời hội thảo bảo hiểm nhân thọ
Thư mời đến hội thảo là một yếu tố quan trọng đầu tiên để thu hút khách hàng tham gia. Hình thức thư phải chỉn chu về mặt nội dung lẫn thiết kế, tạo được sự nổi bật về thông điệp và nêu ra những lợi ích về dịch vụ bảo hiểm nhằm đánh vào tâm lý khách hàng. Doanh nghiệp có thể mời thiệp bằng nhiều hình thức như trao tận tay, gửi email, tin nhắn,…
Mẫu thư mời hội thảo bảo hiểm nhân thọ (Nguồn: Internet)
2.3 Chú ý chỉnh chu khâu đón tiếp khách mời
Khâu đón tiếp khách mời là một phần quan trọng thể hiện được cách làm việc chuyên nghiệp của công ty. Do đó, bạn cần phải có một đội ngũ nhân viên đón tiếp khách mời thật chu đáo, ăn mặc lịch sự và hỗ trợ khách mời nhiệt tình. Từ đó, doanh nghiệp sẽ gây ấn tượng tốt với khách hàng, tác động tích cực đến nhu cầu mua dịch vụ bảo hiểm.
Chỉn chu trong khâu đón tiếp khách mời (Ảnh minh họa)
2.4 Chuẩn bị các chương trình khuyến mãi, những đãi ngộ đặc biệt chỉ có trong Hội thảo
Khi thiết kế thư mời tham dự hội thảo, doanh nghiệp nên thêm vào những thông tin hấp dẫn về các quyền lợi khi tham gia chương trình. Ngoài ra, bạn có thể đưa vào những dịch vụ ưu đãi hấp dẫn để kích thích sự tò mò của khách hàng và mời họ đến hội thảo bảo hiểm thành công.
Chuẩn bị các chương trình khuyến mãi, những đãi ngộ đặc biệt chỉ có trong Hội thảo dành cho những người tham gia (Ảnh minh họa)
2.5 Tiệc ăn uống tại Hội Thảo cần được chú trọng
Khi tổ chức hội thảo bảo hiểm, tiệc ăn uống là một phần quan trọng không thể thiếu trong kịch bản chương trình. Những bữa ăn này doanh nghiệp nên chú trọng về hình thức. Bạn có thể thiết kế bữa tiệc theo hình thức buffet mặn hay ngọt, đảm bảo chất lượng món ăn và an toàn vệ sinh thực phẩm.
Tiệc ăn uống tại Hội thảo cần được chú trọng (Ảnh minh họa)
2.6 Các hoạt động triển khai trong Hội thảo bài bản, chuyên nghiệp
Doanh nghiệp cần tổ chức hội thảo ở nơi có không gian phù hợp với số lượng khách mời. Khán phòng phải được thiết kế trang trọng, chỉn chu và có nguồn lực bố trí ở từng khu vực để hỗ trợ khách hàng tốt nhất. Ngoài ra, các chương trình văn nghệ, khai mạc, thuyết trình dịch vụ… cần được thực hiện đúng với timeline, tránh mất thời gian cho doanh nghiệp, khách hàng.
Sau đây là mẫu bài phát biểu tại hội thảo bảo hiểm mà bạn có thể tham khảo:
| Phần mở đầu |
|
| Nội dung chính | Ban lãnh đạo nên đề cập đến quá trình hoạt động nổ bật của công ty:
|
| Phần kết thúc | Thể hiện sự quyết tâm vươn lên của công ty:
|
3. Mẫu timeline tổ chức hội thảo bảo hiểm nhân thọ
Mẫu timeline kế hoạch tổ chức hội thảo bảo hiểm nhân thọ chi tiết:
| Thời gian | Phần | Nội dung | Ghi chú: Nhân sự AIT Group | Ghi chú: Nhân sự công ty | |
| 1 | 17:30 | Đón khách | – Tại sảnh, lễ tân đón khách: 4 người mặc đồng phục công ty bảo hiểm Nhân thọ. – Hướng dẫn khách hàng vào khu vực check in, nhận thẻ tri ân. – Mời check in tại backdrop hội thảo bảo hiểm và dựng sẵn chân máy ảnh. – Hướng dẫn khách hàng vào khán phòng và chỉ chỗ ngồi. |
– Ở khu vực lối vào: 2 lễ tân đứng và chào khách hàng, hướng dẫn vào sảnh check in. – Ở khu vực check in: 4 lễ tân phụ trách: + 1 người làm thủ tục check in. + 1 lễ tân phát thẻ tri ân. + 1 lễ tân khu vực chụp ảnh. + 1 người hướng dẫn khách vào hội trường. |
Phối hợp với lễ tân AIT Group đón khách, check in và đưa khách vào hội trường. |
| 2 | 18:00 | Vũ đoàn | Tiết mục carnaval sôi động | ||
| 18:05 | Video giới thiệu doanh nghiệp bảo hiểm | Trình chiếu video | |||
| 3 | 18:10 | MC giới thiệu | MC giới thiệu: Đại diện ban lãnh đạo bảo hiểm nhân thọ lên sân khấu phát biểu khai mạc | PG chuẩn bị micro và hướng dẫn đại biểu lên sân khấu | |
| 18:15 | Phát biểu khai mạc | Chuẩn bị slide giới thiệu những ưu đãi hấp dẫn | Đại diện tổ chức hội thảo bảo hiểm chuẩn bị | ||
| 4 | 18:25 | Giới thiệu chương trình ưu đãi | Đại diện bảo hiểm nhân thọ | ||
| 18:40 | Vinh danh, tri ân đối tác | – MC đọc từng hạng mục vinh danh và mời đối tác tương ưng lên sân khấu – MC mời đại diện bảo hiểm nhân thọ lên trao quà tri ân |
– PG hướng dẫn đại biểu lên sân khấu và xếp vị trí đứng phù hợp – PG bê quà và hoa tri ân |
Cung cấp danh sách đại diện bảo hiểm nhân thọ lên trao quà, vinh danh | |
| 5 | 19:00 | Khai tiệc | – MC mời các cá nhân nán lại sân khấu – Mời ban lãnh đạo bảo hiểm nhân thọ cùng lên sân khấu khai tiệc |
– PG chuẩn bị khay, ly, champagne – Thông báo nhà hàng chuẩn bị ra đồ ăn – Kiểm tra đảm bảo khách mời có đủ đồ uống |
|
| 19:05 | Dùng tiệc | Các khách mời trong khán phòng dùng tiệc | – Phối hợp ban tổ chức, giám sát việc ra đồ – Thông báo vũ đoàn chuẩn bị |
||
| 6 | 19:15 | Vũ đoàn | Tiết mục múa dân gian Việt Nam | ||
| 19:20 | Bốc thăm trúng thưởng | – MC giới thiệu về giải thưởng và mời 1 khách mời lên sân khấu giao lưu, mời bốc thăm – Công bố mã số trúng thưởng – Mời cá nhân trúng giải lên sân khấu – Mời đại diện bảo hiểm nhân thọ lên trao giải – Giao lưu với cá nhân trúng giải |
– PG chuẩn bị thùng phiếu – PG bê hoa, biển tượng trưng |
Cung cấp tên đại diện bảo hiểm nhân thọ lên trao quà | |
| 7 | 19:30 | Vũ đoàn | Tiết mục múa dân gian Việt Nam | ||
| 19:35 | Bốc thăm trúng thưởng | – MC giới thiệu về giải thưởng và mời 1 khách mời lên sân khấu giao lưu, mời bốc thăm – Công bố mã số trúng thưởng – Mời cá nhân trúng giải lên sân khấu – Mời đại diện bảo hiểm nhân thọ lên trao giải – Giao lưu với cá nhân trúng giải |
– PG chuẩn bị thùng phiếu – PG bê hoa, biển tượng trưng |
Cung cấp tên đại diện bảo hiểm nhân thọ lên trao quà | |
| 8 | 19:50 | Văn nghệ | Ban nhạc | ||
| 20:05 | Bốc thăm trúng thưởng | – MC giới thiệu về giải thưởng và mời 1 khách mời lên sân khấu giao lưu, mời bốc thăm – Công bố mã số trúng thưởng – Mời cá nhân trúng giải lên sân khấu – Mời đại diện bảo hiểm nhân thọ lên trao giải – Giao lưu với cá nhân trúng giải |
– PG chuẩn bị thùng phiếu – PG bê hoa, biển tượng trưng |
Cung cấp tên đại diện bảo hiểm nhân thọ lên trao quà | |
| 9 | 20:30 | Tự do giao lưu kết thúc chương trình | – MC mời khách mời, đại biểu lên giao lưu văn nghệ, lên chụp ảnh lưu niệm – MC thông báo khách mời đến nhận quà lưu niệm tại bàn đón tiếp ở phía bên ngoài |
PG phối hợp với BTC bảo hiểm nhân thọ phát quà và chào tạm biệt khách hàng, đối tác | Phối hợp với lễ tân AIT Group phát quà, chào tạm biệt khách hàng, đối tác |
>>>> Xem thêm: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết với 7 bước
4. Những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hội thảo bảo hiểm?
Việc nắm rõ được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hội thảo sẽ giúp ban tổ chức sự kiện tránh được những rủi ro không đáng có. Vậy những yếu tố này là gì? Hãy cùng AIT Group theo dõi nội dung dưới đây nhé.
4.1 Mời được nhiều khách hàng mục tiêu tham dự
Một buổi hội thảo bảo hiểm bao gồm những hoạt động như trình bày, tư vấn và hỗ trợ khách hàng về những dịch vụ của công ty. Sự kiện này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, gia tăng doanh số bán hàng và đạt được KPI đã đặt ra. Do đó, nếu thu hút được nhiều người tham gia thì việc tiếp thị và bán hàng của doanh nghiệp sẽ rất hiệu quả.
Mời được nhiều khách hàng mục tiêu tham dự (Ảnh minh họa)
4.2 Đào tạo đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp
Nếu doanh nghiệp có một đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, các khách hàng sẽ yêu thích và có nhu cầu cao sử dụng dịch vụ bảo hiểm của công ty hơn. Nhân viên phải có trình độ chuyên môn, kỹ năng tư vấn và kỹ năng bán hàng tốt. Ngoài ra, hiểu được tâm lý và nhu cầu của khách hàng là một điểm cộng, từ đó có thể tư vấn gói dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Đào tạo đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp (Ảnh minh họa)
4.3 Thông điệp buổi hội thảo ý nghĩa
Nơi tổ chức là một yếu tố rất quan trọng. Vì không gian tổ chức hội thảo rộng rãi, khang trang sẽ giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng. Hơn thế, yếu tố này còn là tiền đề để xây dựng niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. Ngoài ra, một nơi tổ chức trang trọng và có hoạt động rõ ràng sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp.
Thông điệp buổi hội thảo ý nghĩa (Ảnh minh họa)
Tất cả hoạt động mà doanh nghiệp triển khai cần tập trung truyền tải đến khách hàng thông điệp về sự đảm bảo quyền lợi, bảo trợ cho khách hàng và nêu ra được giá trị dịch vụ bảo hiểm của công ty. Doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp bằng những slogan ý nghĩa hoặc thể hiện ở logo để gây ấn tượng, thu hút sự quan tâm của khách hàng.
5. Cách thu hút khách hàng tham gia hội thảo về bảo hiểm nhân thọ
5.1 Lựa chọn nhóm đối tượng khách hàng phù hợp
Để lựa chọn nhóm đối tượng khách mời phù hợp, bạn có thể căn cứ vào các tiêu chí như: Sự phù hợp về tài chính, mức thu nhập, khả năng chi trả… Việc lựa chọn khách mời phù hợp sẽ làm cho buổi hội thảo đạt hiệu quả cao về mặt doanh thu. Bên cạnh đó, buổi hội thảo sẽ trở nên thu hút và có đông người tham gia hơn.
Lựa chọn nhóm đối tượng khách hàng phù hợp (Ảnh minh họa)
5.2 Giới thiệu các gói sản phẩm mới và ưu đãi sắp triển khai
Khi gửi thư đến các khách mời, bạn có thể giới thiệu đến họ những gói sản phẩm mới và ưu đãi sẽ được triển khai trong buổi hội thảo. Điều này sẽ làm cho khách mời quan tâm, hứng thú với buổi hội thảo hơn.
Giới thiệu các gói sản phẩm mới và ưu đãi sắp triển khai (Ảnh minh họa)
5.3 Khảo sát, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng
Công việc khảo sát, tìm hiểu nhu cầu khách hàng trước khi diễn ra hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tâm lý, thông tin của khách hàng. Từ đó, đơn vị bảo hiểm có thể xây dựng nội dung triển khai trong buổi hội thảo đúng với những vấn đề mà khách hàng quan tâm hơn. Ngoài ra, khách hàng cũng sẽ trở nên hứng thú, muốn tham dự hội thảo.
Khảo sát, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng (Ảnh minh họa)
5.4 Triển khai các chương trình ưu đãi, tặng quà trong hội thảo
Để buổi hội thảo thu hút được đông khách mời đến tham dự, bạn có thể triển khai các chương trình ưu đãi, tặng quà trong hội thảo. Ý tưởng này sẽ làm cho khách hàng tò mò, muốn khám phá các phần quà của buổi hội thảo. Từ đó, khách hàng sẽ nhanh chóng đồng ý tham dự buổi hội thảo nhiều hơn.
Triển khai các chương trình ưu đãi, tặng quà trong hội thảo (Ảnh minh họa)
6. AIT Group – Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ uy tín
AIT Group là một trong những công ty cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị hàng đầu tại Việt Nam. Tính đến thời điểm hiện tại, AIT đã có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị khách hàng cho nhiều thương hiệu như: Honda, thép Sông Hồng, Vespa… Ngoài ra, AIT còn là một trong số ít các đơn vị có thể cung cấp cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện trói gói từ A – Z.
Hội thi bán hàng Honda do AIT thực hiện
Sự kiện Piaggio 10 năm dấu ấn do AIT thực hiện
Với chất lượng và uy tín của mình, bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi lựa chọn AIT là đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ cho doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, AIT còn có nhiều ưu điểm như:
- Có khả năng áp dụng công nghệ thực tế ảo vào sự kiện.
- Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình trong công việc
- AIT cung cấp cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ khâu chuẩn bị, xây dựng ý tưởng đến thực hiện sự kiện
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 5 – Tòa nhà AIT Group, 109 Trần Quốc Hoàn, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
- Nhà máy: Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội
- Website: https://aitvietnam.com/
- Email: aitbuilding@aitvietnam.com
- Hotline: 0983 027 448 – 0913 318 464
Trên đây là cách để tổ chức một buổi hội thảo bảo hiểm nhân thọ thành công mà AIT Group muốn chia sẻ với các bạn. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc muốn được tư vấn chi tiết hơn về quy trình tổ chức hội thảo thì hãy liên hệ với AIT nhé!
Bài viết liên quan
Bài viết mới nhất
